Кодекс поведения в отношении борьбы с коррупцией

Платежи и методы, требующие особого внимания

Введение
Общие принципы
Платежи и методы, требующие особого внимания
Случаи из реальной жизни
Приложения
PDF

ПОДАРКИ И ПРИГЛАШЕНИЯ

Предложение и принятие подарков или приглашений, которые могли бы повлиять или восприниматься как влияющие на деловые отношения, запрещены.

Еще более строго запрещено предлагать или принимать подарки либо приглашения в периоды пересмотров договоров, обсуждения тарифов или тендеров.

Как правило, подарки, приглашения и другие льготы считаются приемлемыми, если они имеют низкую стоимость, адекватны обстоятельствам и предлагаются добросовестно (а не в обмен на что-либо неправомерное).

В любом случае необходимо:

  • Сохранить письменную и точную запись о подарке, приглашении или любом другом преимуществе и его оправдании,
  • Убедиться, что не может быть воспринято так, будто эти преимущества предложены с целью повлиять на какое-либо решение.
  • Проинформировать об этом своего непосредственного руководителя.
  • Всегда учитывать правила, применимые у клиентов и поставщиков в отношении подарков, питания и развлечений.

В соответствии с применимой политикой отчетов о представительских расходах Rexel возмещает расходы на профессионально обоснованное питание, поездки и проживание.

КАК РЕАГИРОВАТЬ?
Если вам предлагают подарок, обед или приглашение в условиях, которые могут повлиять на ваше мнение или которые могут быть восприняты как могущие повлиять на ваше суждение, вы должны вежливо отказаться и объяснить правила Rexel по данному вопросу. Если возврат подарка или отказ от приглашения рискует обидеть клиента, поставщика или заинтересованного посредника, сообщите об этом своему непосредственному руководителю или вашему Ответственному по вопросам этики и Ответственному за обеспечение соответствия требованиям, которые примут решение совместно с вами.

КРАТКИЙ ОБЗОР — ПОДАРКИ

Да

Отдавайте предпочтение вручению и получению подарков символической ценности, например, ручка, футболка или другие рекламные предметы с логотипом, или призы и статуэтки с надписью, предлагаемые в знак признания деловых отношений.

Применяйте процедуру подарки и развлечения, применимую на местном уровне.

Информируйте своего непосредственного руководителя о полученных и предложенных подарках.

Нет

Не принимайте подарок от сотрудника государственного органа и не предлагайте его без предварительного разрешения непосредственного руководителя, ответственного за данную деятельность.

Не принимайте подарки в обмен на то, что вам нужно будет сделать, или обещать сделать что-то для клиента, поставщика товаров или услуг.

Не запрашивайте подарки у клиента, поставщика товаров или услуг.

Не принимайте и не предлагайте наличные деньги и т. п., например подарочный сертификат.

КРАТКИЙ ОБЗОР — ПИТАНИЕ И РАЗВЛЕЧЕНИЯ

Да

Вы можете принять приглашения на обед и развлечения от клиента или поставщика, если они сами присутствуют на таком мероприятии, и его стоимость разумна. Приглашайте или принимайте приглашения на обед, которые оправданы расписанием и продолжительностью деловых встреч или профессиональных мероприятий.

Применяйте процедуру подарки и развлечения, применимую на местном уровне, если таковая существует

Нет

Не принимайте приглашения на обед от сотрудника государственного органа и не приглашайте его без предварительного разрешения вашего непосредственного руководителя.

Не принимайте приглашение на обед или развлечения, в обмен на которое вам нужно будет что-то сделать или обещать сделать для клиента, поставщика товаров или услуг.

Не запрашивайте приглашения на обед или развлечения у клиента, поставщика товаров или услуг.

КРАТКИЙ ОБЗОР — ПОЕЗДКИ И МЕРОПРИЯТИЯ

Да

Вы можете участвовать в мероприятиях, имеющих исключительно профессиональную направленность, после получения разрешения своего руководителя.

Если вы приглашены клиентом или поставщиком на мероприятие, требующее поездки или проживания, спросите разрешения у своего руководителя, который должен будет определить, является ли ваше присутствие профессионально обоснованным.

Применяйте процедуру подарки и развлечения, применимую на местном уровне.

Нет

Не принимайте и не предлагайте приглашения на мероприятия, если они не носят строго профессиональный характер.

Не принимайте приглашение для супругов, детей и близких.

Не запрашивайте приглашения на мероприятия или поездки от клиента или поставщика.

ПЛАТЕЖИ ДЛЯ УПРОЩЕНИЯ ФОРМАЛЬНОСТЕЙ

«Платежи для упрощения формальностей» – это платежи, зачастую небольшие суммы, предоставляемые государственным должностным лицам для облегчения или ускорения обычных административных действий или услуг, таких как определенные административные формальности, запросы на получение разрешений, подведение электричества, таможенное оформление, заключение контракта и т. д.

«Платежи для упрощения формальностей» запрещены.

