Procédures de communication et signalement

VOUS AVEZ UNE QUESTION OU UNE PRÉOCCUPATION ?

Les collaborateurs, ainsi que les tiers avec lesquels Rexel est en relation, peuvent avoir des préoccupations ou des interrogations concernant certaines pratiques et avoir besoin d’aide ou de conseil.

Dans ce cas, les collaborateurs, ainsi que les tiers concernés, sont invités à consulter les personnes compétentes au sein de Rexel afin d’en discuter ouvertement.

Les collaborateurs peuvent se rapprocher de leur supérieur hiérarchique direct ou indirect ou de leur correspondant éthique concerné ou du Compliance Officer de Rexel.

Les tiers avec lesquels Rexel est en relation, et les autres parties prenantes, peuvent se rapprocher d’un correspondant éthique ou du Compliance Officer de Rexel.

VOUS SOUHAITEZ SIGNALER UNE ALERTE ?

Rexel encourage tous ses collaborateurs à signaler les comportements ou requêtes graves ou inacceptables, et notamment dans les domaines suivants :

• Corruption, y compris toute violation du code de conduite
• Harcèlement
• Discrimination
• Santé, hygiène ou sécurité
• Droits de l’homme
• Conflit d’intérêts
• Pratique anticoncurrentielle
• Environnement
• Fraude fiscale
• Fraude financière ou comptable
• Délit d’initiés
• Emplois fictifs
• Données personnelles / sécurité informatique
• Toute violation grave et manifeste de la loi
• Toute menace ou préjudice grave pour l’intérêt général

Les lanceurs d’alerte pourront également signaler tous risques d’atteintes graves envers les droits humains, les libertés fondamentales, la santé et la sécurité des personnes ainsi que l’environnement. L’utilisation du dispositif décrit ci-dessous est facultative. Sa non-utilisation n’entraînera aucune conséquence à l’encontre des collaborateurs qui peuvent utiliser d’autres moyens de communication. Les tiers avec lesquels Rexel entretient une relation commerciale établie peuvent également porter à la connaissance de Rexel tout comportement grave ou inacceptable concernant le groupe Rexel, l’un de ses collaborateurs ou l’une de ses filiales.

PROCÉDURE DE SIGNALEMENT D’ALERTE

Tout signalement d’une alerte devrait se faire en complétant le formulaire «Alerte Ethique» disponible à l’adresse http://www.rexel.com/fr/alerte-ethique/.

Ce formulaire devrait être utilisé dans tous les cas où l’alerte porte sur un manquement grave ou inacceptable, tel que défini ci-dessus.

Ce formulaire devrait également être utilisé dans les cas où les canaux de communication habituels, consistant à se rapprocher du supérieur hiérarchique direct ou indirect, du Correspondant Ethique concerné ou du Compliance Officer de Rexel, ne sauraient être appropriés.

Les informations communiquées dans le cadre de l’alerte doivent être assez précises et circonstanciées afin qu’il puisse être procédé aux vérifications nécessaires.

Dans la mesure du possible, il est encouragé d’étayer les allégations de documents.

Les signalements d’alerte effectués en complétant le formulaire « Alerte Ethique» sont traités par le Comité Ethique de Rexel.

L’auteur de l’alerte est tenu de s’identifier, notamment afin que le Comité Ethique de Rexel puisse échanger avec lui si nécessaire.

En effet, toute personne ayant fait part d’une alerte est rapidement informée de la bonne réception de son signalement. Le lanceur d’alerte est également informé du délai raisonnablement prévisible pour le nécessaire examen de la recevabilité de son alerte (sans que ce délai ne puisse excéder un mois à compter de la réception du signalement).

Rexel veille à ce que tous les comportements inappropriés de l’un de ses collaborateurs, de l’une de ses filiales, ou même d’un tiers avec lequel Rexel est en relation établie, soient examinés en détail dès lors que ces comportements sont portés à la connaissance de Rexel.

