Betalingen en praktijken die bijzondere aandacht vragen

GESCHENKEN EN UITNODIGINGEN

Het aanbieden en aannemen van geschenken of uitnodigingen die een zakelijke relatie zouden kunnen beïnvloeden of als zodanig zouden kunnen worden opgevat, is verboden.

Dit verbod geldt des te meer voor het aanbieden of aannemen van geschenken of uitnodigingen tijdens contractuele heronderhandelingen, prijsbesprekingen of aanbestedingen.

Als stelregel geldt dat geschenken, uitnodigingen en andere voordelen aanvaardbaar worden geacht zolang zij van geringe waarde zijn, passen bij de situatie en te goeder trouw (zonder dat een tegenprestatie verschuldigd is) worden aangeboden.

Het is in alle gevallen noodzakelijk:

• Een schriftelijk en nauwkeurig spoor bij te houden van het geschenk, de uitnodiging of elk ander voordeel en de rechtvaardiging ervan;
• Zich ervan te vergewissen dat het onaannemelijk is dat deze voordelen werden aangeboden om een beslissing te beïnvloeden;
• Uw direct leidinggevende ervan in kennis te stellen;
• Rekening te houden met de regels die van toepassing zijn op de betrokken klanten en leveranciers met betrekking tot geschenken, maaltijden en vermaak.

In overeenstemming met de toepasselijke beleidsregels inzake onkosten(nota’s) vergoedt Rexel de kosten van maaltijden, uitnodigingen, reis en verblijf, mits deze kosten voor zakelijke doeleinden zijn gemaakt.

HOE TE REAGEREN?
Als u een geschenk, maaltijd of uitnodiging krijgt aangeboden in omstandigheden die uw oordeel zouden kunnen beïnvloeden of die als zodanig zouden kunnen worden opgevat, dient u dit/die beleefd te weigeren en de desbetreffende regels van Rexel toe te lichten. Als het teruggeven van een geschenk of het weigeren van een uitnodiging de betrokken klant, leverancier of tussenpersoon kan beledigen, informeer dan uw direct leidinggevende of uw contactpersoon ethiek en naleving, die samen met u zal beslissen over een oplossing.

IN HET KORT — GESCHENKEN

Ja

Kies ervoor om geschenken met symbolische waarde aan te bieden en te ontvangen, bijvoorbeeld een pen, T-shirt of andere promotieartikelen met logo, of trofeeën en beelden met een opschrift, aangeboden als erkenning voor een zakelijke relatie.

Volg de plaatselijk geldende procedure voor geschenken en vermaak.

Informeer uw direct leidinggevende over ontvangen en aangeboden geschenken

Nee

Neem geen geschenken van een overheidsfunctionaris aan en bied er geen aan zonder voorafgaande toestemming van de direct leidinggevende die verantwoordelijk is voor de activiteit.

Neem geen geschenken aan waarvoor u als tegenprestatie iets moet doen, of moet beloven te doen, voor een klant, leverancier of dienstverlener.

Vraag een klant, leverancier of dienstverlener niet om geschenken.

Neem geen contant geld of equivalenten daarvan, zoals cadeaubonnen, aan en bied dit/deze niet zelf aan.

IN HET KORT — MAALTIJDEN EN VERMAAK

Ja

U mag af en toe maaltijden en vermaak accepteren van een klant of leverancier als die ook zelf daarbij aanwezig is en de kosten redelijk zijn. U kunt zelf mensen uitnodigen of uitnodigingen aannemen voor maaltijden als dit alleszins redelijk is gezien de tijdstippen en de duur van zakelijke bijeenkomsten of evenementen.

Volg, voor zover bestaand, de plaatselijk geldende procedure geschenken en vermaak.

Nee

Accepteer geen maaltijden of vermaak van een overheidsfunctionaris aan en bied deze/dit niet aan zonder voorafgaande toestemming van uw direct leidinggevende.

Accepteer geen maaltijden of vermaak waarvoor u als tegenprestatie iets moet doen, of moet beloven te doen, voor een klant, leverancier of dienstverlener.

Vraag een klant, leverancier of dienstverlener niet om maaltijden of vermaak.

IN HET KORT — REIZEN EN EVENEMENTEN

Ja

U kunt met toestemming van uw direct leidinggevende aan louter zakelijke evenementen deelnemen.

Als u door een klant of leverancier wordt uitgenodigd voor een evenement waarvoor een reis of verblijf nodig is, vraag dan om toestemming van uw direct leidinggevende, die zal bepalen of er vanuit zakelijk oogpunt voldoende reden is voor uw aanwezigheid.

Volg de plaatselijk geldende procedure voor geschenken en vermaak.

Nee

Neem geen uitnodigingen aan voor evenementen die niet strikt zakelijk zijn, en doe deze niet zelf.

Neem geen uitnodigingen aan voor partners, kinderen of familieleden in het algemeen.

Vraag een klant of leverancier niet om uitnodigingen voor evenementen of reizen.

FACILITERENDE BETALINGEN

“Faciliterende betalingen” zijn betalingen, vaak van geringe omvang, aan overheidsfunctionarissen om routinematige administratieve handelingen of diensten te vergemakkelijken of te bespoedigen, zoals bepaalde administratieve formaliteiten of aanvragen voor vergunningen of het leggen van elektriciteitsleidingen, inklaring, gunning van opdrachten, enz.

“Faciliterende betalingen” zijn verboden.

LIEFDADIGHEIDSACTIES, MECENAAT, SPONSORING
EN POLITIEKE FINANCIERING

Men dient er bedacht op te zijn dat liefdadigheidsbijdragen en mecenaat- en sponsoringactiviteiten niet neerkomen op “verkapte” corruptie.

