Erityistä tarkkaavaisuutta vaativat maksut ja käytännöt

LAHJAT JA KUTSUT

Lahjojen tai kutsujen, jotka voivat vaikuttaa tai joiden voidaan katsoa vaikuttavan liikesuhteeseen, tarjoaminen ja vastaanottaminen on kielletty.

Lahjojen tai kutsujen tarjoaminen tai vastaanottaminen sopimusten uudelleenneuvottelujen, tariffikeskustelujen tai tarjouskilpailujen aikana on vielä ankarammin kiellettyä.

Yleisesti ottaen hyväksyttävinä pidetään lahjoja, kutsuja ja muita etuuksia, jotka ovat arvoltaan vähäisiä, sopivat tilanteeseen ja jotka tarjotaan vilpittömässä mielessä (ilman perusteetonta vastiketta).

Kaikissa tapauksissa on:

• säilytettävä kirjallinen ja täsmällinen tosite lahjasta, kutsusta tai muusta etuudesta ja sen perusteesta
• varmistauduttava siitä, ettei voida katsoa, että nämä etuudet on tarjottu johonkin päätökseen vaikuttamiseksi
• ilmoitettava siitä lähimmälle esimiehelle
• otettava aina huomioon asianomaisten asiakkaiden ja toimittajien lahjoihin, aterioihin ja vieraanvaraisuuteen soveltamat säännöt.

Sovellettavan kululaskukäytännön mukaisesti Rexel korvaa ammatillisesti perustellut ateria-, kutsu-, matka- ja majoituskulut.

KUINKA REAGOIDA?
Jos sinulle tarjotaan lahja tai ateria tai sinulle esitetään kutsu olosuhteissa, jotka voivat vaikuttaa arvostelukykyysi tai joiden voidaan katsoa voivan vaikuttaa arvostelukykyysi, sinun on kieltäydyttävä kohteliaasti ja selitettävä Rexelin säännöt asiassa. Jos on vaara, että lahjan palauttaminen tai kutsusta kieltäytyminen ärsyttää asianomaista asiakasta, toimittajaa tai välittäjää, ilmoita asiasta lähimmälle esimiehellesi tai etiikasta ja vaatimustenmukaisuudesta vastaavalle henkilölle, jotka päättävät kanssasi ratkaisusta.

LYHYESTI — LAHJAT

Kyllä

Suosi arvoltaan symbolisten lahjojen, esimerkiksi kynän, T-paidan tai muiden logolla varustettujen mainosesineiden tai tunnustuksena liikesuhteesta tarjottujen kaiverruksella varustettujen pokaalien ja patsaiden, tarjoamista ja vastaanottamista.

Käytä paikallisesti sovellettavaa Lahjat ja vieraanvaraisuus -menettelyä.

Ilmoita lähimmälle esimiehellesi vastaanotetuista ja tarjotuista lahjoista.

Ei

Älä ota vastaan lahjaa virkamieheltä äläkä tarjoa sitä virkamiehelle ilman toiminnasta vastaavan lähimmän esimiehen etukäteislupaa.

Älä ota vastaan lahjoja, joiden vastineeksi sinun on tehtävä tai luvattava tehdä asiakkaan, toimittajan tai palveluntarjoajan puolesta jotain.

Älä pyydä asiakkaalta, toimittajalta tai palveluntarjoajalta lahjoja.

Älä ota vastaan äläkä tarjoa käteistä rahaa tai vastaavaa, kuten lahjakorttia.

LYHYESTI — ATERIAT JA VIERAANVARAISUUS

Kyllä

Voit ottaa vastaan satunnaisia aterioita ja satunnaista vieraanvaraisuutta asiakkaalta tai toimittajalta, jos hän osallistuu itse tapahtumaan ja kustannus on kohtuullinen. Kutsu tai hyväksy kutsut aterioille, jotka ovat työtapaamisten tai ammattitapahtumien aikataulujen ja keston puitteissa perusteltuja.

Käytä paikallisesti sovellettavaa Lahjat ja vieraanvaraisuus -menettelyä silloin, kun sellainen on olemassa.

