Plačila in ravnanja, ki zahtevajo posebno pozornost

DARILA IN VABILA

Prepovedano je ponujanje ali sprejemanje daril ali povabil, ki lahko vplivajo ali ki bi lahko vplivala na poslovno razmerje.

Prepovedano je tudi ponujati ali sprejemati darila ali povabila v času ponovnih pogodbenih pogajanj, tarifnih razprav ali javnih razpisov.

Na splošno velja, da so darila, vabila in druge ugodnosti sprejemljive, če so nizke vrednosti, prilagojene razmeram in ponujene v dobri veri (brez nepotrebnega nadomestila).

V vsakem primeru je treba:

• Obdržati pisno in natančno evidenco o darilu, povabilu ali drugi ugodnosti in njegovi utemeljitvi;
• Zagotoviti, da niso bile te koristi ponujene z namenom, da vplivajo na odločitev;
• Obvestiti svojega nadrejenega;
• Vedno upoštevati pravila, ki veljajo za stranke in dobavitelje v zvezi z darili, obroki in zabavo.

V skladu z veljavno politiko stroškov, podjetje Rexel povrne za strokovno upravičene obroke, gostinstvo, potovanja in nastanitve.

KAKO REAGIRATI?
Če vam je ponujeno darilo, obrok ali če ste povabljeni pod pogoji, ki bi lahko vplivali na vaš presojo, ali ki bi lahko vplivali na vašo presojo, morate vljudno zavrniti in pojasniti predpise podjetja Rexel na tem področju. Če zavrnete darilo ali povabilo in to vznemiri potrošnika, dobavitelja ali posrednika, obvestite svojega nadrejenega ali svojega korespondenta za etiko in skladnost, ki se bo z vami odločil za rešitev.

NA KRATKO — DARILA

Da

Osredotočite se na ponudbo in prejemanje daril s simbolično vrednostjo, npr. pisalo, majico ali druge promocijske izdelke z logotipom ali trofeje in kipi, ki nosijo napis v priznanje poslovnega odnosa.

Uporabite postopek darila in zabava, ki se uporablja lokalno v vaši družbi.

Obvestite svojega nadrejenega o prejetih in ponujenih darilih.

Ne

Ne sprejemajte daril od javnega uslužbenca in ga ne ponudite brez predhodnega dovoljenja vodje linije, ki je odgovoren za to dejavnost.

Ne sprejemajte daril v zameno za dejanja ali obljube od stranke, dobavitelja ali ponudnika.

Ne naročajte daril od stranke, dobavitelja ali ponudnika storitev.

Ne sprejmite ali ponudite denarja ali podobnega, kot je darilni bon.

NA KRATKO — PREHRANA IN ZABAVA

Da

Lahko sprejmete občasne jedi in razvedril od stranke ali dobavitelja, če se sam udeleži prireditve in če je stroškov majhen. Povabite ali sprejmite vabila za obroke, ki jih upravičujejo čas trajanja poslovnih srečanj ali strokovnih dogodkov.

Uporabite postopek darila in razvedrilni dogodki ki se lokalno uporabljajo, če le-ti obstajajo.

Ne

Ne sprejemajte obrokov ali razvedrilnih dogodkov od javnega uslužbenca in jih ne ponudite brez predhodnega dovoljenja vašega nadrejenega.

Ne sprejemajte obroke ali razvedrilnih dogodkov v zameno za kar morate storiti, ali kar obljubite da boste naredili za stranko, dobavitelja blaga ali ponudnika storitev.

Ne naročite obrokov ali razvedrilnih dogodkov od stranke, dobavitelja ali ponudnika storitev.

NA KRATKO — POTOVANJA IN PRIREDITVE

Da

Po pridobitvi dovoljenja vašega nadrejenega lahko sodelujete izključno na strokovnih dogodkih.

Če ste povabljeni s strani stranke ali dobavitelja na dogodek, ki zahteva potovanje ali namestitev, prosite za dovoljenje svojega nadrejenega, ki bo ugotovil, ali je vaša prisotnost strokovno utemeljena.

Uporabite postopek darila in zabava, ki se uporablja lokalno v vaši družbi.

Ne

Ne sprejemajte in ne vabite na dogodke, če niso strogo profesionalni.

Ne sprejemajte vabil za zakonce, otroke in druge sorodnike.

Ne prosite stranke ali dobavitelja za vabila na dogodke ali potovanja.

OLAJŠAVA PLAČIL

»Olajševalna plačila« so plačila, ki so pogosto majhni zneski, namenjeni javnim uslužbencem, da olajšajo ali pospešijo rutinske upravne ukrepe ali storitve, kot so nekatere upravne formalnosti, vloge za dovoljenja, namestitev elektroenergetskih linij, carinjene, oddaja naročil itd.

»Izplačila za olajšave« so prepovedana.

DOBRODELNOST, SPONZORSTVO
IN POLITIČNO FINANCIRANJE

Zagotoviti je treba, da dobrodelni prispevki, pokroviteljski in sponzorski ukrepi niso »prikrita« dejanja korupcije.

