Rexel: vastuullinen ja sosiaalisesti vastuullinen yritys

Rexel on sitoutunut periaatteisiin, jotka tekevät siitä vastuullisen ja sosiaalisesti vastuullisen yrityksen. Tämä pätee sen hallintosääntöihin, joita sovelletaan Yhtymän organisaation kaikilla tasoilla. Nämä periaatteet muodostavat Rexelin vastuullisten ja sosiaalisesti vastuullisten käytäntöjen puitteet sisäisesti ja myös sen suhteissa ulkopuolisiin sidosryhmiin, kuten osakkaisiin, asiakkaisiin, toimittajiin, palveluntarjoajiin ja yhteisöihin. Rexel on aktiivisesti sitoutunut kestävään kehitykseen. Yhtymä on osallistunut Yhdistyneiden kansakuntien Global Compact -aloitteeseen vuodesta 2011 ja sitoutunut noudattamaan ja edistämään sen ihmisoikeuksia, työnormeja, ympäristöä ja korruptionvastaista taistelua koskevia kymmentä periaatetta.

OIKEUDEN NOUDATTAMINEN JA KUNNIOITTAMINEN

Rexel sitoutuu kunnioittamaan kansallisia ja kansainvälisiä lakeja ja säännöksiä

erityisesti ihmisoikeuksien suojelussa, työoikeudessa, ympäristönsuojelussa, korruption ja rahanpesun vastaisessa taistelussa, avoimuuden kunnioittamisessa, verotuksessa, taloudellisessa ja ei-taloudellisessa viestinnässä, kilpailuoikeudessa, henkilötietojen suojaamisessa ja kaikessa muussa sovellettavassa yhteiskunnallisessa, taloudellisessa, teknisessä ja ympäristölainsäädännössä. Rexelin työntekijä ei saa koskaan käyttää Rexelin etua perusteena lain tai paikallisten säännösten rikkomiseen. Jos työntekijällä on kysyttävää lain soveltamisen suhteen, hänen on käännyttävä lähimmän esimiehensä tai etiikasta vastaavan henkilön puoleen.

VASTUU JA SISÄINEN VALVONTA

Rexel pyytää tytäryhtiöitään edistämään resurssiensa tehokasta ja hallittua käyttöä toimintojensa johtamiseksi kestävällä tavalla.

Rexel pyrkii jatkuvasti havaitsemaan ja hallitsemaan toimintoihinsa liittyviä riskejä. Se ylläpitää sisäistä valvontajärjestelmää, joka antaa kohtuullisen varmuuden siitä, että sen toimintoja harjoitetaan sovellettavien säännösten ja johdon antamien suuntaviivojen mukaisesti ja joka edesauttaa petostentorjuntaa.

Tämä järjestelmä edesauttaa myös hyvien käytäntöjen vaihtoa tytäryhtiöiden kesken ja edistää keskinäiseen luottamukseen perustuvaa suhdetta Yhtymän ja sen osakkaiden välillä.

OSTOT

Rexelin lukuun suoritetut ostot vastaavat perusteltuja ja kohdennettuja kaupallisia tarpeita, jotka on muotoiltu toimittajille selkein termein. Ne suoritetaan avoimuutta, tarjousten kilpailuttamista ja sitoumusten muodollistamista edistävissä olosuhteissa.

• Työntekijöitä pyydetään tutustumaan Rexelin korruption vastaisiin menettelysääntöihin.

LAHJAT JA KUTSUT

Työntekijät eivät saa tarjota eivätkä ottaa vastaan lahjoja tai kutsuja, jotka rikkovat lakeja, jotka ovat sopimattomia tai perusteettomia tai voivat antaa sellaisen vaikutelman tai jotka voivat suoraan tai välillisesti vahingoittaa Rexeliä tai jotain toista osapuolta. Mahdollisesti hyväksyttävien lahjojen ja kutsujen on oltava arvoltaan vähäisiä ja symbolisia, eivätkä ne saa vaikuttaa vastaanottajan harkintakykyyn. Olipa niiden arvo mikä tahansa, lahjojen ja etuuksien vaihdosta tai antamisesta ja kutsuista on ilmoitettava etukäteen lähimmälle esimiehelle. Lahjat eivät saa koskaan olla käteistä rahaa tai käteiseen rinnastettavia.

