Руководство по вопросам этики

Процедуры информирования и уведомления о нарушении

Практическое руководство по вопросам этики
Процедуры информирования и уведомления о нарушении
Rexel: компания с ответственной общественной позицией
Rexel: ответственность со стороны работодателей и сотрудников
PDF
Rexel поощряет диалог: сотрудники, а также третьи лица, с которыми Rexel находится в деловых отношениях, могут открыто выражать свои опасения или сообщать о нарушении.

У ВАС ЕСТЬ ВОПРОС ИЛИ ОПАСЕНИЕ?

У сотрудников, а также третьих сторон, с которыми Rexel находятся в контакте, могут иметься опасения или вопросы относительно определенных практик, и они могут нуждаться в помощи или совете.

В таком случае сотрудникам, а также заинтересованным третьим лицам предлагается проконсультироваться с компетентными лицами в компании Rexel, чтобы обсудить это открыто.

Сотрудники могут обратиться к своему непосредственному или косвенному руководителю либо Ответственному по вопросам этики, или к Ответственному за обеспечение соответствия требованиям Rexel.

Третьи стороны, с которыми Rexel находится в контакте, и другие заинтересованные стороны могут обратиться к Ответственному по вопросам этики или к Ответственному за обеспечение соответствия требованиям Rexel.

ВЫ ЖЕЛАЕТЕ СООБЩИТЬ О НАРУШЕНИИ?

Rexel призывает всех своих сотрудников сообщать о серьезных или неприемлемых нарушениях поведения или требованиях, в частности, в следующих сферах:

  • Коррупция, включая любое нарушение кодекса поведения
  • Притеснения
  • Дискриминация
  • Здоровье, гигиена или безопасность
  • Права человека
  • Конфликт интересов
  • Антиконкурентная практика
  • Окружающая среда
  • Налоговое мошенничество
  • Финансовое или бухгалтерское мошенничество
  • Злоупотребление информацией
  • Фиктивная занятость
  • Личные данные / компьютерная безопасность
  • Любое серьезное и явное нарушение закона
  • Любая угроза или серьезный ущерб общественным интересам

Кроме того, информирующие о нарушении смогут сообщать обо всех рисках серьезного нарушения прав человека, основных свобод, безопасности, а также рисках причинения вреда здоровью человека и окружающей среде. Использование описанной ниже системы является необязательным. Ее неиспользование не будет иметь никаких последствий для сотрудников, которые могут использовать другие средства информирования. Третьи стороны, с которыми Rexel установили деловые отношения, также могут раскрывать Rexel любое серьезное или неприемлемое поведение, касающееся Группы Rexel, одного из ее сотрудников или одной из ее дочерних компаний.

ПРОЦЕДУРА УВЕДОМЛЕНИЯ О НАРУШЕНИИ

Любое уведомление о нарушении должно быть сделано посредством заполнения формы «Сообщение о нарушении этики», доступное по адресу http://www.rexel.com/fr/alerte-ethique/.

Данную форму следует использовать в тех случаях, когда уведомление о нарушении касается серьезного или неприемлемого нарушения, как определено выше.

Данную форму также следует использовать в случаях, когда обычные каналы информирования, а именно обращение к непосредственному или косвенному руководителю, Ответственному по вопросам этики или к Ответственному за обеспечение соответствия требованиям Rexel, могут быть неуместными.

Информация, переданная в рамках сообщения о нарушении, должна быть достаточно точной и детализированной, чтобы можно было провести необходимые проверки.

Насколько это возможно, рекомендуется обосновать утверждения документально.

Уведомления о нарушении, сделанные посредством заполнения формы «Уведомление о нарушении этики», рассматриваются Комитетом по этике Rexel.

Автору уведомления о нарушении необходимо назвать свое имя, в частности, для того, чтобы Комитет по этике Rexel при необходимости мог обмениваться с ним информацией.

На практике, любое лицо, сообщившее о нарушении, быстро получает подтверждение получения его уведомления. Автора уведомления о нарушении также информируют об обоснованно прогнозируемом сроке необходимого рассмотрения приемлемости его уведомления о нарушении (при этом срок не может превышать один месяц с момента получения уведомления).

Группа Rexel следит за тем, чтобы любое неуместное поведение одного из ее сотрудников, одной из ее дочерних компаний или даже третьей стороны, с которой Rexel находится в установленных отношениях, подробно рассматривалось, если подобное поведение доведено до сведения Rexel.

