Viestintä- ja ilmoitusmenettelyt

ONKO SINULLA KYSYTTÄVÄÄ TAI OLETKO JOSTAIN HUOLISSASI?

Työntekijöillä ja kolmansilla osapuolilla, joihin Rexel on yhteydessä, voi olla tiettyjä käytäntöjä koskevia huolenaiheita tai kysymyksiä, joiden osalta he tarvitsevat apua tai neuvoja.

Näissä tapauksissa työntekijöitä ja asianomaisia kolmansia osapuolia kehotetaan kääntymään Rexelissä pätevien henkilöiden puoleen keskustellakseen niistä avoimesti.

Työntekijät voivat ottaa suoraan tai välilliseen yhteyttä esimieheensä tai asianomaiseen etiikasta vastaavaan henkilöön tai Rexelin vaatimustenmukaisuutta valvovaan henkilöön.

Kolmannet osapuolet, joihin Rexel on yhteydessä, ja muut sidosryhmät voivat ottaa yhteyttä etiikasta vastaavaan henkilöön tai Rexelin vaatimustenmukaisuutta valvovaan henkilöön.

HALUATKO TEHDÄ HÄLYTYKSEN?

Rexel kannustaa kaikkia työntekijöitään ilmoittamaan vakavista tai sopimattomista toimintatavoista tai pyynnöistä, erityisesti seuraavilla alueilla:

• Korruptio, mukaan lukien kaikki Menettelysääntöjen rikkomukset
• Häirintä
• Syrjintä
• Terveys, hygienia tai turvallisuus
• Ihmisoikeudet
• Eturistiriidat
• Kilpailua rajoittava käytäntö
• Ympäristö
• Veropetos
• Taloudellinen tai kirjanpitopetos
• Sisäpiiririkos
• Kuvitteelliset työpaikat
• Henkilötiedot/tietoturva
• Vakava ja ilmeinen lainrikkomus
• Uhka tai vakava vahinko yleiselle edulle

Hälytyksen tekijät voivat myös ilmoittaa kaikista vakavien ihmisoikeuksien, perusoikeuksien, ihmisten terveyden ja turvallisuuden ja ympäristön loukkausten riskeistä. Alla kuvatun järjestelmän käyttö on vapaaehtoista. Sen käyttämättä jättäminen ei johda työntekijöiden osalta mihinkään seuraamukseen, vaan he voivat käyttää muita viestintätapoja. Kolmannet osapuolet, joihin Rexelillä on vakiintunut liikesuhde, voivat myös ilmoittaa Rexelille Rexel-yhtymää, jotain sen työntekijää tai jotain sen tytäryhtiötä koskevasta vakavasta tai sopimattomasta toimintatavasta.

HÄLYTYKSEN TEKO

Hälytys on tehtävä täyttämällä ”Eettinen hälytys” -lomake, joka on saatavissa osoitteesta http://www.rexel.com/en/ethical-alert/.

Tätä lomaketta on käytettävä kaikissa tapauksissa, joissa hälytys koskee yllä määritellyn mukaisesti vakavaa tai sopimatonta laiminlyöntiä.

Tätä lomaketta on käytettävä myös tapauksissa, joissa tavanomaiset viestintäkanavat, eli yhteyden ottaminen suoraan tai välilliseen esimieheen, asianomaiseen etiikasta vastaavaan henkilöön tai Rexelin vaatimuksenmukaisuutta valvovaan henkilöön, eivät olisi asianmukaisia.

Hälytyksen puitteissa ilmoitettujen tietojen on oltava riittävän täsmällisiä ja seikkaperäisiä tarpeellisten tarkistusten suorittamiseksi.

Sikäli kuin mahdollista, väitteiden tukena tulisi olla kirjallisia todisteita.

Rexelin eettinen komitea käsittelee hälytykset, jotka toimitetaan täyttämällä ”Eettinen hälytys” -lomake.

Hälytyksen tekijän on tunnistauduttava, erityisesti jotta Rexelin eettinen komitea voi tarvittaessa ottaa häneen yhteyttä.

Hälytyksen tehneelle henkilölle ilmoitetaan nopeasti hänen ilmoituksensa vastaanottamisesta. Hälytyksen tekijälle ilmoitetaan myös kuinka kauan hänen hälytyksensä hyväksyttävyyden tarpeellisen tutkimisen kohtuudella odotetaan kestävän (tämä aika ei voi ylittää yhtä kuukautta ilmoituksen vastaanottamisesta).

Rexel varmistaa, että sen työntekijöiden, tytäryhtiöiden ja jopa kolmannen osapuolen, johon Rexel on vakiintuneessa suhteessa, sopimattomat toimintatavat tutkitaan perin pohjin heti, kun nämä toimintatavat tulevat Rexelin tietoon.