• Het aanbieden, beloven of geven van geld of andere zaken die een bepaalde waarde vertegenwoordigen (geschenken, uitnodigingen, enz.) aan charitatieve of soortgelijke organisaties, aan een bedrijf of instelling dat/die fungeert als mecenas of in het kader van een gesponsorde activiteit om enig voordeel voor Rexel te verkrijgen, is verboden.

Onder mecenaat wordt verstaan financiële of materiële ondersteuning die door een onderneming of particulier wordt verleend aan een actie of activiteit van algemeen belang (cultuur, onderzoek, humanitair, enz.).

Onder sponsoring wordt verstaan financiële of materiële ondersteuning van een evenement of individu door een reclamepartner, met verschillende vormen van zichtbaarheid als tegenprestatie.

Wat meer in het bijzonder de bijdragen aan politieke partijen betreft, wenst Rexel neutraliteit te betrachten ten aanzien van politieke partijen of politici. Het is dan ook verboden om een politieke partij of politicus een gift te doen of een voordeel te verschaffen, van welke aard dan ook.

In de privésfeer mag elke Medewerker uiteraard deelnemen aan politieke activiteiten, zolang het hem en al zijn gesprekspartners volkomen duidelijk is dat hij dit niet doet in naam van Rexel of in het kader van zijn beroepsactiviteit.

Ja

Vraag altijd vooraf toestemming aan uw direct leidinggevende.

Verifieer het bestaan en de reputatie van de charitatieve organisatie of het bedrijf, de vereniging of de instelling dat/die als mecenas of sponsor fungeert.

Zorg ervoor dat afspraken e.d. worden vastgelegd in een officiële overeenkomst.

Nee

De liefdadigheids-, mecenaat- of sponsoractie mag niet worden of niet kunnen worden beschouwd als een poging om een onterecht voordeel te verkrijgen.

Doe nooit een gift aan een natuurlijke persoon.

Doneer nooit contant geld.

RELATIES MET KLANTEN, LEVERANCIERS, DIENSTVERLENERS, TUSSENPERSONEN EN PARTNERS

Rexel wil zakelijke relaties bevorderen met klanten, leveranciers, dienstverleners, tussenpersonen en partners die de verbintenissen van Rexel op het gebied van ethiek en naleving delen, met name op het vlak van corruptiepreventie.

Medewerkers van Rexel dienen over de anticorruptieverbintenissen en -normen van Rexel te communiceren met klanten, leveranciers, dienstverleners, tussenpersonen en partners van Rexel.

Medewerkers van Rexel dienen het inzetten van tussenpersonen zoveel mogelijk te beperken. Een tussenpersoon is een professional die tot taak heeft ons bij te staan of ons te vertegenwoordigen in onze betrekkingen met onze handelspartners (klanten, leveranciers) of met de overheid.

Bij de selectie van en de samenwerking met tussenpersonen moeten speciale maatregelen worden genomen.

In het bijzonder moet aandacht worden besteed aan elk element of elke situatie die twijfel zou kunnen doen rijzen over de integriteit van de tussenpersoon: dit zijn alarmsignalen of “rode vlaggen”.

Voorbeelden van deze alarmsignalen, die eenmaal onderkend moeten leiden tot een diepgaand onderzoek naar de tussenpersoon, zijn:

• Een slechte reputatie van het plaatselijke ondernemingsklimaat,
• Een gebrek aan transparantie in de zakelijke betrekkingen,
• Het (schijnbaar) bestaan van belangenverstrengeling,
• Het bestaan van gerichte en krachtige aanbevelingen door een derde, enz.

Tot slot mogen hoe dan ook enkel betalingen aan tussenpersonen worden verricht die:

• Legaal zijn,
• In overeenstemming zijn met de voorwaarden van een contract,
• Worden gedaan onder overlegging van een geldige factuur.

LOBBYEN

Rexel verstaat onder lobbyen de totstandbrenging en bevordering van een dialoog met de instanties die verantwoordelijk zijn voor de regelgeving die van invloed kan zijn op de activiteiten van Rexel, teneinde haar standpunt toe te lichten en nadrukkelijker onder de aandacht te brengen.

Uitgangspunt is dat Rexel geen persoon in dienst mag hebben die bestuurlijke of overheidsfuncties bekleedt om haar belangen te behartigen.

Elke inzet van lobbyisten (en meer in het algemeen elke aan derden toevertrouwde beïnvloedingstaak) in het belang van Rexel moet vooraf worden goedgekeurd door de Compliance Officer.

Bij lobbyactiviteiten namens Rexel moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

• Ze dienen te voldoen aan nationale en internationale wet- en regelgeving en aan de specifieke regelgeving die mogelijk geldt voor de instellingen waarop de lobbyactiviteiten zijn gericht;
• Ze dienen volledig transparant te zijn;
• Ze dienen redelijk en proportioneel te zijn;
• Er mogen in het kader van die activiteiten geen geschenken, giften of voordelen van welke aard dan ook aan de gecontacteerde overheidsfunctionarissen worden aangeboden of gegeven;
• Ze mogen niet leiden tot belangenverstrengeling;
• Ze dienen naar behoren te worden gedocumenteerd en deze documentatie dient op bevredigende en duurzame wijze te worden bewaard.

Het is absoluut noodzakelijk dat een medewerker zijn direct leidinggevende om toestemming vraagt om gesprekken aan te gaan met vertegenwoordigers van overheidsinstanties, politieke besluitvormers, beroepsverenigingen of andere publieke actoren.

Bovendien mag Rexel, in de meer specifieke context van de organisatie van evenementen, geen sprekers met een functie in een publieke of overheidsinstelling uitnodigen tegen betaling van een vergoeding.