Rexel следит за тем, чтобы процедура уведомления о нарушении обеспечивала строгую конфиденциальность личности автора сообщения, фактов и документов, имеющих отношение к нарушению, а также лиц, на которые распространяется уведомление о нарушении, в том числе в случае информирования третьих лиц, если это необходимо, с единственной целью проверки или обработки уведомления. Данная информация будет известна только членам Комитета по этике, связанным обязательствами повышенной конфиденциальности, за исключением особых требований с единственной целью проверки или обработки уведомления о нарушении.

Детали, которые могут идентифицировать сообщающего о нарушении, не могут быть раскрыты никому, кроме судебных органов, с согласия сообщающего о нарушении.

Детали, которые могут идентифицировать лицо, репутация которого поставлена под сомнение уведомлением о нарушении, не могут быть раскрыты никому, кроме судебных органов, после установления обоснованности уведомления.

Любая предоставляемая информация может быть передана только тем лицам, у которых имеется законная необходимость обеспечить обработку уведомления.

В любом случае, Rexel обеспечивает соблюдение принципа презумпции невиновности соответствующих лиц, если это применимо.

Любое лицо, репутация которого поставлена под сомнение вследствие уведомления о нарушении, будет проинформировано о характере касающихся его заявлений. Тем не менее, такое информирование не всегда может оказаться незамедлительным, например, в тех случаях, когда необходимо проверить факты или сохранить доказательства.

Любое расследование проводится справедливым образом в соответствии с применимыми местными законами и правилами.

Автор уведомления о нарушении будет проинформирован о результатах расследования во всех случаях, за исключением тех, при которых такое информирование может поставить под угрозу эффективность расследования и подвергнуть Rexel рискам в отношении других имеющихся обязательств по соблюдению конфиденциальности.

В ходе расследования все сотрудники должны обеспечивать максимальное сотрудничество и предоставлять по первому запросу любую информацию и документы.

Автор уведомления о нарушении, а также лица, затрагиваемые таким уведомлением, будут должным образом проинформированы о завершении действий по проверке или расследования, в зависимости от обстоятельств. В ситуациях, при которых уведомление о нарушении не приводит к какому-либо продолжению, Rexel обеспечивает уничтожение всех материалов дела, которые могут позволить установить личность автора уведомления, а также лиц, о которых идет речь в уведомлении, в течение не более двух месяцев с момента завершения проверки или расследования. В тех случаях, когда расследование приводит к судебному разбирательству, материалы дела должным образом сохраняются на необходимый период.

ОСОБЫЕ МЕРЫ ЗАЩИТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СОТРУДНИКА, СООБЩИВШЕГО О НАРУШЕНИИ

Сотрудник Rexel, добросовестно и бескорыстно сообщивший о нарушении, не может быть подвергнут дисциплинарным санкциям или действиям репрессивного характера

(например, таким, как исключение из процедуры приема на работу, отказ в доступе к стажировке или к курсу профессиональной подготовки, увольнение или дискриминация, прямая или косвенная, в частности, в рамках оплаты труда, участия в распределении прибыли или распределении акций, обучения, переквалификации, назначения, квалификации, классификации, продвижения по службе, перевода на другую должность или продления контракта) по этой причине.

Любой сотрудник Rexel, который считает себя объектом репрессивных действий, как определенно выше, вследствие сделанного им уведомления о нарушении, должен немедленно сообщить об этом.

«Добросовестно» означает, что в момент уведомления о нарушении сообщающий считал, что предоставленная информация является полной, честной и точной, даже если позже выяснилось, что такое сообщение было необоснованным. Если сотрудник осознал, что его уведомление было необоснованным, он должен немедленно проинформировать Rexel, воспользовавшись формой «Уведомление о нарушении этики».

«Бескорыстно» означает, что сообщающий действует в общественных интересах и не ожидает прибыли в какой бы то ни было форме или вознаграждения какого-либо вида в обмен на свое уведомление.

Заведомо ложный донос и недобросовестные уведомления о нарушении могут привести к дисциплинарным мерам и судебным преследованиям.

ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ

Данная процедура сообщения о нарушении представляет собой обработку персональных данных, за которую отвечает Rexel Développement S.A.S. На ее осуществление необходимо разрешению Национальной комиссии по информатике и свободам (Commission nationale de l’informatique et des libertés, CNIL).

В качестве физического лица, чьи личные данные подвергаются обработке, у работника есть права, подробно изложенные в форме «Уведомление о нарушении этики».