Rexel: rexel är ett ansvarfullt och medborgarvänligt företag

Rexel sätter stor vikt på de principer som gör företaget till ett ansvarsfullt företag med medborgarengagemang och detta gäller även bestämmelser för hur företaget förvaltas oavsett nivå inom koncernen. Dessa principer utgör ramen för Rexels ansvarstagande och medborgarengagemang vad gäller relationerna med externa intressenter som t.ex. aktieinnehavare, kunder, leverantörer, tjänsteleverantörer eller samhället. Rexel är aktivt engagerad i hållbar utveckling. Koncernen deltar i FN:s globala pakt sedan 2011 och har åtagit sig att respektera och främja de 10 principerna om mänskliga rättigheter, arbetsnormer, miljö samt kampen mot korruption.

TILLÄMPNING OCH RESPEKT FÖR LAGEN

Rexel har åtagit sig att respektera nationella och internationella lagar och förordningar

framför allt vad gäller skydd av mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljöskydd, kampen mot korruption och penningtvätt, respekt för öppenhet, beskattning, finansiell och icke-finansiell kommunikation, konkurrenslagstiftning, skydd av personuppgifter och alla andra tillämpliga lagar i sociala, ekonomiska, tekniska och miljömässiga frågor. Rexels intresse kan aldrig användas för att motivera att en medarbetare bryter mot lagar eller lokala föreskrifter. Om en medarbetare har frågor om hur lagen skall tillämpas bör hen ta kontakt med sin närmaste chef eller kontaktperson för etik.

ANSVAR OCH INTERN KONTROLL

Rexel uppmanar sina dotterbolag att bidra till en effektiv och kontrollerad användning av resurser så att handlingar utförs på ett hållbart sätt.

Rexel strävar ständigt efter att identifiera och hantera risker i samband med verksamheten. Företaget har ett internt kontrollsystem som ger rimlig säkerhet om att verksamheten genomförs i enlighet med gällande föreskrifter och i enlighet med den vägledning som tillhandahålls av ledningen och bidrar till att bekämpa bedrägeri.

Detta kontrollsystem är också ett verktyg för utbyte av god praxis mellan dotterbolagen och främjar ett ömsesidigt förtroende mellan koncernen och dess aktieägare.

INKÖP

De inköp som görs på uppdrag av Rexel uppfyller kraven för legitima affärsbehov som är riktade till och formulerade på ett tydligt sätt till leverantörerna. De utförs under förhållanden som gynnar öppenhet, konkurrensutsatta anbudsförfaranden och formalisering av åtaganden.

• Medarbetarna uppmanas att ta del av Rexels uppförandekod för att motverka korruption.

GÅVOR OCH INBJUDNINGAR

Medarbetarna får inte erbjuda och ej heller acceptera gåvor eller inbjudningar som bryter mot lagar som är eller kan tyckas vara olämpliga eller otillbörliga eller som kan skada Rexel eller den andra parten direkt eller indirekt. Gåvor och inbjudningar som eventuellt är godtagbara måste vara av marginellt och symboliskt värde och får inte vara av ett slag som skulle kunna påverka omdömet hos den person som tar emot dem. Oavsett värdet måste utbytet eller överlämnandet av en gåva, presentkort och inbjudningar föregås av ett meddelande till den närmaste chefen. Gåvor får aldrig vara i form av kontanter eller något som kan likställas vid kontanter.

• Medarbetarna uppmanas att ta del av Rexels uppförandekod för att motverka korruption.

KORRUPTION OCH OLAGLIGA BETALNINGAR

Rexel motsätter sig all form av korruption och åtar sig att inte använda sig av olagliga metoder eller åtgärder för att erhålla olagliga eller otillbörliga undantag. Olagliga betalningar eller överlämning av andra typer av värdefulla objekt, donationer, lån, rabatter eller överdrivna representationskostnader, användning av Rexels medel eller egendom i syfte att påverka beslut oavsett natur är strängt förbjudet.

• Medarbetarna uppmanas att ta del av Rexels uppförandekod för att motverka korruption.

KUNDER

Förtroende hos Rexels kunder är en prioritet. För att tillfredsställa våra kunder på bästa sätt, lyssnar Rexel på kundernas behov och vi informerar dem om villkoren för försäljning av våra varor och tjänster och uppmärksammar dem på våra tydliga och transparenta åtaganden. Rexel tar hänsyn till deras krav och bidrar till en rättvis och snabb lösning av tvister utan överdrivna kostnader eller formaliteter. Rexel vill privilegiera förtroendefulla relationer med sina kunder, särskilt med hänsyn till de etiska principer som erkänts av koncernen och vid behov genomföra kontroller för att säkerställa att man har förståelse för dessa principer och att de respekteras.

• Medarbetarna uppmanas att ta del av Rexels uppförandekod för att motverka korruption.

