Procedure di comunicazione e segnalazione

 Rexel incoraggia il dialogo: i suoi collaboratori, nonché le terze parti con cui Rexel intrattiene relazioni, possono esprimere apertamente le loro preoccupazioni o effettuare una segnalazione di allerta.

HAI UNA DOMANDA O UNA PREOCCUPAZIONE?

I collaboratori, nonché le terze parti con cui Rexel intrattiene relazioni, possono avere preoccupazioni o dubbi relativi ad alcune pratiche e aver bisogno di aiuto o consiglio.

In questo caso, i collaboratori e le terze parti interessate, devono rivolgersi alle persone competenti in Rexel e discuterne apertamente.

I collaboratori possono rivolgersi al proprio responsabile diretto o indiretto, al proprio corrispondente etico o al responsabile di Conformità di Rexel.

Le terze parti con le quali Rexel intrattiene relazioni e tutti gli altri stakeholder possono rivolgersi a un corrispondente etico o al responsabile di Conformità di Rexel.

PER SEGNALARE UN’ALLERTA?

Rexel incoraggia tutti i suoi collaboratori a segnalare eventuali comportamenti o richieste ritenuti gravi o inaccettabili, in particolare nei seguenti ambiti:

• Corruzione, comprese le violazioni del Codice di condotta
• Mobbing
• Discriminazione
• Salute, igiene e sicurezza
• Diritti umani
• Conflitti di interesse
• Pratiche anticoncorrenziali
• Ambiente
• Frode fiscale
• Frode finanziaria o contabile
• Insider trading
• Impieghi fittizi
• Dati personali / sicurezza informatica
• Qualsiasi tipo di violazione manifesta e grave della legge
• Qualsiasi tipo di minaccia o pregiudizio grave per l’interesse generale

Inoltre, potrà essere segnalato il rischio di situazioni gravemente lesive dei diritti umani, delle libertà fondamentali, della salute e della sicurezza delle persone e dell’ambiente. L’utilizzo del dispositivo di seguito descritto è facoltativo. Un eventuale inutilizzo non comporterà alcuna conseguenza nei confronti dei collaboratori, che sono liberi di scegliere altri mezzi di comunicazione. Anche le terze parti con le quali Rexel intrattiene relazioni commerciali stabili possono segnalare a Rexel comportamenti gravi o inaccettabili che riguardano il gruppo Rexel, uno dei suoi collaboratori o una delle sue filiali.

PROCEDURA DI SEGNALAZIONE DI UN’ALLERTA

Tutte le segnalazioni di allerta dovrebbero essere inoltrate compilando il modulo “Allerta etica”, disponibile all’indirizzo https://report.whistleb.com/rexel.

Questo modulo dovrebbe essere utilizzato in tutti i casi in cui la situazione di allerta comporta una mancanza grave o inaccettabile, in base a quanto definito di seguito.

Questo modulo dovrebbe inoltre essere usato nei casi in cui i canali di comunicazione abituali, vale a dire rivolgersi al proprio responsabile diretto o indiretto, al Corrispondente Etico o al Responsabile di Conformità di Rexel, non fossero appropriati.

Le informazioni comunicate nella segnalazione di allerta devono essere molto precise e circostanziate, affinché si possa procedere alle verifiche necessarie.

Per quanto possibile, occorre allegare i documenti a sostegno della segnalazione.

Le segnalazioni di allerta effettuate compilando il modulo “Allerta etica” sono esaminate dal Comitato etico di Rexel.

L’autore della segnalazione resterà anonimo e il Comitato Etico potrà contattarlo solo in forma anonima. 

Inoltre, la persona che segnala un’allerta viene informata tempestivamente circa la buona ricezione della segnalazione. Il segnalatore viene inoltre informato circa le tempistiche previste per la verifica della segnalazione, che non possono superare il mese dalla data di ricezione della stessa.

Rexel garantisce che tutti i comportamenti inappropriati dei propri collaboratori, delle proprie filiali o anche delle terze parti con cui Rexel intrattiene relazioni, verranno esaminati dettagliatamente dal momento in cui Rexel ne viene a conoscenza.

