Guia de Ética

Procedimentos de comunicação e denúncia de irregularidades

O Guia de Ética na prática
Procedimentos de comunicação e denúncia de irregularidades
Rexel: uma empresa socialmente responsável
Rexel: entidade empregadora e colaboradores responsáveis
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A Rexel incentiva o diálogo: os seus colaboradores e os terceiros com quem a Rexel mantém relações podem manifestar abertamente as suas preocupações ou denunciar uma irregularidade.

­­­TEM ALGUMA DÚVIDA OU PREOCUPAÇÃO?

Os colaboradores e terceiros com os quais a Rexel se relaciona podem ter dúvidas ou preocupações sobre determinadas práticas e podem precisar de ajuda ou de aconselhamento.

Nestas circunstâncias, os colaboradores, bem como os terceiros implicados, são convidados a consultar as pessoas competentes na Rexel, para discutir abertamente a situação.

Os colaboradores podem abordar o seu superior hierárquico direto ou indireto ou o seu responsável em matéria de ética ou o Departamento de Compliance da Rexel.

Os terceiros com os quais a Rexel se relaciona e as demais partes interessadas podem abordar um responsável em matéria de ética ou o Departamento de Compliance da Rexel.

PRETENDE DENUNCIAR UMA IRREGULARIDADE?

A Rexel incentiva todos os seus colaboradores a denunciar comportamentos ou solicitações graves ou inaceitáveis, designadamente nos domínios seguintes:

  • Corrupção, incluindo qualquer violação do Código de Conduta
  • Assédio
  • Discriminação
  • Saúde, higiene ou segurança
  • Direitos humanos
  • Conflito de interesses
  • Prática anticoncorrencial
  • Meio ambiente
  • Fraude fiscal
  • Fraude financeira ou contabilística
  • Abuso de informação privilegiada
  • Empregos fictícios
  • Dados pessoais/segurança informática
  • Toda e qualquer violação grave e manifesta da lei
  • Toda e qualquer ameaça ou grave prejuízo do interesse público

Os denunciantes também podem comunicar todos os riscos de violação grave dos direitos humanos, das liberdades fundamentais, da saúde e da segurança das pessoas e do meio ambiente. O uso do sistema de denúncia descrito a seguir não é obrigatório. Os colaboradores não sofrerão consequências se não o usarem, podendo recorrer a meios alternativos de denúncia. Os terceiros com os quais a Rexel mantém uma relação comercial também podem dar a conhecer à Rexel a existência de qualquer comportamento grave ou inaceitável relativo ao Grupo Rexel, a um dos seus colaboradores ou a uma das suas subsidiárias.

PROCEDIMENTO DE COMUNICAÇÃO DE UMA IRREGULARIDADE

A comunicação de uma irregularidade deve ser efetuada através do preenchimento do formulário “Denúncia ética”, disponível no endereço http://www.rexel.com/en/ethical-alert/.

Este formulário deve ser utilizado em todos os casos em que a denúncia se refira a uma violação grave ou inaceitável conforme anteriormente definido.

Este formulário deve igualmente ser utilizado nos casos em que os canais de comunicação habituais, que consistem em abordar o superior hierárquico direto ou indireto, o responsável em matéria de ética ou o Departamento de Compliance da Rexel, não sejam apropriados.

As informações comunicadas no âmbito de uma denúncia devem ser suficientemente precisas e circunstanciadas para que as averiguações necessárias possam ser realizadas.

Sempre que possível, o autor da denúncia é incentivado a apoiar as alegações com provas documentais.

As comunicações de irregularidades efetuadas por meio do formulário “Denúncia ética” são processadas pelo Comité de Ética da Rexel.

O autor da denúncia deve identificar-se, designadamente para que o Comité de Ética da Rexel possa contactá-lo, se necessário.

De facto, qualquer pessoa que tenha comunicado uma irregularidade é rapidamente informada de que a sua denúncia foi devidamente recebida. O autor da denúncia é igualmente informado do tempo que pode ser razoavelmente previsto para analisar a admissibilidade da denúncia (sabendo que este período não pode exceder um mês após a receção da denúncia).

A Rexel garante que qualquer comportamento inadequado por parte de algum colaborador, subsidiária ou mesmo terceiro com quem a Rexel mantenha um relacionamento, será examinado em pormenor logo que tal comportamento seja levado ao conhecimento da Rexel.

