Communicatie- en meldingsprocedures

HEBT U EEN VRAAG OF MAAKT U ZICH ZORGEN?

Medewerkers, evenals derden met wie Rexel een relatie heeft, kunnen zorgen of vragen hebben over bepaalde praktijken en behoefte hebben aan hulp of advies.

In dit geval worden de medewerkers, evenals de betrokken derden, uitgenodigd om de zaak openlijk met de bevoegde personen binnen Rexel te bespreken.

Medewerkers kunnen contact opnemen met hun direct of indirect leidinggevende, hun betrokken contactpersoon ethiek of de Compliance Officer van Rexel.

Derden met wie Rexel een relatie heeft, en andere belanghebbenden, kunnen contact opnemen met een contactpersoon ethiek of de Compliance Officer van Rexel.

U WENST EEN MELDING TE DOEN?

Rexel moedigt al haar medewerkers aan om ernstige of onaanvaardbare gedragingen of verzoeken te melden, in het bijzonder op de volgende gebieden:

• Corruptie, met inbegrip van elke schending van de gedragscode
• Intimidatie
• Discriminatie
• Gezondheid, hygiëne of veiligheid
• Mensenrechten
• Belangenverstrengeling
• Concurrentiebeperkende praktijken
• Milieu
• Belastingfraude
• Financiële of boekhoudkundige fraude
• Handel met voorkennis
• Fictieve banen
• Persoonsgegevens/IT-beveiliging
• Ernstige en kennelijke schending van de wet
• Ernstige bedreiging of benadeling van het algemeen belang

Klokkenluiders zullen ook melding kunnen maken van elk risico van ernstige schendingen van de mensenrechten, de fundamentele vrijheden, de gezondheid en veiligheid van personen en het milieu. Het gebruik van het hieronder beschreven instrumentarium is optioneel. Het niet gebruiken ervan heeft geen gevolgen voor de medewerkers, die eveneens gebruik kunnen maken van andere communicatiemiddelen. Derden met wie Rexel een gevestigde zakelijke relatie heeft, kunnen ook elke ernstige of onaanvaardbare gedraging met betrekking tot de Rexel Groep, een van haar medewerkers of een van haar dochterondernemingen onder de aandacht van Rexel brengen.

MELDINGSPROCEDURE

Meldingen dienen te worden gedaan door het invullen van het “Ethics Alert”-formulier dat beschikbaar is op http://www.rexel.com/en/ethical-alert/.

Dit formulier moet worden gebruikt in alle gevallen waarin de melding betrekking heeft op een ernstige of onaanvaardbare inbreuk, zoals hierboven omschreven.

Dit formulier moet ook worden gebruikt in gevallen waarin de gebruikelijke communicatiekanalen, namelijk het opnemen van contact met de direct of indirect leidinggevende, de betrokken contactpersoon ethiek of de Compliance Officer van Rexel, niet geschikt zijn.

De in het kader van de melding verstrekte informatie dient voldoende nauwkeurig en gedetailleerd te zijn om een en ander te kunnen verifiëren.

Waar mogelijk moeten aantijgingen schriftelijk worden onderbouwd.

Meldingen via het “Ethics Alert”-formulier worden in behandeling genomen door de Commissie Ethiek van Rexel.

Degene die de melding doet, dient zich te identificeren, met name om de Commissie Ethiek van Rexel in staat te stellen indien nodig contact met hem op te nemen.

Eenieder die een melding heeft gedaan, wordt immers snel op de hoogte gesteld van het in goede orde ontvangen van zijn melding. De klokkenluider wordt tevens op de hoogte gesteld van de redelijkerwijs te verwachten termijn voor het noodzakelijke onderzoek naar de ontvankelijkheid van zijn melding (niet langer dan een maand na de ontvangst daarvan).

Rexel ziet erop toe dat elke ongepaste gedraging van een van haar medewerkers, een van haar dochterondernemingen of zelfs van een derde met wie Rexel een gevestigde relatie heeft, grondig wordt onderzocht zodra een dergelijke gedraging onder de aandacht van Rexel wordt gebracht.

Rexel draagt er zorg voor dat de meldingsprocedure de strikte geheimhouding waarborgt van de identiteit van degene die de melding doet, van de feiten en documenten die voorwerp zijn van de melding en van de personen op wie de melding betrekking heeft, ook wanneer de melding aan derden wordt doorgegeven als dit nodig is ter verificatie of verwerking van de melding (uitsluitend voor deze doeleinden). Enkel de leden van de Commissie Ethiek, voor wie een strengere geheimhoudingsplicht geldt, zullen kennis hebben van deze informatie, behalve in het geval van bijzondere vereisten betreffende de verificatie of verwerking van de melding (uitsluitend voor deze doeleinden).