INTRESSEKONFLIKTER

Medarbetarna har inom ramen för sin yrkesverksamhet krav på sig att undvika verkliga eller skenbara intressekonflikter och ta beslut som i första hand tjänar Rexels. En eventuell intressekonflikt är skadlig. En intressekonflikt är en situation där en person har ett personligt eller privat intresse som kan påverka det objektiva utövandet av hans eller hennes yrkesuppgifter och ansvar. Det kan handla om medarbetarens personliga eller privata intressen, en familjemedlems, en nära släkting, en fysisk eller juridisk persons intressen. Medarbetarna måste framför allt undvika alla situationer där en familjemedlem, en släkting eller de själva kan dra nytta av eller tro att de kan dra nytta av Rexels relationer med sina kunder eller leverantörer. Alla situationer som kan tolkas som en intressekonflikt eller risk för en intressekonflikt måste uppmärksammas av chefen, av kontaktperson för etik eller av Compliance Officern.

MILJÖ

Rexel strävar ständig efter att minska de effekter som verksamheten har på miljön, detta gäller framför allt resursförbrukning (energi, papper, förpackningar), avfallsproduktion och utsläpp av växthusgaser främst från logistikkedjan. Dessutom uppmuntrar Rexel till utveckling och spridning av lösningar för att förbättra energieffektiviteten hos kunderna och i deras byggnader och industrianläggningar.

• Medarbetarna uppmanas att läsa Rexels miljöstadgar som gäller på alla platser inom Rexel-koncernen.

LEVERANTÖRER

Rexel främjar utvecklingen av partnerskap med leverantörer som tillhandahåller det bästa utbudet av produkter och tjänster till sina kunder. Rexel uppträder opartiskt i dess relationer med leverantörer och tar hänsyn till allas intressen. Rexel förväntar sig att affärspartners och leverantörer tar till sig de etiska principerna som erkänts av koncernen och att de respekterar mänskliga rättigheter, grundläggande friheter, miljön samt individers hälsa och säkerhet. Rexel kommer att genomföra kontroller när leverantörer skall väljas för att säkerställa att våra leverantörer och affärspartners förstår och respekterar de etiska principerna. Detta kommer även att följas upp under affärsrelationen med de leverantörer och partners som valts ut.

• Medarbetarna uppmanas att ta del av Rexels uppförandekod för att motverka korruption.

ÖPPENHET

Rexel säkerställer att korrekt, tillförlitlig och relevant information om verksamhet, struktur, ekonomisk situation och resultat kommuniceras regelbundet och i rätt tid. Rexel tillämpar också höga kvalitetskrav när vi publicerar icke-finansiell information, framför allt vad gäller metoder för bolagsstyrning och hantering av risker samt även vad gäller vår policy i sociala och miljömässiga frågor.

RÄKENSKAPERNAS RIKTIGHET

Rexel ägnar stor uppmärksamhet åt räkenskapernas riktighet och kvaliteten och tillförlitligheten av den finansiella informationen som kommuniceras. Det är förbjudet att manipulera informationen i räkenskaperna. Koncernens medarbetare kan inte utföra, godkänna eller erbjuda betalning på koncernens eller avdelningarnas vägnar så att hela eller en del av betalningen tjänar ett annat syfte än det som beskrivs i stöddokumentationen.

FÖRETAGS EGENDOM

Företagets egendom ska enbart användas i giltiga arbetssyften. Bolagets egendom inkluderar dess företagsnamn, information som berör företaget, dess lokaler, dess varor, utrustning, datorer, programvara och företagets fordon. Var och en säkerställer korrekt användning, service och underhåll av den professionella utrustning som ställs till förfogande för att kunna bevara den på lång sikt.

SEKRETESS

Medarbetarna är förvaltare av information om Rexel, men informationen förblir koncernens egendom. Alla vidtar nödvändiga åtgärder för att skydda sekretessen för den information som är tillgänglig för dem under sin yrkesverksamhet. Medarbetarna säkerställer att regler för spridning, reproduktion, bevarande och förstörelse av dokument respekteras. Ingen konfidentiell eller intern information får på något sätt röjas eller nyttjas för personlig vinning.

 KONKURRENS

Rexel har för avsikt att anta affärsmetoder som respekterar konkurrenslagstiftningen, samtidigt som den upprätthåller sund och effektiv konkurrens som en faktor för tillväxt och innovation. I detta sammanhang åtar sig Rexel att fatta affärsbeslut helt oberoende av konkurrenterna, att inte ingå avtal som begränsar konkurrensutbytet, att inte missbruka en dominerande ställning på marknaden och att lämna in avyttrings- och förvärvsprojekt till konkurrensmyndigheterna.

• Medarbetarna uppmanas att läsa Rexels guide där principerna för konkurrensrätten förklaras.

SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Rexel åtar sig att respektera våra medarbetares och partners personuppgifter och privatliv. I detta syfte samlar Rexel in och förvarar personuppgifter som är nödvändiga för verksamheten, försäkrar sig om att dessa används på ett lojalt sätt, med ett tydligt, uttryckligt och legitimt syfte och att de förvaras på ett säkert sätt så länge som det behövs tills hanteringen är avslutad.

Med sin världsomspännande närvaro har Rexel också åtagit sig att respektera den lagstiftning som gäller angående personuppgifter i respektive dotterbolag.