A Rexel garante que o procedimento de denúncia de irregularidades assegura a estrita confidencialidade da identidade do denunciante, dos factos e documentos que constituem o objeto da denúncia e das pessoas visadas por esta, inclusive no caso de comunicação a terceiros desde que esta se revele necessária com o único propósito de verificar ou processar a denúncia. Assim, apenas os membros do Comité de Ética, vinculados por um dever de confidencialidade reforçado, terão conhecimento dessas informações, exceto no caso de exigência específica com o único propósito de verificar ou processar a denúncia.

Os elementos que possam levar à identificação do autor da denúncia não podem ser divulgados, exceto à autoridade judicial, a menos que o denunciante dê o seu consentimento.

Os elementos que possam levar à identificação da pessoa colocada sob suspeita pela denúncia não podem ser divulgados, exceto à autoridade judicial, enquanto o fundamento da denúncia não for estabelecido.

Qualquer informação comunicada só pode ser partilhada com as pessoas que têm uma necessidade legítima de conhecê-la para garantir o processamento da denúncia.

Em qualquer caso, a Rexel garante que a presunção de inocência das pessoas visadas seja cumprida quando aplicável.

Todas as pessoas sobre quem seja lançada uma suspeita no âmbito de uma denúncia serão informadas da natureza das alegações formuladas contra elas. No entanto, a informação pode não ocorrer de imediato se for necessário, por exemplo, verificar os factos ou salvaguardar as provas.

Qualquer investigação ocorrerá de forma equitativa e em total conformidade com a legislação e os regulamentos locais aplicáveis.

O denunciante é informado dos resultados da investigação, em todos os casos em que tal não impeça a eficiência da investigação e não coloque a Rexel em risco no que diz respeito a quaisquer obrigações de confidencialidade que possam ser aplicáveis.

Durante uma investigação, todos os colaboradores são obrigados a prestar a sua plena e integral colaboração e a facultar, ao primeiro pedido, todas as informações e documentos necessários.

O denunciante e todas as pessoas visadas pela denúncia são devidamente informados do arquivamento dos procedimentos de verificação ou da investigação, consoante o caso. Quando a denúncia não exigir seguimento, a Rexel destruirá todos os elementos do dossier de denúncia que possam permitir a identificação do denunciante, bem como dos visados, no prazo máximo de dois meses a partir do arquivamento dos procedimentos de verificação ou da investigação, consoante o caso. Se a investigação terminar com um procedimento judicial, os elementos do dossier serão devidamente retidos pelo período necessário.

PROTEÇÕES E RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS DO COLABORADOR QUE COMUNICA IRREGULARIDADES

Um colaborador da Rexel que tenha comunicado uma irregularidade de boa-fé e desinteressadamente não pode, por esse motivo, estar sujeito a sanções disciplinares ou medidas de retaliação

(como, por exemplo, ser excluído de um processo de recrutamento ou do acesso a um estágio ou a um período de formação profissional, ser demitido ou estar sujeito a medidas discriminatórias, diretas ou indiretas, nomeadamente em matéria de remuneração, regime de participação nos lucros ou distribuição de ações, formação, reclassificação, atribuição de serviço, qualificação, classificação, promoção profissional, transferência ou renovação de contrato).

Qualquer colaborador da Rexel que se julgue alvo de medidas de retaliação, conforme acima definidas, depois de ter comunicado uma irregularidade, deve assinalar imediatamente esse facto.

De “boa-fé” significa que, no momento em que a irregularidade foi comunicada, o denunciante acreditava que as informações prestadas eram completas, honestas e exatas, mesmo que posteriormente viesse a revelar-se que a denúncia não tinha fundamento. Se um colaborador se aperceber de que uma denúncia é infundada, deve informar de imediato a Rexel através do formulário “Denúncia ética”.

“Desinteressadamente” significa que o denunciante atua no interesse geral e que não espera obter qualquer benefício ou recompensa, seja de que natureza for, como contrapartida da denúncia.

As denúncias caluniosas e as irregularidades comunicadas de má-fé podem dar origem a sanções disciplinares, bem como a procedimentos judiciais.

DADOS PESSOAIS

Este procedimento de comunicação de irregularidades corresponde a um processamento de dados pessoais em que a Rexel Développement S.A.S. é a responsável pelo respetivo tratamento. Este processamento de dados foi autorizado pela Comissão Nacional da Informática e das Liberdades (Commission nationale de l’informatique et des libertés, CNIL).

Enquanto pessoa física titular dos dados pessoais que são processados, o colaborador beneficia dos direitos descritos no formulário “Denúncia ética”.