Postopki komunikacije in poročanja

­­­IMATE VPRAŠANJA ALI DVOME?

Zaposleni in tretje osebe, s katerimi je podjetje Rexel v stiku, imajo lahko pomisleke ali vprašanja o določenih praksah in potrebujejo pomoč ali nasvet.

V tem primeru zaposlene in zadevne tretje osebe pozivamo, da se posvetujejo z ustreznimi ljudmi v podjetju Rexel in se o tem odkrito pogovorijo.

Zaposleni lahko neposredno ali posredno stopijo v stik s svojim nadrejenim ali njihovim korespondentom za etiko za etiko, ali z nadzornikom za skladnost pri podjetju Rexel.

Tretje stranke, s katerimi se podjetje Rexel povezuje, in druge stranke se lahko obrnejo na ustreznega korespondenta za etiko alinadzornika za skladnost pri podjetju Rexel.

ŽELITE SPROŽITI PRIJAVO?

Rexel spodbuja vse zaposlene k poročanju slabega ali nesprejemljivega vedenja ali zahtev, zlasti na naslednjih področjih:

• Korupcija, vključno z vsako kršitvijo kodeksa ravnanja
• Nadlegovanje
• Diskriminacija
• Zdravje, higiena ali varnost
• Človekove pravice
• Nasprotje interesov
• Antikonkurenčna praksa
• Okoljevarstvo
• Davčna goljufija
• Finančne ali računovodske goljufije
• Trgovanje z notranjimi informacijami
• Lažno zaposlovanje
• Osebni podatki/digitalna varnost
• Vsaka resna in očitna kršitev zakona
• Vsaka grožnja ali resna škoda za splošni interes

Prijavitelji lahko poročajo o vseh hudih možnostih kršitve človekovih pravic, temeljnih svoboščin, zdravja in varnosti ljudi ter okolja. Uporaba spodaj opisane naprave je neobvezna. Njena neuporaba ne bo imela nobenih posledic za zaposlene, ki lahko uporabljajo druga sredstva komuniciranja. Tretje osebe, s katerimi podjetje Rexel vzdržuje poslovni odnos, lahko opozorijo podjetje Rexel na vsako neprimerno ali nesprejemljivo vedenje v Skupini Rexel, pri vseh njenih partnerjih ali hčerinskih družbah.

POSTOPEK SPROŽITVE PRIJAVE

Prijavo je treba opraviti tako, da se izpolni obrazec »Ethical Alert«, ki je na voljo na spletni strani http://www.rexel.com/en/ethical-alert/.

Ta obrazec naj bi se uporabljal v vseh primerih, ko se prijava nanaša na resno ali nesprejemljivo kršitev, kot je opredeljeno zgoraj.

Obrazec se uporabi tudi v primerih, ko običajne komunikacijske poti, s katerimi je posredno ali neposredno v stiku z nadrejenim, korespondentom za etiko ali nadzornikom za skladnost pri podjetju Rexel, niso primerne.

Informacije, posredovane v okviru prijave, morajo biti dovolj natančne in podrobne, da se lahko izvedejo potrebni pregledi.

Kolikor je mogoče, se spodbuja utemeljevanje trditev z dokumenti.

Prijave, izpolnjene na obrazcu »Etični Ukrep«, pregleda odbor za etiko podjetje Rexel.

Avtor prijave se mora identificirati, da lahko odbor za etiko podjetje Rexel komunicira z njim, če je to potrebno.

Vsakdo, ki je sprožil prijavo, je hitro obveščen o prejemu prijave. Prijavitelj nepravilnosti je tudi obveščen o predvidenem podaljšanju časa, ki je potreben za preučitev dopustnosti njegove prijave (to obdobje ne sme preseči enega meseca od prejema prijave).

Rexel zagotavlja, da vsako neprimerno obnašanje enega od svojih zaposlenih, zaposlenih v hčerinskih podjetjih, ali celo od tretjih oseb, s katerimi podjetje Rexel sodeluje, podrobno preuči, če je takšno ravnanje prijavljeno podjetju Rexel.

Rexel zagotavlja, da postopek prijave zagotavlja strogo zaupnost identitete prijavitelja, dejstev in dokumentov, ki so povezani s prijavo in oseb omenjenih v prijavi, tudi v primeru komuniciranja s tretjimi osebami, če je to potrebno za preverjanje ali obdelavo prijave. Samo člani odbora za etiko, ki so obvezani do stroge zaupnosti, bodo deležni teh informacij, razen v primerih posebne zahteve z izključnim namenom preverjanja ali predelave prijave.

