Kommunikations- och rapporteringsförfaranden

HAR DU EN FRÅGA ELLER OROAR DU DIG FÖR NÅGOT?

Medarbetarna samt de tredje parter som Rexel är i kontakt med kan ha problem eller frågor som gäller viss praxis och de kan behöva hjälp eller råd.

I detta fall uppmanas medarbetarna samt berörda tredje parter att kontakta behöriga personer inom Rexel för att på ett öppet sätt kunna diskutera frågorna.

Medarbetarna kan ta kontakt med sin närmaste chef direkt eller indirekt eller ta kontakt med behörig kontaktperson för etik eller med en Compliance Officer på Rexel.

De tredje parter som Rexel arbetar tillsammans med och de andra intressenterna kan ta kontakt med en kontaktperson för etik eller med en Compliance Officer på Rexel.

VILL DU ANMÄLA OEGENTLIGHETER

Rexel uppmuntrar alla medarbetare att rapportera allvarliga eller oacceptabla beteende eller förfrågningar, särskilt på följande områden:

• Korruption inklusive alla typer av brott mot uppförandekoden
• Trakasserier
• Diskriminering
• Hälsa, hygien och säkerhet
• Mänskliga rättigheter
• Intressekonflikter
• Verksamhet som strider mot konkurrensregler
• Miljö
• Skattebedrägeri
• Finans- eller bokföringsbedrägeri
• Insiderhandel
• Fiktiva jobb
• Personuppgifter/datasäkerhet
• Allvarlig och uppenbar överträdelse av lagen
• Hot eller allvarliga intrång av allmänt intresse

Uppgiftslämnaren kan även rapportera alla risker för kränkningar av mänskliga rättigheter, grundläggande friheter samt hälsa och säkerhet för människor och miljö. Användning av den metod som beskrivs nedan är frivillig. Om den inte används kommer detta inte att orsaka några konsekvenser för medarbetarna som har friheten att använda andra kommunikationsmedel. De tredje parter som Rexel har ett etablerat affärsförhållande med kan också informera Rexel om allvarliga eller oacceptabla beteenden rörande koncernen Rexel, en av dess medarbetare eller något av dess dotterbolag.

HUR OEGENTLIGHETER SKALL ANMÄLAS

När oegentligheter anmäls måste formuläret ”etisk anmälan” fyllas i och formuläret hittar du på adressen http://www.rexel.com/en/ethical-alert/.

Detta formulär bör användas vid alla de tillfällen då en anmälan sker till följd av allvarliga eller oacceptabla försummelser som t.ex. det som beskrivs ovan.

Detta formulär bör även användas i de fall då de vanliga kommunikationskanalerna inte är lämpliga, d.v.s. att ta kontakt med närmaste chef direkt eller indirekt, med kontaktpersonen för etik eller med en Compliance Officer på Rexel.

Informationen som lämnas i samband med anmälan måste vara tillräckligt exakt och detaljerad så att nödvändiga kontroller kan utföras.

Vi rekommenderar att du med hjälp av dokument styrker dina anklagelser på bästa sätt.

De oegentligheter som anmäls och där formuläret ”etisk anmälan” är ifyllt kommer att behandlas av Rexels etiska kommitté.

Den person som anmäler måste uppge namn så att Rexels etiska kommitté kan ta kontakt med personen i fråga om detta skulle behövas.

Alla personer som anmäler oegentligheter informeras snabbt om att rapporten tagits emot. Uppgiftslämnaren informeras också om de rimliga och förutsebara tidsramarna för genomgång av anmälan (det får dock inte ta mer än en månad från det att anmälan kommit in).

Rexel vill säkerställa att ett olämpligt beteende hos en av sina medarbetare, ett av dess dotterbolag eller till och med hos en tredje part med vilken Rexel har ett etablerat affärsförhållande skall utredas i detalj omedelbart efter det att Rexel har fått kännedom om detta.

Rexel säkerställer att det under förfarandet för anmälan av oegentligheter råder strikt sekretess vad gäller anmälarens identitet, fakta och dokument gällande anmälan och de personer som utpekas i anmälan. Detta gäller även då det är nödvändigt att kommunicera med tredje part för att kunna kontrollera eller behandla ärendet. Medlemmarna i den etiska kommittén har skyldighet att bevara strikt sekretess och det är endast dessa medlemmar som kommer att ha kunskap om denna information, förutom när det gäller särskilda krav för kontroll eller behandling av anmälan.

