Kommunikations- und Hinweisverfahren

SIE HABEN EINE FRAGE ODER HEGEN EINE BESORGNIS?

Es kann vorkommen, dass die Mitarbeiter oder Dritte, mit denen Rexel in einer Beziehung steht, bei bestimmten Praktiken unsicher sind oder Fragen haben und Unterstützung oder Beratung benötigen.

In einem solchen Fall sind die Mitarbeiter sowie betroffene Dritte dazu eingeladen, sich an die hierfür zuständigen Personen bei Rexel zu wenden, um das Thema offen anzusprechen.

Die Mitarbeiter können sich an ihren direkten oder einen sonstigen Vorgesetzten oder an ihren jeweiligen Ethikbeauftragten oder aber an den Compliance Officer von Rexel wenden.

Dritte, mit denen Rexel in einer Beziehung steht, und weitere Stakeholder können sich an einen Ethikbeauftragten oder an den Compliance Officer von Rexel wenden.

SO KÖNNEN SIE EINEN HINWEIS ABGEBEN

Rexel ermutigt alle Mitarbeiter, Hinweise zu schwerwiegenden oder nicht tolerierbaren Verhaltensweisen oder Vorhaben abzugeben, insbesondere dann, wenn folgende Bereiche betroffen sind:

• Korruption einschließlich aller Verstöße gegen den Verhaltenskodex
• Belästigung
• Diskriminierung
• Gesundheit, Hygiene oder Sicherheit
• Menschenrechte
• Interessenskonflikte
• Unlauterer Wettbewerb
• Umwelt
• Steuerhinterziehung
• Finanzbetrug oder Bilanzfälschung
• Insidergeschäfte
• Scheinbeschäftigung
• Personenbezogene Daten/IT-Sicherheit
• Alle schwerwiegenden, eindeutigen Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften
• Alle schwerwiegenden Bedrohungen oder Schädigungen von Interessen der Allgemeinheit

Hinweisgeber können auch auf alle Risiken für Gesundheit und Sicherheit von Personen und für die Umwelt sowie von schweren Verstößen gegen die Menschenrechte und die Grundfreiheiten aufmerksam machen. Hinweise können gemäß dem nachfolgend beschriebenen Verfahren abgegeben werden, allerdings muss nicht zwingend das System verwendet werden. Dies hat keinerlei negative Konsequenzen für die Mitarbeiter, die lieber andere Kommunikationsmittel benutzen. Dritte, mit denen Rexel feste Geschäftsbeziehungen unterhält, können uns ebenfalls alle schweren oder nicht tolerierbaren Verfehlungen melden, die die Rexel-Gruppe, einen Rexel-Mitarbeiter oder eine Tochtergesellschaft betreffen.

HINWEISGEBERVERFAHREN

Meldungen sind grundsätzlich über das Hinweisgeberformular für Verstöße gegen die Firmenethik abzugeben, das unter folgender Adresse zu finden ist: http://www.rexel.com/en/ethical-alert/.

Dieses Formular sollte außerdem immer dann verwendet werden, wenn der Hinweis eine schwere oder nicht tolerierbare Verfehlung betrifft; siehe hierzu vorstehende Auflistung.

Weiterhin sollte dieses Formular auch in den Fällen verwendet werden, in denen die üblichen Kommunikationskanäle, über die man seinen direkten und weitere Vorgesetzte(n), den zuständigen Ethikbeauftragen oder den Compliance Officer von Rexel erreicht, nicht geeignet sind.

Angaben im Rahmen des Hinweisgeberverfahrens müssen mit der nötigen Präzision und Ausführlichkeit gemacht werden, damit die notwendige Überprüfung erfolgen kann.

Wir möchten Hinweisgeber dazu ermutigen, ihre Meldung nach Möglichkeit anhand von Dokumenten zu belegen.

Warnhinweise, die durch Ausfüllen des Hinweisgeberformulars für Verstöße gegen die Firmenethik abgegeben werden, werden vom Rexel-Ethikausschuss bearbeitet.

Hinweisgeber müssen ihre Identität offenlegen, damit sich der Ethikausschuss von Rexel für Rückfragen bei Bedarf mit ihnen in Verbindung setzen kann.

Alle Hinweisgeber werden so auch zügig über den Eingang ihrer Meldung informiert. Zudem erfahren sie, in welchem Zeitrahmen sie normalerweise damit rechnen können, dass die notwendige Überprüfung ihrer Meldung auf Stichhaltigkeit erfolgt. Dies darf nicht länger als einen Monat (ab Eingang der Meldung) dauern.

Rexel achtet darauf, dass alle unangemessenen Verhaltensweisen eines Mitarbeiters, einer Tochtergesellschaft oder sogar eines Dritten, mit dem Rexel eine feste Geschäftsbeziehung pflegt, in allen Einzelheiten geprüft werden, sobald Rexel hiervon Kenntnis erhält.

Rexel trägt dafür Sorge, dass durch das Hinweisgeberverfahren die Identität des Hinweisgebers, die gemeldeten Sachverhalte und die überlassenen Dokumente sowie die Identität der von der Meldung betroffenen Personen streng vertraulich behandelt werden, selbst wenn Dritte benachrichtigt werden, immer vorausgesetzt, diese Benachrichtigung ist für die Überprüfung oder die Bearbeitung des Hinweises erforderlich. Von diesen Informationen erhalten nur die Mitglieder des Ethikausschusses Kenntnis, die einer besonders strengen Geheimhaltungspflicht unterliegen, es sei denn, besondere Gründe stehen dem ausschließlich zum Zweck der Überprüfung oder Bearbeitung des Hinweises entgegen.