БЛАГОТВОРИТЕЛЬНОСТЬ, МЕЦЕНАТСТВО, СПОНСОРСТВО
И ПОЛИТИЧЕСКОЕ ФИНАНСИРОВАНИЕ

Необходимо убедиться, что благотворительные взносы, меценатские действия и спонсорские акции не являются «замаскированными» коррупционными действиями.

  • Предлагать, обещать или давать деньги или любые другие ценности (подарки, приглашения и т. д.) благотворительным или аналогичным организациям, любой компании или меценатской организации, либо в целях спонсируемой деятельности для получения какую-либо выгоды для Rexel запрещено.

Под меценатством понимается финансовая или материальная поддержка, оказываемая предприятием или физическим лицом в отношении акции или деятельности, представляющей общественный интерес (культура, исследования, гуманитарная деятельность и т. д.).

Спонсорство обозначает финансовую или материальную поддержку, предоставляемую мероприятию или отдельному лицу рекламным партнером в обмен на различные формы заметности.

Что касается более конкретного вклада в политические партии, Rexel желает сохранить нейтралитет по отношению к политическим партиям или политикам, поэтому запрещается вносить какие-либо пожертвования или предоставлять какие-либо преимущества политическим партиям или политикам.

Разумеется, в рамках своей личной жизни каждый Сотрудник может участвовать в политической деятельности, если ему и всем его собеседникам совершенно ясно, что он не делает этого ни от имени Rexel ни в рамках своей профессиональной деятельности.

Да

Систематически получайте предварительное одобрение своего непосредственного руководителя.

Проверьте само существование и репутацию благотворительной организации, ассоциации, меценатской или спонсорской организации, получающей деньги.

Обратите внимание на то, чтобы было оформлено соглашение.

Нет

Благотворительность, меценатство или спонсорство не должно являться или давать повод считаться попыткой получить неправомерное преимущество.

Никогда не делайте пожертвования физическому лицу.

Никогда не вручайте пожертвования наличными.

ОТНОШЕНИЕ С КЛИЕНТАМИ, ПОСТАВЩИКАМИ ТОВАРОВ И УСЛУГ, ПОСРЕДНИКАМИ И ПАРТНЕРАМИ

Rexel желает способствовать деловым отношениям с клиентами, поставщиками товаров и услуг, посредниками и партнерами, которые разделяют обязательства по этике и обеспечению соответствия требованиям Rexel, в том числе в сфере предупреждения коррупции.

Сотрудники Rexel обязаны информировать клиентов, поставщиков товаров и услуг, посредников и партнеров Rexel о приверженности Группы Rexel делу предотвращения коррупции и ее стандартах в этой сфере.

Сотрудники Rexel обязаны максимально ограничивать использование посредников. Посредник – это профессионал, чья роль заключается в том, чтобы помогать нам или представлять нас в рамках наших отношений с нашими деловыми партнерами (клиентами, поставщиками) или с государственными органами.

При выборе посредников и сотрудничестве с ними должны применяться особые меры.

Необходимо проявлять особую бдительность в отношении любого факта или любой ситуации, которые могут вызвать сомнения в честности посредника: это предупреждающие сигналы или тревожные признаки.

Такими предупреждающими сигналами, выявление которых должно привести к углубленному анализу посредника, могут быть:

  • плохая репутация местной деловой среды;
  • отсутствие прозрачности в деловых отношениях;
  • фактическое или очевидное существование конфликтов интересов;
  • существование целенаправленных и настойчивых рекомендаций, сделанных третьей стороной, и т. д.

Наконец, при любых обстоятельствах платежи посредникам должны производиться только в том случае:

  • если они являются законными;
  • соответствуют условиям контракта;
  • осуществляются при выставлении корректного счета-фактуры.

ЛОББИРОВАНИЕ

Rexel рассматривает лоббирование как деятельность по установлению и развитию диалога с органами власти, отвечающими за положения, которые могут повлиять на деятельность Rexel, с тем, чтобы объяснить и утвердить свою позицию.

Rexel принципиально не может нанимать для защиты своих интересов лиц, занимающих административную или государственную должность.

На любое использование лоббистов (и вообще, любую миссию влияния, возложенную на третьих лиц) в интересах Rexel необходимо получить предварительное разрешение Ответственного за обеспечение соответствия требованиям.

Любая лоббистская деятельность от имени Rexel должна обязательно соответствовать следующим условиям:

  • соблюдение внутригосударственных и международных законов, а также правил и положений учреждений, охватываемых лоббированием;
  • осуществляться с соблюдением прозрачности;
  • быть разумной и соразмерной;
  • не предлагать и не передавать должностным лицам, к которым обратились, подарки, пожертвования или какие-либо преимущества;
  • не создавать конфликт интересов;
  • быть надлежащим образом задокументирована, при этом документация должна храниться удовлетворительным и долговечным образом.

Сотрудник в обязательном порядке должен обратиться к своему непосредственному руководителю за разрешением на вступление в дискуссии с представителями государственных органов, политиков, профессиональных ассоциаций или любым другим общественным деятелем.

Более того, в более специфическом контексте организации мероприятий, Rexel не может приглашать выступающих, занимающих должность в общественном или государственном учреждении, высказываться в обмен на выплату вознаграждения.