Informatie aan de hand waarvan de identiteit van de klokkenluider kan worden vastgesteld, mag, met uitzondering van bekendmaking aan de gerechtelijke autoriteit, uitsluitend worden bekendgemaakt met toestemming van de klokkenluider.

Informatie aan de hand waarvan de identiteit van de persoon op wie een melding betrekking heeft kan worden vastgesteld, mag, met uitzondering van bekendmaking aan de gerechtelijke autoriteit, pas worden bekendgemaakt wanneer de melding als gegrond is aangemerkt.

Alle informatie mag alleen worden gedeeld met personen die een legitieme behoefte daaraan hebben om zich te vergewissen van de verwerking van de melding.

Rexel ziet er in elk geval op toe dat het beginsel van het vermoeden van onschuld van de betrokkenen wordt geëerbiedigd, voor zover van toepassing.

Eenieder op wie een melding betrekking heeft, wordt op de hoogte gesteld van de aard van de hem betreffende aantijgingen. Het is echter mogelijk dat de informatie niet onmiddellijk wordt verstrekt indien dat bijvoorbeeld nodig is om feiten te verifiëren of bewijsmateriaal zeker te stellen.

Alle onderzoeken worden op billijke wijze uitgevoerd in overeenstemming met de plaatselijk geldende wet- en regelgeving.

De klokkenluider wordt op de hoogte gesteld van de resultaten van het onderzoek in alle gevallen waarin dit geen afbreuk doet aan de doeltreffendheid van het onderzoek en Rexel hierdoor niet in gevaar wordt gebracht gezien mogelijk anderszins bestaande geheimhoudingsverplichtingen.

Tijdens het onderzoek zijn alle medewerkers verplicht hun volledige medewerking te verlenen en op eerste verzoek alle informatie en documenten te verstrekken.

Degene die de melding doet en de personen op wie de melding betrekking heeft, worden naar behoren in kennis gesteld van de beëindiging van de verificatie- of onderzoekswerkzaamheden, voor zover van toepassing. Wanneer aan de melding geen vervolg wordt gegeven, ziet Rexel erop toe dat alle informatie in het betreffende dossier aan de hand waarvan de identiteit van degene die de melding heeft gedaan en van de betrokken personen kan worden vastgesteld, binnen maximaal twee maanden na de beëindiging van de verificatie- of onderzoekswerkzaamheden wordt vernietigd. Indien het onderzoek tot een gerechtelijke procedure leidt, wordt de betreffende informatie van het dossier gedurende de vereiste periode naar behoren bewaard.

SPECIFIEKE BESCHERMING EN VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE MEDEWERKER DIE OPTREEDT ALS KLOKKENLUIDER

Tegen een medewerker van Rexel die te goeder trouw en belangeloos een melding heeft gedaan, mogen niet om die reden disciplinaire of represaillemaatregelen worden getroffen

(zoals bijvoorbeeld uitsluiting van een aanwervingsprocedure of van de toegang tot een stage of een beroepsopleiding, ontslag of een directe of indirecte discriminerende maatregel, met name op het gebied van beloning, winstdeling of verdeling van aandelen, opleiding, herinschaling, toewijzing, kwalificatie, indeling, bevordering, overplaatsing of contractverlenging).

Elke medewerker van Rexel die denkt dat tegen hem represaillemaatregelen, zoals hierboven omschreven, worden getroffen naar aanleiding van een melding van zijn kant, moet dit onmiddellijk melden.

“Te goeder trouw” betekent hier dat de klokkenluider ten tijde van de melding meende dat de verstrekte informatie volledig, eerlijk en nauwkeurig was, zelfs als later zou blijken dat de melding ongegrond was. Als een medewerker zich realiseert dat een melding ongegrond was, moet hij Rexel hiervan onmiddellijk in kennis stellen via het “Ethics Alert”-formulier.

“Belangeloos” betekent dat de klokkenluider handelt in het algemeen belang en geen enkele vorm van voordeel of beloning verwacht van welke aard dan ook, als tegenprestatie voor de melding.

Valse aanklachten en te kwader trouw gedane meldingen kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen en gerechtelijke procedures.

PERSOONSGEGEVENS

Deze meldingsprocedure is een vorm van verwerking van persoonsgegevens waarvoor Rexel Développement S.A.S. verantwoordelijk is. De procedure is goedgekeurd door de Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL, Franse nationale commissie voor IT en daarop betrekking hebbende vrijheden).

Als natuurlijke persoon van wie de persoonsgegevens worden verwerkt, beschikt de medewerker over de rechten die in het “Ethics Alert”-formulier worden beschreven.