• Työntekijöitä pyydetään tutustumaan Rexelin korruption vastaisiin menettelysääntöihin.

KORRUPTIO JA LAITTOMAT MAKSUT

Rexel kieltää korruption kaikissa muodoissaan ja sitoutuu olemaan turvautumatta laittomiin menettelyihin tai toimiin hankkiakseen laittomia tai perusteettomia etuja tai vapauksia. Laittomat maksut tai muiden arvoesineiden antaminen, lahjoitukset, lainat, alennukset tai liialliset edustuskulut ja Rexelin varojen tai omaisuuden käyttö minkälaiseen tahansa päätökseen vaikuttamiseksi on ehdottomasti kielletty.

• Työntekijöitä pyydetään tutustumaan Rexelin korruption vastaisiin menettelysääntöihin.

ASIAKKAAT

Rexelin asiakkaiden luottamus on ensiarvoisen tärkeää. Rexel pyrkii palvelemaan asiakkaitaan paremmin kuuntelemalla heidän tarpeitaan, kertomalla heille tuotteidensa ja palvelujensa myyntiehdoista ja tiedottamalla heille sitoumuksistaan selkeästi ja avoimesti. Rexel huomioi heidän valituksensa ja edistää riitojen oikeudenmukaista ja nopeaa ratkaisemista ilman kuluja tai liiallisia muodollisuuksia. Rexel haluaa priorisoida luottamuksellisia suhteita asiakkaisiinsa, erityisesti Yhtymän tunnustamien eettisten periaatteiden noudattamisen osalta, ja tarkistaa tarvittaessa, että nämä periaatteet on ymmärretty oikein ja että niitä noudatetaan.

• Työntekijöitä pyydetään tutustumaan Rexelin korruption vastaisiin menettelysääntöihin.

ETURISTIRIIDAT

Työntekijöiden on työssään vältettävä todellisia tai näennäisiä eturistiriitoja ja tehtävä päätöksiä, jotka palvelevat ensisijaisesti Rexelin etuja. Jo näennäinen eturistiriita on vahingollinen. Eturistiriita on tilanne, jossa henkilöllä on henkilökohtainen tai yksityinen etu, joka vaikuttaa hänen työtehtäviensä ja vastuidensa objektiiviseen hoitamiseen. Kyseessä voi olla työntekijän, hänen perheenjäsenensä tai läheisensä, luonnollisen tai oikeushenkilön henkilökohtainen tai yksityinen etu. Työntekijöiden on erityisesti vältettävä tilanteita, joissa joku heidän perheenjäsenensä, läheisensä tai he itse voivat hyötyä tai antaa vaikutelman hyötymisestä Rexelin suhteista asiakkaisiinsa tai toimittajiinsa. Kaikista tilanteista, jotka voidaan tulkita eturistiriidaksi tai eturistiriidan riskiksi, on ilmoitettava lähimmälle esimiehelle, etiikasta vastaavalle henkilölle tai vaatimustenmukaisuutta valvovalle henkilölle.

YMPÄRISTÖ

Rexel pyrkii jatkuvasti vähentämään toimintojensa ympäristövaikutuksia, erityisesti resurssien (energia, paperi, pakkaukset ja vesi) kulutustaan, jätteiden tuottamistaan ja kasvihuonekaasupäästöjään, jotka ovat pääosin peräisin sen logistiikkaketjusta. Lisäksi Rexel kannustaa kehittämään ja levittämään ratkaisuja asiakkaidensa rakennusten ja teollisuuslaitosten energiatehokkuuden parantamiseksi.

• Työntekijöitä pyydetään tutustumaan Rexelin ympäristökirjaan, jota sovelletaan kaikissa Rexelin toimipaikoissa.

TOIMITTAJAT

Rexel edistää kumppanuuksien kehittämistä sellaisten toimittajien kanssa, jotka pystyvät tarjoamaan sen asiakkaille sopivimman tuotevalikoiman ja parhaat palvelut. Rexel toimii puolueettomasti suhteissaan toimittajiinsa ja pyrkii ottamaan kaikkien edut huomioon. Rexel odottaa liikekumppaneidensa ja toimittajiensa noudattavan Yhtymän tunnustamia eettisiä periaatteita ja kunnioittavan ihmisoikeuksia, perusvapauksia, ympäristöä ja ihmisten terveyttä ja turvallisuutta. Valitessaan toimittajia ja liikekumppaneita sekä koko liikesuhteissaan toimittajiensa ja luottamuksellisten kumppaneidensa kanssa Rexel tarkastaa, että eettiset periaatteet on ymmärretty hyvin ja että niitä noudatetaan.