Rexel varmistaa, että hälytysilmoitusmenettely takaa ilmoituksen tekijän henkilöllisyyden, ilmoituksen kohteina olevien seikkojen ja asiakirjojen sekä hälytyksen kohteina olevien henkilöiden pysyvän salaisina, myös siinä tapauksessa, että kolmansille osapuolille on ilmoitettava, mikä tehdään pelkästään hälytyksen tarkistamiseksi tai käsittelemiseksi. Vain vahvistetun salassapitovelvollisuuden sitomat eettisen komitean jäsenet saavat näistä tiedoista tiedon, paitsi erityisvaatimusten esiintyessä ja tällöin pelkästään hälytyksen tarkistamiseksi tai käsittelemiseksi.

Elementit, joilla hälytyksen tekijä voidaan tunnistaa, voidaan ilman hälytyksen tekijän suostumusta paljastaa vain oikeusviranomaiselle.

Elementit, joilla hälytyksen kohteena oleva henkilö voidaan tunnistaa, voidaan ennen hälytyksen toteamista perustelluksi paljastaa vain oikeusviranomaiselle.

Kaikki tiedot voidaan jakaa vain henkilöille, joille ne ovat perustellusti tarpeen hälytyksen käsittelemiseksi.

Joka tapauksessa Rexel valvoo tarpeen mukaan kohteina olevien henkilöiden suhteen syyttömyysolettamaperiaatteen kunnioittamista.

Jokaiselle hälytyksen kohteena olevalle henkilölle ilmoitetaan häntä koskevista väitteistä. Näille henkilöille ei kuitenkaan välttämättä ilmoiteta välittömästi, jos esimerkiksi tosiasioiden tarkistaminen tai todisteiden säilyttäminen osoittautuu tarpeelliseksi.

Tutkinta suoritetaan paikallisesti sovellettavaa lainsäädäntöä ja säännöstöä noudattaen ja tasapuolisesti.

Hälytyksen tekijälle ilmoitetaan tutkinnan tuloksista kaikissa tapauksissa, joissa se ei voi haitata tutkinnan tehokkuutta eikä asettaa Rexeliä vaaraan olemassa olevien salassapitovelvollisuuksien suhteen.

Kaikkien työntekijöiden on kaikin tavoin avustettava tutkintatyötä ja heidän on toimitettava kaikki tiedot ja asiakirjat ensimmäisestä pyynnöstä.

Hälytyksen tekijälle ja hälytyksen kohteena oleville henkilöille ilmoitetaan tarpeen tullen asianmukaisesti tarkistus- tai tutkintatoimien päättämisestä. Jos hälytys ei aiheuta seuraamuksia, Rexel huolehtii kaikkien sellaisten hälytysasian elementtien tuhoamisesta, jotka mahdollistavat hälytyksen tekijän ja sen kohteena olleiden henkilöiden tunnistamisen, enintään kahden kuukauden kuluttua tarkistus- tai tutkintatoimien päättämisestä. Tapauksissa, joissa tutkinta johtaa oikeudenkäyntiin, asian elementit säilytetään asianmukaisesti tarpeellisen ajan.

HÄLYTYKSEN TEHNEEN TYÖNTEKIJÄN SUOJATOIMET JA VASTUUT

Rexelin työntekijä, joka on tehnyt hälytyksen vilpittömästi ja pyyteettömästi, ei voi tästä syystä joutua kurinpitorangaistusten tai kostotoimien kohteeksi

(kuten esimerkiksi tulla syrjäytetyksi työhönottomenettelystä tai pääsystä ammatilliseen harjoitteluun tai ammatilliselle koulutusjaksolle, irtisanotuksi tai suoran tai välillisen syrjintätoimen kohteeksi, erityisesti palkkion, voitonjaon, osakkeiden jaon, koulutuksen, uudelleenluokituksen, tehtävänjaon, pätevöitymisen, luokituksen, ammatillisen ylennyksen, siirron tai sopimuksen uusimisen suhteen).

Jokaisen Rexelin työntekijän, joka tekemänsä hälytyksen seurauksena uskoo olevansa yllä määriteltyjen kostotoimien kohteena, on ilmoitettava siitä välittömästi.

”Vilpittömästi” tarkoittaa tässä sitä, että hälytyksen tehdessään tekijä ajatteli, että toimitetut tiedot olivat täydelliset, rehelliset ja täsmälliset, vaikka myöhemmin kävisikin ilmi, että hälytys oli perusteeton. Jos työntekijä huomaa, että hälytys oli perusteeton, hänen on ilmoitettava siitä välittömästi Rexelille Eettinen hälytys -lomakkeella.

”Pyyteettömästi” tarkoittaa sitä, että hälytyksen tekijä toimii yleisen edun nimissä eikä odota minkäänlaista etuutta tai korvausta vastineeksi ilmoituksestaan.

Panettelevat ilmiannot ja vilpillisessä mielessä tehdyt hälytykset voivat johtaa kurinpitorangaistuksiin ja siviilikanteisiin.

HENKILÖTIEDOT

Tämä ilmoitusmenettely muodostaa henkilötietojen käsittelyn, joiden suhteen Rexel Développement S.A.S. on henkilötietojen käsittelijä. Tähän yhtiö on saanut Ranskan Tietosuojan tarkastuslaitoksen luvan.

Luonnollisena henkilönä, jonka henkilötietoja käsitellään, työntekijällä on Eettinen hälytys -lomakkeessa lueteltuja oikeuksia.