Ethikleitfaden

Rexel: ein sozial verantwortungsvolles Unternehmen

Der Ethikleitfaden in der Praxis
Kommunikations- und Hinweisverfahren
Rexel: ein sozial verantwortungsvolles Unternehmen
Rexel: Verantwortungsbewusstsein von Arbeitgeber und Arbeitnehmern
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Rexel legt großen Wert auf die Prinzipien, mit denen wir ein verantwortungsvolles, bürgernahes Unternehmen geworden sind. Sie gelten auch für unsere Governance-Regeln, die für alle Organisationsebenen im Konzern maßgeblich sind. Diese Prinzipien stecken den Rahmen für die verantwortungsbewussten, bürgernahen Praktiken innerhalb des Rexel-Konzerns und für die Beziehungen zu externen Partnern (z. B. Aktionäre, Kunden, Lieferanten, Dienstleister oder Gebietskörperschaften) ab. Rexel engagiert sich aktiv für nachhaltige Entwicklung. Der Konzern engagiert sich seit 2011 im Zuge des Globalen Pakts der Vereinten Nationen (UN Global Compact) für die Umsetzung und Unterstützung der 10 Prinzipien zu Menschenrechten, Arbeitsnormen, Umwelt und Korruptionsbekämpfung.

EINHALTUNG VON RECHTSVORSCHRIFTEN

Rexel verpflichtet sich zur Einhaltung nationaler und internationaler Gesetze und sonstiger Vorschriften,

insbesondere derjenigen zum Schutz der Menschenrechte, aber auch solcher in Bezug auf Arbeitsrecht, Umweltschutz, Bekämpfung von Korruption und Geldwäsche sowie zu Transparenz, zur ordnungsgemäßen Versteuerung, zur Abgabe finanzieller und nicht finanzieller Berichte, zur Einhaltung des Wettbewerbsrechts, zum Schutz personenbezogener Daten sowie zur Beachtung aller sonstigen Rechtsvorschriften aus dem Sozial- und Wirtschaftsrecht sowie derjenigen, die für Technik und Umwelt gelten. Firmeninteressen von Rexel dürfen von den Mitarbeitern nie als Vorwand für die Missachtung von Gesetzesvorschriften oder lokalen Regelungen benutzt werden. Hat ein Mitarbeiter Rückfragen zur Anwendung einer Gesetzesvorschrift, hat er Rücksprache mit seinem direkten Vorgesetzten oder seinem Ethikbeauftragten zu halten.

VERANTWORTUNG UND INNENREVISION

Rexel verlangt von den Tochtergesellschaften, dass sie einen Beitrag zum effizienten, kontrollierten Einsatz ihrer Ressourcen leisten, damit unser Geschäft langfristig auf einer stabilen Grundlage aufbaut.

Rexel ist ständig bemüht, Risiken für unser Geschäft zu identifizieren und zu managen. Der Konzern verfügt über eine Innenrevision, die uns ausreichende Gewissheit verschafft, dass unsere Geschäfte unter Beachtung der einschlägigen Vorschriften und der Vorgaben durch die Geschäftsleitung geführt werden, und die an der Bekämpfung von Betrug mitwirkt.

Sie wirkt aber auch am Austausch von guten Praktiken unter den Tochtergesellschaften mit und fördert ein Klima des gegenseitigen Vertrauens zwischen Konzern und Aktionären.

EINKAUF

Beschaffungen auf Rechnung von Rexel dienen der Deckung eines rechtmäßigen, gezielten Bedarfs im Geschäftsverkehr und werden den Lieferanten gut verständlich übermittelt. Der Einkauf erfolgt zu Konditionen, die Transparenz, den Wettbewerb unter den Anbietern und die vertragliche Regelung von Verpflichtungen fördern.

GESCHENKE UND EINLADUNGEN

Die Mitarbeiter dürfen keine Geschenke anbieten bzw. annehmen und keine Einladungen aussprechen bzw. annehmen, die gegen gesetzliche Vorschriften verstoßen, die unangemessen oder ungerechtfertigt sind oder erscheinen können oder bei denen die Gefahr besteht, dass dadurch Rexel oder die Gegenpartei direkt oder indirekt geschädigt wird. Geschenke und Einladungen, die ggf. angenommen werden können, dürfen nur einen geringen, symbolischen Wert haben und nicht darauf ausgelegt sein, das Urteil des Begünstigten zu beeinflussen. Unabhängig vom Wert von ausgetauschten oder übergebenen Geschenke und Belohnungen und bei Einladungen ist vorher der direkte Vorgesetzte zu informieren. Und zu guter Letzt gilt, dass Geschenke nie in Bargeldform oder vergleichbar erfolgen dürfen.