Elementi, ki identificirajo prijavitelja nepravilnosti, se lahko razkrijejo samo sodnim organom ob privolitvi prijavitelja nepravilnosti.

Elementi, ki bi utegnili identificirati osebo, na katero se nanaša prijava, se lahko razkrijejo samo s privolitvijo sodnega organa, potem ko je ugotovljena utemeljenost prijave.

Vse posredovane informacije se lahko delijo samo z ljudmi, ki imajo zakonito potrebo po zagotovitvi obdelave prijave.

V vsakem primeru podjetje Rexel zagotavlja skladnost z načelom domneve nedolžnosti zadevnih oseb, če je to primerno.

Vsaka oseba, ki je vpletena v prijavo, bo obveščena o naravi izvedb, ki jo zadevajo. Kljub temu pa ni potrebno, da so informacije takoj na voljo, če je treba na primer preveriti dejstva ali ohraniti dokaze.

Vsaka preiskava se izvaja v skladu z veljavnimi lokalnimi zakoni in predpisi ter na pošten način.

Prijavitelj je obveščen o rezultatih preiskave v vseh primerih, kadar to ne more ogroziti učinkovitosti preiskave in kadar to ne bo ogrozilo podjetja Rexel glede na druge obveznosti glede zaupnosti.

Med preiskavo morajo vsi zaposleni v celoti sodelovati in na prvi poziv predložiti vse informacije in dokumente.

Oseba, ki pripravi prijavo, in osebe, na katere se prijava nanaša, se ustrezno obvesti o zaključitvi postopkov preverjanja ali preiskave, če se to zgodi. Kadar prijava ne povzroči nobenega nadaljnjega ukrepanja, podjetje Rexel zagotovi uničenje vseh dokumentov prijave, ki omogočajo identifikacijo avtorja prijave in tudi zadevnih oseb, v največ dveh mesecih od zaključka preverjanja ali preiskave. Če preiskava privede do sodnega postopka, se dokumenti, ki jih prijava vsebuje, ustrezno hranijo za potrebno obdobje.

POSEBNE ZAŠČITE IN ODGOVORNOSTI ZAPOSLENEGA PRIJAVITELJA

Zaposleni v podjetju Rexel, ki je prijavo sprožil v dobri veri in objektivno, ne more in ne sme biti tarča disciplinskih ali povračilnih ukrepov

(kot so, na primer, izključitev iz postopka zaposlovanja ali dostopa do izobraževanja ali poklicnega usposabljanja, odpustitev, diskriminacija, neposredna ali posredna, zlasti v smislu plačila, ukrepov za delitev dobička ali distribucije delnic, usposabljanja, prerazvrstitve, dodelitve, kvalifikacij, razvrstitve, strokovne promocije, prenosa ali podaljšanje pogodbe) iz tega razloga.

Vsak zaposleni v Podjetju Rexel, ki misli, da je po prijavi subjekt povračilnih ukrepov, kot je opredeljeno zgoraj, mora to takoj sporočiti.

»V dobri veri« pomeni, da je v trenutku izdaje prijave prijavitelj menil, da so predložene informacije popolne, poštene in točne, čeprav se kasneje lahko izkaže, da je bila prijava neutemeljena. Če zaposleni spozna, da je opozorilo neutemeljeno, mora nemudoma obvestiti podjetje Rexel preko obrazca »Etična opozorila«.

»Objektivno« pomeni, da prijavitelj ukrepa v javnem interesu in da ne pričakuje nikakršnega dobička ali nagrade v zameno za svojo prijavo.

Goljufive označbe in prijave v slabi veri lahko privedejo do disciplinskega ukrepanja in zakonitega pregona.

OSEBNI PODATKI

Ta postopek poročanja zahteva obdelavo osebnih podatkov, za kar je odgovorna družba Rexel Développement S.A.S. To je odobrila Nacionalna komisija za informatiko in svoboščine (Commission nationale de l’informatique et des libertés, CNIL).

Kot fizična oseba, katere osebni podatki se obdelujejo, ima delavec pravice, ki so podrobno opisane v obrazcu »Etična opozorila«.