Praktiska fall

ÄR DETTA ETT FALL AV KORRUPTION ELLER ANNAN OLAGLIG PRAXIS? HUR SKALL VI REAGERA:

1 — Jag öppnar ett nytt Rexel-kontor i ett land med stark tillväxt och där de lokala myndigheterna kräver en liten bonus för att installera våra telefonlinjer. Det verkar som om detta är vanligt i detta land. Ska jag betala?

• Nej. Om den påstådda betalningen inte matchar en legitim installationsavgift, behöver du inte betala. Det kan vara fråga om ”smörjpengar”. Det bör finnas ett lagligt alternativ och i vissa fall kan det vara önskvärt att kontakta tjänstemannens chef om dennes tillvägagångssätt verkar tveksamt.

2 — Jag förhandlar om införandet av nya produkter hos en ny kund. En konsult som arbetar för den här kunden kontaktar mig och berättar att han kan hjälpa mig genom att ge mig konfidentiell information om den här kunden.

• Du måste tacka nej till detta erbjudande och informera din närmaste chef. Det kan även vara nödvändigt att varna kunden om att en tredje part försöker förhandla om konfidentiell information som tillhör kunden.

3 — En säljare i ditt team föreslår att en gåva överlämnas till den person som ansvarar för inköp på ett kundföretag för att säkerställa att avtalet förnyas.

• Det är förbjudet för säljaren att överlämna en gåva som strider mot de regler som fastställts i proceduren ”gåvor och underhållning”. Det bör förklaras för säljaren att gåvan skulle kunna tolkas som att försöka påverka besluten hos kundens inköpschef. Sedan bör säljaren uppmuntras att gå en utbildning om riskerna med korruption.

4 — En leverantör erbjöd mig produkter från dennes eget märke. Jag tror inte att värdet är speciellt stort. Kan jag acceptera erbjudandet?

• Du kan acceptera gåvan om detta inte kommer att påverka din relation med leverantören. Du får enbart ta emot gåvor eller inbjudningar av lågt värde. Exempelvis kan produkter med leverantörens logotyp i allmänhet accepteras. Om du har några tvivel om produktens värde och på vilket sätt du skall behandla ämnet måste du ta kontakt med din närmaste chef. I tveksamma fall bör du aldrig fatta ett beslut själv.

5 — Kan jag ge en Rexel-kund en biljett till en viktig rugbymatch om jag själv inte kan gå?

• Det skulle vara bra om någon från Rexel kunde följa med kunden. Samma regler gäller om en leverantör bjuder med en Rexel-medarbetare. En inbjudan måste nödvändigtvis vara lämplig, rimlig och vanlig med tanke på den yrkesmässiga aktiviteten och den inbjudande parten måste delta.

6 — Som en del av min verksamhet på Rexel, organiserar jag många evenemang, mässor etc. Hotellet där jag ofta bor erbjöd mig en helg med alla utgifter betalda till mina föräldrar. Det var en mycket trevlig överraskning. Kan jag acceptera erbjudandet?

• Nej. Även om detta erbjudande inte rör mig direkt så vet jag mycket väl att det blir svårt för mig att vara opartisk vad gäller våra framtida relationer. En eventuell intressekonflikt är oacceptabel. Du måste artigt tacka nej till detta erbjudande och samtidigt förklara varför.

7 — Vi har precis vunnit en upphandling med en ny kund. Min försäljningschef upplyser mig om att kunden vill fira händelsen på en strippklubb. Kan jag acceptera?

• De inbjudningar som erbjuds till våra partners, kunder eller leverantörer måste vara rimliga och acceptabla. En kväll av detta slag är tvärtemot Rexels värderingar. Du måste hitta ett alternativ och på så sätt skydda Rexels rykte under alla omständigheter. Under inga omständigheter får kontanter användas för ”underhållning” av våra partners, kunder, leverantörer eller medarbetare.

8 — Jag tror att jag har identifierat ett fel när jag gick igenom reseräkningarna, och konstigt nog ser det ut som att ingen upptäckt felet tidigare. Jag är osäker på om jag borde tala med min chef, jag vill inte göra honom upprörd. Vad bör jag göra?

• Du måste föra informationen vidare. Om du efter det att ett fel uppdagats håller tyst begår du ett yrkesmässigt fel och detta tjänar inte Rexels långsiktiga intressen.

9 — En kund vill få en och samma beställning betald på olika sätt, med banköverföring, check och kontanter. Är det acceptabelt?

• Man bör vara mycket vaksam med denna typ av begäran vad gäller transaktioner. En sådan begäran kan dölja penningtvättsverksamhet. Den här typen av betalningar kan enbart accepteras i undantagsfall och efter att ha fått ett godkännande från din chef. Särskild uppmärksamhet bör ägnas begäran om kontantbetalning, till personer som inte förekommer på avtalet eller till konton som är ovanliga i etablerade affärsförhållandet eller när bankkontot ligger i ett annat land än det kontrakterade företaget. När bankkontot inte har samma namn som det kontrakterade företaget måste betalningen vägras.

10 — Min make arbetar för en konkurrent till Rexel. Vi pratar inte om våra jobb, men jag är rädd för att en svår situation kan uppstå. Vad ska jag göra?

• Denna situation kan ge sken av en intressekonflikt. För att skydda dig bör du prata med din chef eller din personalchef. Och du och din make måste säkerställa att all professionell, konfidentiell eller hemlig information förblir skyddad.

11 — Jag har fått reda på att en av mina vänner arbetar med en tjänsteleverantör. Jag ser ingen intressekonflikt för vi diskuterar aldrig våra jobb. Bör jag göra något?

• Du måste anmäla detta till din närmaste chef. Intressekonflikter, även om de endast är skenbara eller potentiella är den gyllene regeln att avslöja detta och informera om situationen i detalj. Denna situation bör inte ha någon inverkan på valet av leverantör, om det visar sig att det är detta företag som bäst tjänar Rexels intressen. Det kan dock hända att du blir ombedd att inte delta i valet av den här leverantören.

12 — Inom ramen för utarbetandet av ett svar på ett offentligt anbudsförfarande uppstod ytterligare kostnader för en konsult vars roll inte var klart definierad. Jag inser att denna person är av samma familj som en av medlemmarna i den kommission som kommer att granska svaren till anbudet.

• Denna situation är särskilt känslig och kan liknas vid missbruk av inflytande. Om konsulten har missbrukat sitt inflytande över beslutsfattarna för att försöka vinna anbudet, kommer detta beteende att straffas på samma sätt som korruption.