KORRUPTION UND BESTECHUNGSGELDER

Rexel lehnt Korruption gleich welcher Form energisch ab und verpflichtet sich, keine ungesetzlichen Verfahren oder Handlungsweisen anzuwenden, um in den Genuss von illegalen oder unberechtigten Vorteilen oder Ausnahmeregelungen zu kommen. Bestechungsgelder oder die Übergabe sonstiger Wertgegenstände, Spenden, Darlehen, Preisnachlässe oder unbotmäßig hohe Repräsentationskosten, die Verwendung von Geldern oder Gütern von Rexel mit dem Ziel der Einflussnahme auf eine Entscheidung gleich welcher Art sind strengstens verboten.

KUNDEN

Das Vertrauen der Kunden in Rexel steht für uns an erster Stelle. Im Sinne einer höheren Kundenzufriedenheit hat Rexel stets ein offenes Ohr für ihre Bedürfnisse, informiert sie über die Bedingungen und Konditionen für den Verkauf unserer Waren und Serviceleistungen und kommuniziert ihnen klar und deutlich unser Engagement. Rexel nimmt Kundenreklamationen ernst und bemüht sich um eine ausgewogene, schnelle und kostenlose Beilegung von Streitigkeiten ohne übermäßige Formalitäten. Rexel ist bestrebt, vertrauensvolle Beziehungen zu den Kunden zu unterhalten, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung der konzernweit anerkannten ethischen Prinzipien, und bei Bedarf überprüfen wir, ob sie tatsächlich verstanden wurden und eingehalten werden.

INTERESSENSKONFLIKT

Die Mitarbeiter haben im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit alle tatsächlichen oder vermeintlichen Interessenskonflikte zu vermeiden und Entscheidungen zu treffen, die vorrangig den Interessen von Rexel dienen. Schon der Anschein eines Interessenskonflikts ist schädlich. Ein Interessenskonflikt ist eine Konstellation, in der eine Person persönliche oder private Interessen verfolgt, die von der Art her einen Einfluss auf die objektive Ausübung ihrer geschäftlichen Funktionen und Verantwortung haben können. Es können dies persönliche oder private Interessen des Mitarbeiters selbst, eines Familienmitglieds, eines nahen Angehörigen, einer natürlichen oder einer juristischen Person sein. Die Mitarbeiter haben insbesondere alle Situationen zu vermeiden, in denen ein Familienmitglied, ein naher Angehöriger oder sie selbst von den Beziehungen zwischen Rexel und den Kunden oder Lieferanten profitieren könnten bzw. der Eindruck entsteht, dass dies der Fall sein könnte. Alle Konstellationen, die zu einem tatsächlichen oder vermeintlichen Interessenskonflikt führen könnten, sind mit dem direkten Vorgesetzten, dem Ethikbeauftragten oder dem Compliance Officer zu besprechen.

UMWELT

Wir sind stets bemüht, die Auswirkungen unserer Geschäftstätigkeit auf die Umwelt zu reduzieren, vor allem den Verbrauch an Ressourcen wie Energie, Papier, Verpackungen und Wasser, aber auch das Abfallaufkommen und den Treibhausgasausstoß, der hauptsächlich durch unsere Logistik erzeugt wird. Außerdem fördert Rexel die Entwicklung und Verbreitung von Lösungen zur Steigerung der Energieeffizienz von Gebäuden und Industrieanlagen bei unseren Kunden.

  • Die Mitarbeiter werden aufgefordert, von der Rexel-Umweltcharta Kenntnis zu nehmen, die für alle Standorte des Konzerns gilt.

LIEFERANTEN

Rexel fördert die Entwicklung von Partnerschaften mit den Lieferanten, denn dadurch können wir unseren Kunden eine auf ihren Bedarf zugeschnittene Produktpalette und beste Serviceleistungen bieten. Rexel ist in den Beziehungen zu den Lieferanten unparteiisch und achtet darauf, die Interessen eines jeden Einzelnen zu berücksichtigen. Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern und Lieferanten, dass sie die im Rexel-Konzern verbindlichen Ethikprinzipien, die Menschenrechte und die Grundfreiheiten, die Umwelt sowie Sicherheit und Gesundheit von Personen (be)achten. Rexel überprüft bei der Auswahl von Lieferanten und Geschäftspartnern sowie während der gesamten Geschäftsbeziehungen zu den Konzernlieferanten und Vorzugspartnern, ob die Ethikprinzipien verstanden wurden und beachtet werden.