Ei

Älä ota vastaan aterioita tai vieraanvaraisuutta virkamieheltä äläkä tarjoa niitä virkamiehelle ilman lähimmän esimiehesi etukäteislupaa.

Älä ota vastaan ateriaa tai vieraanvaraisuutta, jonka vastineeksi sinun on tehtävä tai luvattava tehdä asiakkaan, toimittajan tai palveluntarjoajan puolesta jotain.

Älä pyydä asiakkaalta, toimittajalta tai palveluntarjoajalta aterioita tai vieraanvaraisuutta.

LYHYESTI — MATKAT JA TAPAHTUMAT

Kyllä

Voit osallistua yksinomaan ammatillisiin tapahtumiin saatuasi lähimmän esimiehesi luvan.

Jos asiakas tai toimittaja on kutsunut sinut tapahtumaan, joka edellyttää matkaa tai majoitusta, pyydä lupaa lähimmältä esimieheltäsi, joka päättää, onko läsnäolosi ammatillisesti perusteltu.

Käytä paikallisesti sovellettavaa Lahjat ja vieraanvaraisuus -menettelyä.

Ei

Älä ota vastaan äläkä tarjoa kutsuja tapahtumiin, jotka eivät ole yksinomaan ammatillisia.

Älä ota vastaan aviopuolisoille, lapsille ja yleisemmin lähimmäisille esitettyjä kutsuja.

Älä pyydä asiakkaalta tai toimittajalta kutsuja tapahtumiin tai matkoihin.

VOITELURAHAT

”Voitelurahat” ovat virkamiehille suoritettuja maksuja, usein pikkusummia, yleisten hallinnollisten toimien tai palvelujen, kuten tiettyjen hallinnollisten muodollisuuksien, lupahakemusten, sähkölinjojen asennuksen, tulliselvityksen, urakan myöntämisen tms., helpottamiseksi tai nopeuttamiseksi.

”Voitelurahojen” maksaminen on kielletty.

HYVÄNTEKEVÄISYYS, TUKI, SPONSOROINTI
JA POLIITTINEN RAHOITUS

On syytä varmistaa, että hyväntekeväisyyteen annetut avustukset ja tuki- ja sponsorointitoimet eivät ole ”verhottuja” korruptiotekoja.

• Rahan tai muun arvokkaan asian (lahjat, kutsut jne.) tarjoaminen, lupaaminen tai antaminen hyväntekeväisyysjärjestöille tai vastaaville, tukiyhtiöille tai -yhteisöille tai sponsoroituun toimintaan jonkin edun hankkimiseksi Rexelille on kielletty.

Tuki on yrityksen tai yksityisen antamaa rahallista tai aineellista tukea yleishyödylliseen toimenpiteeseen tai toimintaan (kulttuuri, tutkimus, humanitaarinen jne.).

Sponsorointi tarkoittaa mainostajakumppanin tapahtumalle tai henkilölle antamaa rahallista tai aineellista tukea vastineeksi eri näkyvyysmuodoista.

Mitä tulee poliittisille puolueille annettaviin erityisiin avustuksiin, Rexel haluaa säilyttää poliittisiin puolueisiin ja henkilöihin neutraalin aseman, joten minkään lahjoituksen tekeminen tai minkään edun hankkiminen poliittiselle puolueelle tai henkilölle on kielletty.

Yksityiselämässään jokainen Työntekijä voi tietenkin osallistua poliittisiin toimintoihin, kunhan sekä hänelle että kaikille hänen keskustelukumppaneilleen on täysin selvää, ettei hän tee sitä Rexelin nimissä eikä työnsä puitteissa.

Kyllä

Hanki järjestelmällisesti lähimmän esimiehesi ennakkohyväksyntä.

Tarkista, että edunsaajana oleva hyväntekeväisyysjärjestö, tuki- tai sponsoriyhtiö, -yhdistys tai -yhteisö on olemassa ja mikä sen maine on.

Varmista että teette pätevän, muodollisen sopimuksen.

Ei

Hyväntekeväisyys-, tuki- tai sponsorointitoimenpide ei saa pyrkiä hankkimaan perusteetonta etua eikä sitä saa pitää tällaisena pyrkimyksenä.