Angaben, über die der Hinweisgeber identifiziert werden kann, dürfen auch ohne seine Zustimmung an die Justizbehörden weitergegeben werden; in allen anderen Fällen muss er der Weitergabe zustimmen.

Angaben, durch die eine Person, die Gegenstand eines Hinweises ist, identifiziert werden kann, dürfen zunächst nur an die Justizbehörden weitergegeben und erst dann bekannt gemacht werden, wenn feststeht, dass der Hinweis begründet ist.

Alle gemachten Angaben dürfen nur mit den Personen besprochen werden, die sie zur Bearbeitung des Hinweises berechtigterweise benötigen.

Rexel achtet jedoch generell darauf, dass für Personen, die von einem Hinweis betroffen sind, zunächst die Unschuldsvermutung gilt.

Alle Personen, denen durch einen Hinweis etwas vorgeworfen wird, werden über den sie betreffenden Sachverhalt informiert. Die Unterrichtung kann allerdings zeitverzögert erfolgen, falls sich herausstellt, dass z.B. zunächst der Sachverhalt überprüft werden muss oder Beweise zu sichern sind.

Es wird generell unter Beachtung der gesetzlichen und sonstigen einschlägigen lokalen Vorschriften und fair ermittelt.

Der Hinweisgeber wird immer dann über das Ermittlungsergebnis unterrichtet, wenn dies die Effizienz der Ermittlung nicht beeinträchtigt und Rexel nicht Gefahr läuft, gegen sonstige Geheimhaltungspflichten zu verstoßen.

Bei Ermittlungen sind alle Mitarbeiter aufgefordert, daran vollumfänglich mitzuwirken und auf erstes Ersuchen alle verlangten Angaben und Dokumente zu liefern.

Der Hinweisgeber und die vom Hinweis betroffenen Personen werden ggf. ordnungsgemäß über den Abschluss der Überprüfung bzw. der Ermittlungen informiert. Liefert ein Hinweis keine Anhaltspunkte für einen weiteren Handlungsbedarf, achtet Rexel darauf, dass alle Angaben zum Vorgang, die eventuell Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebers sowie der vom Hinweis betroffenen Personen zulassen, spätestens zwei Monate nach Abschluss der Überprüfung bzw. der Ermittlungen vernichtet werden. Falls die Ermittlungen zu einem Gerichtsverfahren führen, werden die Informationen aus dem Vorgang für den erforderlichen Zeitraum ordnungsgemäß archiviert.

SPEZIELLE SCHUTZMASSNAHMEN UND BESONDERE VERANTWORTUNG DES MITARBEITERS, DER EINEN HINWEIS ABGIBT

Gegen Rexel-Mitarbeiter, die in gutem Glauben und uneigennützig einen Warnhinweis abgegeben haben, dürfen deswegen keine Disziplinarmaßnahmen verhängt werden, und sie dürfen auch keinen Repressalien ausgesetzt werden

(z.B. Ausschluss von Stellenbesetzungsverfahren oder Streichung von Praktika oder Ausbildungsmaßnahmen, Kündigung oder Verhängung von Maßnahmen, die direkt oder indirekt diskriminierend wirken, so insbesondere im Bereich Bezahlung, Gewinnbeteiligung oder Aktienzuteilung, aber auch bei Schulungen und Umschulungen, Entsendungen, Qualifizierungen, Einstufungen, Aufstiegsmöglichkeiten, Versetzungen oder Vertragsverlängerungen).

Ist ein Rexel-Mitarbeiter der Ansicht, dass er nach Abgabe eines Warnhinweises Repressalien – Beispiele siehe vorstehend – ausgesetzt ist, hat er dies umgehend mitzuteilen.

„In gutem Glauben“ ist hier so zu verstehen, dass der Hinweisgeber zum Zeitpunkt seiner Meldung der Ansicht war, dass die übermittelten Informationen vollständig, ausgewogen und richtig waren, selbst wenn sich hinterher herausstellen sollte, dass die Meldung grundlos war. Wird einem Mitarbeiter bewusst, dass ein Warnhinweis unbegründet war, hat er dies Rexel sofort über das Hinweisgeberformular für Verstöße gegen die Firmenethik mitzuteilen.

„Uneigennützig“ ist so zu verstehen, dass der Hinweisgeber im Interesse der Allgemeinheit handelt und für sein Handeln keinerlei Vorteil oder Belohnung gleich welcher Art als Gegenleistung für seinen Hinweis erwartet.

Verleumdungen und in bösem Glauben abgegebene Warnhinweise können Disziplinarmaßnahmen zur Folge haben und gerichtlich verfolgt werden.

PERSONENBEZOGENE DATEN

Dieses Hinweisgeberverfahren stellt eine Verarbeitung personenbezogener Daten dar. In diesem Zusammenhang tritt Rexel Développement S.A.S. als der Verarbeitungsverantwortliche auf. Diese Datenverarbeitung wurde von der französischen Datenschutzbehörde CNIL genehmigt.

Ein Mitarbeiter, dessen persönliche Daten verarbeitet werden, ist eine natürliche Person, und als solche hat er bestimmte Rechte, die im Hinweisgeberformular näher erläutert werden.