TRANSPARENZ

Rexel trägt dafür Sorge, dass regelmäßig und fristgerecht präzise, verlässliche und aussagekräftige Informationen über unser Geschäft, die Rexel-Struktur, unsere finanzielle Lage und unsere Ergebnisse kommuniziert werden. Rexel stellt außerdem hohe Qualitätsanforderungen an die Veröffentlichung von Informationen nicht-finanzieller Art, insbesondere über unsere Governance-Praktiken und unser Risikomanagement sowie über unsere Sozial- und Umweltpolitik.

RICHTIGKEIT DER ABSCHLÜSSE

Rexel verwendet große Sorgfalt darauf, dass unsere Abschlüsse richtig und die in Umlauf gebrachten Finanzinformationen aussagekräftig und verlässlich sind. Praktiken, die Abschlüsse verfälschen, sind untersagt. Rexel-Mitarbeiter dürfen im Namen des Konzerns oder einzelner Firmen keine Zahlungen leisten, genehmigen oder zuweisen, die insgesamt oder in Teilen zu anderen Zwecken als zu den im jeweiligen Beleg genannten verwendet werden.

EIGENTUM DES UNTERNEHMENS

Eigentum des Unternehmens darf nur für legitime berufliche Zwecke verwendet werden. Dazu zählen die Firmenbezeichnung, Informationen über Rexel, die Geschäftsräume, Waren, Material, Computer, Software und Firmenwagen. Die Mitarbeiter haben auf eine ordnungsgemäße Verwendung, Wartung und Instandhaltung der ihnen überlassenen Arbeitsmittel zu achten und dafür zu sorgen, dass sie möglichst lange genutzt werden können.

VERTRAULICHKEIT

Die Mitarbeiter verfügen über Informationen zu Rexel, die Eigentum des Konzerns bleiben. Jeder hat die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, um die Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten, von denen er im Rahmen seiner Tätigkeit Kenntnis erhält. Die Mitarbeiter achten auf die Einhaltung der Regeln zur Weitergabe, Wiedergabe, Speicherung und Vernichtung von Unterlagen. Mitarbeiter dürfen vertrauliche Informationen oder Insiderinformationen nicht so verwenden, dass sie daraus einen persönlichen Vorteil gleich welcher Art erlangen.

 WETTBEWERBER

Wir beachten im Geschäftsalltag die Vorgaben des Wettbewerbsrechts, indem wir einen gesunden, effizienten Wettbewerb als Motor für Wachstum und Innovation betreiben. In diesem Zusammenhang verpflichtet sich Rexel, geschäftliche Entscheidungen völlig unabhängig vom Wettbewerb zu treffen, keine Absprachen zur Beschränkung des freien Wettbewerbs zu treffen, marktbeherrschende Stellungen nicht auszunutzen und vor der Veräußerung und dem Kauf von Unternehmen die Zustimmung der Kartellbehörden einzuholen.

  • Die Mitarbeiter werden aufgefordert, den Rexel-Leitfaden zur Kenntnis zu nehmen, in dem die Prinzipien des Wettbewerbsrechts erläutert werden.

SCHUTZ PERSONENBEZOGENER DATEN

Rexel verpflichtet sich zum achtsamen Umgang mit personenbezogenen Daten und zum Schutz der Privatsphäre von Mitarbeitern und Partnern. Zu diesem Zweck werden bei Rexel die für die Geschäftstätigkeit erforderlichen personenbezogenen Daten erhoben und gespeichert und stellen wir sicher, dass diese gewissenhaft und zu einem eindeutigen, ausdrücklich genannten und rechtmäßigen Zweck verwendet und verschlüsselt so lange gespeichert werden, wie dies für den Zweck ihrer Verarbeitung notwendig ist.

Da Rexel weltweit vertreten ist, verpflichten wir uns auch zur Einhaltung der für jede unserer Tochtergesellschaften geltenden einschlägigen gesetzlichen Vorschriften.