Älä koskaan anna lahjoitusta luonnolliselle henkilölle.

Älä koskaan lahjoita käteistä rahaa.

SUHDE ASIAKKAISIIN, TOIMITTAJIIN, PALVELUNTARJOAJIIN, VÄLITTÄJIIN JA KUMPPANEIHIN

Rexel haluaa suosia liikesuhteita sellaisiin asiakkaisiin, toimittajiin, palveluntarjoajiin, välittäjiin ja kumppaneihin, jotka jakavat Rexelin eettiset ja vaatimustenmukaisuussitoumukset, erityisesti korruption estämisen osalta.

Rexelin Työntekijöiden on ilmoitettava Rexelin asiakkaille, toimittajille, palveluntarjoajille, välittäjille ja kumppaneille Rexelin korruptionestositoumuksesta ja aihetta koskevista normeista.

Rexelin työntekijöiden on mahdollisuuksien mukaan rajoitettava välittäjiin turvautumista. Välittäjä on ammattilainen, jonka tehtävänä on joko avustaa tai edustaa meitä suhteissamme liikekumppaneihimme (asiakkaat, toimittajat) tai viranomaisiin.

Välittäjien valitsemisessa ja heidän kanssaan työskenneltäessä on ryhdyttävä erityistoimenpiteisiin.

Erityistä huomiota on kiinnitettävä elementteihin tai tilanteisiin, jotka voivat antaa aihetta epäillä välittäjän moitteettomuutta. Nämä ovat hälyttäviä tekijöitä eli varoituslippuja.

Näitä hälyttäviä tekijöitä, joiden havaitsemisen on johdettava välittäjän perusteelliseen arviointiin, voivat olla

• huono maine paikallisessa liiketoimintaympäristössä
• avoimuuden puute liikesuhteissa
• todelliset tai näennäiset eturistiriidat
• kolmannen osapuolen tekemät kohdennetut ja itsepintaiset suositukset jne.

Lopuksi ja joka tapauksessa maksuja välittäjille saa suorittaa vain,

• jos ne ovat laillisia,
• jonkin sopimuksen ehtojen mukaisia,
• ne suoritetaan laillisen laskun toimitusta vastaan.

LOBBAUS

Rexel tarkoittaa lobbauksella vuoropuhelun aloittamista ja edistämistä valvontaviranomaisten, jotka voivat vaikuttaa Rexelin toimintaan, kanssa Rexelin aseman selittämiseksi ja vahvistamiseksi.

Rexel ei periaatteesta voi palkata hallinnollisessa tai valtiollisessa virassa toimivaa henkilöä etujensa puolustamiseen.

Kaikkeen Rexelin puolesta tapahtuvaan lobbaajiin turvautumiseen (ja yleisemmin kaikkiin kolmansille osapuolille annettuihin vaikuttamistoimeksiantoihin) on hankittava vaatimustenmukaisuutta valvovan toimihenkilön etukäteislupa.

Kaiken Rexelin lukuun tapahtuvan lobbaustoiminnan on ehdottomasti noudatettava seuraavia ehtoja:

• noudattaa kansallisia ja kansainvälisiä lakeja ja säännöksiä sekä lobbaustoimien kohteina olevien laitosten omia säännöksiä
• toimia täysin avoimesti
• olla kohtuullinen ja sopusuhtainen
• olla tarjoamatta tai antamatta viranomaisille, joihin otetaan yhteyttä, minkäänlaisia lahjoja, lahjoituksia tai etuja
• olla luomatta eturistiriitaa
• olla asianmukaisesti dokumentoitu ja dokumentaatio on säilytetty tyydyttävästi ja pysyvästi.

On välttämätöntä, että työntekijä pyytää lähimmän esimiehensä lupaa ryhtyä keskusteluun viranomaisten, poliittisten päättäjien, ammattiyhdistysten tai minkä tahansa muun julkisen toimijan edustajien kanssa.

Rajatummin, tapahtumia järjestettäessä Rexel ei voi kutsua puhujia, jotka ovat julkisen tai valtion laitoksen virassa, puhumaan korvausta vastaan.