De dela av utredningen som skulle kunna identifiera uppgiftslämnare får inte lämnas ut, förutom till rättsväsendet, utan samtycke från uppgiftslämnaren.

De delar av utredningen som skulle kunna identifiera den person som anmälan handlar om får inte lämnas ut, förutom till rättsväsendet, förrän grunderna för anmälan har fastställts.

Informationen får enbart delas med de personer som har ett legitimt behov av den för att säkerställa korrekt behandling av anmälan.

Under alla omständigheter säkerställer Rexel principen om att berörda personer är oskyldiga tills dess att motsatsen bevisats.

Alla personer som är inblandade i en anmälan kommer att informeras om vad anmälan handlar om. Informationen kan dock inte ges omedelbart om det exempelvis är nödvändigt att kontrollera fakta eller att bevara bevis.

All eventuell utredning sker i enlighet med gällande lokala lagar och förordningar och på ett rättvist sätt.

Uppgiftslämnaren informeras om utredningens resultat då detta inte på något sätt kan undergräva effektiviteten i utredningen och då det ej heller finns någon risk för Rexel vad gäller sekretessförpliktelser om sådana finns.

Under utredning är alla medarbetare skyldiga att till fullo samarbeta och omedelbart tillhandahålla all nödvändig information och dokumentation.

Anmälaren samt de personer som omfattas av anmälan kommer att informeras i god tid om när inspektionen eller utredningen avslutas. I de fall då utredning inte leder till några påföljder kommer Rexel att säkerställa att alla delar av utredningen som på något sätt kan avslöja anmälaren eller de utpekade personerna förstörs, senast 2 månader efter det att inspektionen och utredningen avslutats. I de fall då utredningen leder till ett rättsligt förfarande förvaras utredningsdokumentationen på ett korrekt sätt så länge som det behövs.

SPECIFIKT SKYDD OCH ANSVAR GÄLLANDE EN UPPGIFTSLÄMNARE INOM FÖRETAGET

En Rexel-medarbetare som gör en anmälan i god tro och på ett osjälviskt sätt, kan inte bli föremål för disciplinära åtgärder eller motåtgärder

(som till exempel att utestängas från ett rekryteringsförfarande eller att inte få tillgång till en kurs eller en utbildning, bli föremål för uppsägning eller diskriminering, direkt eller indirekt, i synnerhet när det gäller ersättningar, incitamentsåtgärder eller utdelning av andelar, utbildning, omklassificering, uppdrag, kvalifikationer, klassificering, befordran, förflyttning eller förnyelse kontrakt) av detta skäl.

Alla Rexel-medarbetare som tror att hen blivit föremål för repressalier enligt vad som definieras ovan efter det att en anmälan lämnats in måst omedelbart signalera detta.

I ”god tro” betyder här att i det ögonblick då anmälan gjordes trodde anmälaren att informationen var komplett, ärlig och exakt även om det senare visade sig att anmälan var ogrundad. Om en medarbetare upptäcker att en anmälan var ogrundad måste hen omedelbart underrätta Rexel om detta med hjälp av formuläret ”etisk anmälan”.

På ett ”själviskt sätt” betyder att anmälaren agerar i allmänhetens intresse och att hen inte förväntar sig någon form av vinst eller belöning i gengäld.

Falska anklagelser eller oärliga anmälningar kan ge upphov till disciplinära åtgärder och straffrättsligt förfarande.

PERSONUPPGIFTER

Detta anmälningsförfarande innebär att personuppgifter behandlas och det är Rexel Développement S.A.S. som ansvarar för hanteringen av dess personuppgifter. Företaget har fått ett godkännande från den franska tillsynsmyndigheten för data- och personuppgifter (Commission nationale de l’informatique et des libertés, CNIL).

Som en fysisk person vars personuppgifter behandlas har medarbetaren vissa rättigheter som det finns detaljerad information om på formuläret ”etisk anmälan”.