Rexel s’assure que la procédure de signalement des alertes garantit une stricte confidentialité de l’identité de l’auteur du signalement, des faits et documents objets du signalement et des personnes visées par l’alerte y compris en cas de communication à des tiers dès lors que celle-ci est nécessaire pour les seuls besoins de la vérification ou du traitement du signalement. Seuls les membres du Comité Ethique, tenus par une obligation de confidentialité renforcée, auront connaissance de ces informations, sauf en cas d’exigence particulière pour les seuls besoins de la vérification ou du traitement du signalement.

Les éléments de nature à identifier le lanceur d’alerte ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’avec le consentement du lanceur d’alerte.

Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’une fois le caractère fondé de l’alerte établi.

Toute information communiquée ne peut être partagée qu’avec les seules personnes qui en ont un besoin légitime pour s’assurer du traitement de l’alerte.

En tout état de cause, Rexel veille au respect du principe de présomption d’innocence des personnes visées, le cas échéant.

Toute personne mise en cause dans le cadre d’une alerte sera informée de la nature des allégations la concernant. L’information peut néanmoins ne pas être immédiate s’il s’avère nécessaire, par exemple, de vérifier des faits ou de préserver des preuves.

Toute enquête se déroule dans le respect de la législation et réglementation localement applicable et de manière équitable.

Le lanceur d’alerte est informé des résultats de l’enquête dans tous les cas où cela ne peut nuire à l’efficacité même de l’enquête et ne risque pas de mettre Rexel en risque eu égard à des obligations de confidentialité existantes par ailleurs.

Au cours d’une enquête, tous les collaborateurs sont tenus d’apporter leur pleine et entière collaboration et de fournir, à première demande, toute information et documents.

L’auteur du signalement ainsi que les personnes visées par le signalement sont dûment informés de la clôture des opérations de vérification ou de l’enquête, le cas échéant. Lorsque le signalement ne suscite aucune suite, Rexel veille à la destruction de tous les éléments du dossier de signalement de nature à permettre l’identification de l’auteur du signalement, ainsi que celles des personnes visées, dans un délai maximal de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification ou de l’enquête.  Dans les cas où l’enquête aboutit à une procédure judiciaire les éléments du dossier sont dûment conservés pendant la période nécessaire.

PROTECTIONS ET RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES DU COLLABORATEUR LANCEUR D’ALERTE

Un collaborateur de Rexel ayant signalé une alerte de bonne foi et de manière désintéressée ne peut pas faire l’objet de sanctions disciplinaires ou de mesures de représailles

(telles que, par exemple, le fait d’être écarté d’une procédure de recrutement ou de l’accès à un stage ou à une période de formation professionnelle, le fait d’être licencié ou de faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de mesures d’intéressement ou de distribution d’actions, de formation, de reclassement, d’affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat) pour cette raison.

Tout collaborateur de Rexel pensant faire l’objet de mesures de représailles, telles que définies ci-dessus, à la suite d’une alerte qu’il aurait effectuée, doit le signaler immédiatement.

De «bonne foi» signifie ici qu’au moment où l’alerte a été lancée, le lanceur d’alerte pensait que les informations fournies étaient complètes, honnêtes et exactes, quand bien même il apparaîtrait ultérieurement que l’alerte était infondée. Si un collaborateur réalise qu’une alerte était infondée, il devra en informer immédiatement Rexel via le formulaire «Alerte Ethique».

De «manière désintéressée» signifie que le lanceur d’alerte agit dans l’intérêt général et qu’il n’attend aucune forme de bénéfice ou de récompense, de quelque nature que ce soit, en contrepartie de son signalement.

Les dénonciations calomnieuses et alertes signalées de mauvaise foi pourraient donner lieu à des sanctions disciplinaires ainsi qu’à des poursuites judiciaires.

DONNÉES PERSONNELLES

Cette procédure de signalement constitue un traitement de données personnelles pour laquelle Rexel Développement S.A.S. est responsable de traitement. Elle a fait l’objet d’une autorisation de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

En tant que personne physique dont les données personnelles sont traitées, le collaborateur dispose des droits dont le détail apparait dans le formulaire « Alerte Ethique ».