• Ponuditi, obljubiti ali dajati denar ali kaj drugega (darila, vabila…) dobrodelnim ali podobnim organizacijam, kateri koli družbi ali sponzorski organizaciji ali za sponzorirano dejavnost v namen pridobitve kakšne koli koristi za Rexel je prepovedano.

Pokroviteljstvo je finančna ali materialna podpora podjetju ali posamezniku za dejavnost ali splošni interes (kultura, raziskave, humanitarni nameni…).

Sponzorstvo se nanaša na finančno ali materialno podporo za dogodek ali posameznika, ki oglaševalskemu partnerju v zameno zagotovi različne oblike prepoznavnosti.

V zvezi z bolj specifičnimi prispevki za politične stranke želi podjetje Rexel ohraniti stališče nevtralnosti do političnih strank ali političnih osebnosti, zato je prepovedano kupiti kakšno koli darilo ali nuditi kakršno koli korist politični stranki ali politiku.

V zasebnem življenju lahko seveda vsak sodelavec sodeluje v političnih dejavnostih, če mu je popolnoma jasno, in vsem njegovim sogovornikom, da to ne počne v imenu podjetja Rexel ali kot del svoje poklicne dejavnosti.

Da

Vedno pridobite predhodno odobritev vašega nadrejenega.

Preverite obstoj in ugled dobrodelne ali sponzorske družbe, združenja ali dobrodelne organizacije.

Prepričajte se, da je pogodba formalizirana.

Ne

Dobrodelnost, pokroviteljstvo ali sponzorstvo ne sme biti ali se obravnavati kot poskus pridobitve neupravičene prednosti.

Nikoli ne podarite darila fizični osebi.

Nikoli ne dajajte gotovine.

ODNOSI S STRANKAMI, DOBAVITELJI, PONUDNIKI STORITEV, POSREDNIKI IN PARTNERJI

Rexel želi spodbuditi poslovne odnose s strankami, dobavitelji, ponudniki storitev, posredniki in partnerji, ki delijo zaveze podjetja Rexel o etiki in skladnosti, zlasti v zvezi s preprečevanjem korupcije.

Zaposleni v podjetju Rexel morajo sporočiti zavezanost podjetja Rexel do preprečevanja korupcije in njegovih standardov na tem področju s strankami podjetja Rexel, dobavitelji, ponudniki storitev, posredniki in partnerji.

Zaposleni v podjetju Rexel so dolžni čim bolj omejiti uporabo posrednikov. Posrednik je strokovnjak, čigava naloga je, bodisi da nam pomaga ali nas zastopa v okviru naših odnosov z poslovnimi partnerji (strankami, dobavitelji) ali z javnimi organi.

Pri izbiri in sodelovanju s posredniki je treba uporabiti posebne ukrepe.

Moramo biti pozorni na vse elemente ali razmere, ki bi lahko povzročile dvome o integriteti posrednika: to so opozorila ali »rdeče zastave«.

Ti razpisi ukrepov, katerih identifikacija mora voditi do poglobljene analize posrednika, so lahko:

• Slab ugled lokalnega poslovnega okolja;
• Pomanjkanje preglednosti v poslovnih odnosih;
• Dejanski ali očiten obstoj nasprotja interesov;
• Obstoj ciljnih in vztrajnih priporočil tretje osebe…

Nazadnje, in v vsakem primeru bi bilo treba plačila posrednikom izvršiti samo:

• če so zakoniti;
• skladno s pogoji pogodbe;
• realizirani proti dostavi računa v dobrem stanju.

LOBIRANJE

Podjetje Rexel razume lobiranje kot dejavnost za vzpostavitev in negovanje dialoga z regulatornimi organi, ki lahko vplivajo na poslovanje podjetja Rexel, da bi razložilo in uveljavilo svoje stališče.

Načeloma podjetje Rexel ne more zaposliti nikogar z upravnimi ali vladnimi funkcijami, da bi se potegoval za njegove interese.

Za kakršno koli uporabo lobistov (in bolj splošno vplivnih nalog, zaupanih tretji osebi) v interes podjetja Rexel, je potrebno dobiti predhodno dovoljenje nadzornika za skladnost.

Vsako lobiranje v imenu podjetja Rexel mora izpolnjevati naslednje pogoje:

• upoštevati mora nacionalne in mednarodne zakone in predpise ter predpise, ki so značilni za institucije, usmerjene v dejavnost lobiranja;
• biti mora pregledno;
• biti mora razumno in sorazmerno;
• javnim osebam se ne sme predlagati ali posredovati daril, donacij ali kakršne koli prednosti;
• ne sme se ustvarjati nasprotja interesov;
• ustrezno mora biti dokumentirano in dokumentacija mora biti shranjena na primeren in trajnosten način.

Sodelavec mora nujno zaprositi svojega nadrejenega za dovoljenje za razpravo s predstavniki javnih organov, politikov, poklicnih združenj ali katerega koli drugega javnega organa.

Poleg tega podjetje Rexel v bolj specifičnem okviru organizacije dogodkov ne more povabiti zainteresiranih strank, ki zasedajo položaj v javni ali vladni ustanovi, da se izrazijo v zameno za plačilo nadomestila.