• Työntekijöitä pyydetään tutustumaan Rexelin korruption vastaisiin menettelysääntöihin.

AVOIMUUS

Rexel varmistaa, että sen toimintaa, rakennetta, taloudellista tilannetta ja tuloksia koskevat täsmälliset, luotettavat ja olennaiset tiedot viestitään säännöllisesti ja toivottuun aikaan. Rexel soveltaa myös vaativia laatunormeja luonteeltaan ei-taloudellisten tietojen julkaisemisessa, erityisesti kun nämä koskevat sen hallinto- ja riskienhallintakäytäntöjä sekä yhteiskunnallisia ja ympäristöohjelmia.

KIRJANPIDON REHELLISYYS

Rexel kiinnittää paljon huomiota kirjanpitonsa rehellisyyteen ja jaettujen taloustietojen laatuun ja luotettavuuteen. Kaikki kirjanpidon rehellisyyttä muuttavat käytännöt ovat kiellettyjä. Yhtymän työntekijät eivät saa suorittaa, hyväksyä eivätkä myöntää Yhtymän tai sen yksiköiden nimissä maksua, joka palvelee kokonaan tai osittain jotain muuta kuin perustedokumentaatiossa mainittua tarkoitusta.

YRITYKSEN OMAISUUS

Yhtiön omaisuuden on palveltava vain perusteltuja ammatillisia tarkoituksia. Yrityksen omaisuuteen kuuluvat sen toiminimi, sitä koskevat tiedot, sen toimitilat, sen kauppatavarat, materiaalit, tietokoneet, ohjelmistot ja yrityksen ajoneuvot. Jokainen huolehtii käytössään olevan työmateriaalin oikeasta käytöstä, ylläpidosta ja huollosta sen pitkän käyttöiän varmistamiseksi.

LUOTTAMUKSELLISUUS

Työntekijät ovat Rexeliä koskevien tietojen haltijoita. Nämä tiedot pysyvät Yhtymän omaisuutena. Jokaisen on ryhdyttävä tarpeellisiin toimiin niiden tietojen luottamuksellisuuden suojaamiseksi, joita hänellä on työnsä puolesta hallussaan. Hänen on noudatettava asiakirjojen jakamis-, toisintamis-, säilytys- ja tuhoamissääntöjä. Mitään luottamuksellisia tai salassapidettäviä tietoja ei saa luovuttaa tai kavaltaa omaksi hyödyksi millään tavalla.

 KILPAILU

Rexelin liikekäytännöt noudattavat kilpailulainsäädäntöä, ja se pitää tervettä ja tehokasta kilpailua kasvu- ja innovaatiotekijänä. Tässä yhteydessä Rexel sitoutuu tekemään liiketoiminnalliset päätökset täysin riippumattomasti kilpailijoistaan, olemaan solmimatta kilpailua rajoittavia sopimuksia, olemaan väärinkäyttämättä määräävää markkina-asemaa joillain markkinoilla ja alistamaan yritysmyynti ja -ostohankkeet kilpailuviranomaisille.

• Työntekijöitä pyydetään tutustumaan Rexelin ohjeeseen, joka selostaa kilpailulainsäädännön periaatteet.

TIETOSUOJA

Rexel sitoutuu kunnioittamaan työntekijöidensä ja kumppaneidensa henkilökohtaisia tietoja ja yksityiselämää. Tähän tarkoitukseen Rexel kerää ja säilyttää toiminnoilleen tarpeelliset henkilökohtaiset tiedot, varmistaa, että niitä käytetään lainmukaisesti, täsmälliseen, nimenomaiseen ja lailliseen tarkoitukseen ja että ne säilytetään suojatusti niiden käsittelytarkoitukseen tarpeellisen ajan.

Maailmanlaajuisesti sijoittuneena yrityksenä Rexel sitoutuu myös noudattamaan henkilötietoihin sovellettavaa lainsäädäntöä jokaisessa tytäryhtiössään.