Rexel assicura che la procedura di segnalazione dell’allerta garantirà la totale riservatezza e anonimato circa l’identità dell’autore, i fatti e i documenti oggetto della segnalazione e le persone segnalate, anche qualora si renda necessaria la divulgazione a terze parti allo scopo di delegare la verifica o la gestione della segnalazione. Solo i membri del Comitato etico, vincolati da un obbligo di riservatezza ancora più severo, verranno a conoscenza di queste informazioni, salvo in caso di esigenze particolari e soltanto per motivi di verifica o gestione della segnalazione.

Gli elementi di identificazione dell autore dell allerta potranno essere divulgati solo dopo aver ricevuto il consenso dell’interessato, fatta eccezione per le autorità giudiziarie.

Qualsiasi informazione comunicata potrà essere condivisa esclusivamente e legittimamente con le persone che si occupano della gestione dell’allerta.

Se necessario, Rexel si impegna a garantire il rispetto del diritto di presunzione di innocenza relativamente alle persone segnalate.

Qualsiasi persona segnalata in un’allerta sarà informata circa la natura delle affermazioni che la riguardano. Tuttavia, l’informativa alla persona potrà non essere immediata se si rendono necessarie ulteriori verifiche o prove dei fatti.

Ciascuna indagine si svolge equamente e nel rispetto della legge e dei regolamenti applicabili a livello locale.

Il segnalatore verrà informato circa i risultati dell’indagine laddove ciò non comprometta l’efficacia dell’indagine stessa o non rischi di mettere Rexel nella posizione di violare obblighi di riservatezza esistenti su altri fronti.

Durante l’indagine, tutti i collaboratori sono tenuti a collaborare e a fornire, alla prima richiesta, qualsiasi documento o informazione.

L’autore della segnalazione nonché le persone segnalate saranno debitamente informati circa le conclusioni delle operazioni di verifica o dell’indagine, se necessario. Qualora la segnalazione non avesse seguito, Rexel si impegna a distruggere tutti gli elementi della pratica di segnalazione che consentano l’identificazione dell’autore della segnalazione e delle persone segnalate, entro un massimo di due mesi dalla conclusione delle operazioni di verifica o dell’indagine. Nel caso in cui l’indagine conduca all’avvio di un procedimento legale, gli elementi della pratica saranno debitamente conservati per il periodo necessario.

PROTEZIONI E RESPONSABILITÀ SPECIFICHE DEL SEGNALATORE DELL’ALLERTA

Il collaboratore Rexel che segnali un’allerta in buona fede e in maniera disinteressata non può essere oggetto di sanzioni disciplinari o di ritorsioni

(ad esempio, essere scartato da una procedura di selezione o dall’accesso a uno stage o a un periodo di formazione professionale, essere licenziato o essere oggetto di misure discriminatorie, dirette o indirette, nello specifico in materia di remunerazione, interessenza, distribuzione delle azioni, formazione, riqualificazione, assegnazione, qualificazione, classificazione, promozione professionale, variazione o rinnovo del contratto) per questa ragione.

Il collaboratore Rexel che ritenga di essere oggetto di ritorsioni, come quelle sopra descritte, in seguito a una segnalazione effettuata, deve farlo presente immediatamente.

“In buona fede” significa che il segnalatore, nel momento in cui segnalava l’allerta, riteneva che le informazioni fornite fossero complete, oneste ed esatte, indipendentemente dal fatto che dopo l’allerta si sia rivelata infondata. Se il collaboratore si rende conto che l’allerta segnalata è infondata, deve informare immediatamente Rexel compilando il modulo “Allerta etica”.

“In maniera disinteressata” significa che il segnalatore agiva nell’interesse generale e che non si aspettava alcun beneficio né ricompense di nessuna natura, in cambio della sua segnalazione.

Le denunce calunniose e le allerte segnalate in mala fede potranno dare luogo a sanzioni disciplinari nonché ad azioni giudiziarie.

DATI PERSONALI

Rexel Italia S.p.A. è responsabile del trattamento dei dati personali contenuti nella procedura di segnalazione. Il trattamento di questo genere di dati è regolamentato dal Reg. N. 2016/679 (GDPR) e successive modifiche.

Il collaboratore, in qualità di persona fisica titolare dei dati, può leggere i propri diritti nel modulo “Allerta etica”.