Retningslinjer for antikorrupsjon

Utbetalinger og praksis vi må være forsiktige med

Innledning
Generelle prinsipper
Utbetalinger og praksis vi må være forsiktige med
Praktisk tilfelle
Vedlegg
PDF

GAVER OG INVITASJONER

Å gi eller akseptere gaver eller invitasjoner som kan påvirke eller anses å påvirke et forretningsforhold, er forbudt.

Vær spesielt oppmerksom på forbudet mot å gi eller akseptere gaver eller invitasjoner i perioder hvor vi forhandler om kontrakter, tariffer eller anbud.

Generelt sett er det akseptert å godta gaver, invitasjoner og andre fordeler hvis disse er av lav verdi, tilpasset situasjonen og gitt i god tro (uten utilbørlig gjentjeneste).

I alle tilfeller skal vi:

  • skriftlig arkivere en presis beskrivelse av gaven, invitasjonen eller fordelen sammen med en kvittering
  • sørge for at dette ikke kan anses som en fordel som er gitt med den hensikt å påvirke en avgjørelse
  • informere direkte leder
  • alltid ta i betraktning hvilke regler som gjelder for å gi og motta gaver, måltider og underholdning hos kundene og leverandørene.

I henhold til gjeldende regler for refusjon av utgifter, tilbakebetaler Rexel utgifter til måltider, invitasjoner, reiser og opphold som gjennomføres i tilknytning til jobben.

HVORDAN OPPTRE?
Hvis noen vil gi deg en gave, spandere et måltid eller invitere deg under omstendigheter som kan påvirke dømmekraften din, eller som kan oppleves av andre som å påvirke dømmekraften din, skal du høflig avslå og forklare hvilke regler som gjelder i Rexel på dette området. Hvis det å levere tilbake en gave eller avslå en invitasjon kan komme til å fornærme kunden, leverandøren eller en tredjepart, skal du informere direkte leder eller personen som er ansvarlig for etikk og etterlevelse av lover og regler, slik at dere kan ta en avgjørelse i fellesskap.

KORT SAGT — GAVER

Ja

Gi og aksepter gaver som har symbolsk verdi, som for eksempel en penn, t-skjorte eller andre salgsfremmende artikler med logo, eller trofeer og statuetter med påskrift, som blir gitt som et symbol på et handelsforhold.

Følg de lokale prosedyrene for Gaver og representasjon.

Informer direkte leder om gaver du mottar og som du gir.

Nei

Ikke ta imot gaver fra en offentlig funksjonær eller gi personer i slike stillinger gaver uten godkjenning fra direkte leder for den aktiviteten det gjelder.

Ikke ta imot gaver som vederlag for noe du skal gjøre, eller lover å gjøre, for en kunde, leverandør eller tjenesteleverandør.

Ikke be om gaver fra en kunde, leverandør eller tjenesteleverandør.

Ikke ta imot eller gi kontanter eller gavekort o.l.

KORT SAGT — MÅLTIDER OG REPRESENTASJON

Ja

Du kan motta sporadiske måltider og representasjon fra en kunde eller en leverandør, hvis kunden eller leverandøren selv deltar og så lenge kostnadene er rimelige. Spander eller aksepter invitasjoner til måltider som er berettigede med tanke på tidspunkt og varighet på jobbmøter og profesjonelle arrangementer.

Påfør prosedyren for Gaver og underholdning når det er aktuelt.

Nei

Ikke ta imot måltider eller representasjon fra en offentlig funksjonær eller tilby personer i slike stillinger goder uten godkjenning fra direkte leder.

Ikke ta imot måltider eller representasjon som vederlag for noe du skal gjøre, eller lover å gjøre, for en kunde, leverandør eller tjenesteleverandør.

Ikke be om måltider eller representasjon fra en kunde, leverandør eller tjenesteleverandør.

KORT SAGT — REISER OG ARRANGEMENTER

Ja

Du kan delta på helt profesjonelle arrangementer etter å ha innhentet godkjenning fra direkte leder.

Hvis en kunde eller en leverandør inviterer deg til et arrangement hvor du må reise eller overnatte, skal du be om godkjenning fra direkte leder. Han skal avgjøre om det er faglig begrunnet at du deltar.

Følg de lokale prosedyrene for Gaver og representasjon.

Nei

Ikke ta imot eller gi invitasjoner til arrangementer som ikke er profesjonelle.

Ikke ta imot eller gi invitasjoner til ektefeller, barn eller andre slektninger.

Ikke be om invitasjoner til arrangementer eller reiser fra kunder eller leverandører.

TILRETTELEGGINGSBETALING

”Tilretteleggingsbetalinger” er utbetalinger – ofte små beløp – som gis til offentlige tjenestemenn for å lette eller påskynde handlinger eller vanlige administrative tjenester, som for eksempel visse administrative formaliteter, søknader om tillatelser, installasjon av kraftlinjer, fortolling, tildeling av kontrakter…

Tilretteleggingsbetalinger er forbudt.

VELDEDIGHET, VELGJØRENHETSARBEID, SPONSING
OG POLITISK FINANSIERING

Du må forsikre deg om at veldedige bidrag, velgjørenhetsarbeid og sponsing ikke er ”forkledd” korrupsjon.

  • Det er forbudt å tilby, love eller gi penger eller annet av verdi (gaver, invitasjoner…) til veldedige formål eller liknende, til bedrifter eller velgjørende organisasjoner eller for å sponse aktiviteter for å oppnå en fordel for Rexel.

Velgjørenhetsarbeid er økonomiske eller materielle bidrag fra en bedrift eller privatperson til et arrangement eller en aktivitet av allmenn interesse (kultur, forskning, humanitære formål…).

Sponsing refererer til økonomisk eller materiell støtte til en begivenhet eller et individ fra en annonsepartner i bytte for ulike former for eksponering.

Når det gjelder bidrag til politiske partier, ønsker Rexel å oppretteholde en nøytral posisjon vis-a-vis partier og politikere. Det er derfor forbudt å gi donasjoner eller fordeler til politiske partier eller politikere.

Hver medarbeider har selvsagt rett til å delta i politiske aktiviteter på fritiden, så lenge det kommer klart frem at medarbeideren deltar som privatperson og ikke representerer Rexel eller yrkesaktiviteten.

Ja

Be alltid om forhåndsgodkjenning fra direkte leder.

Kontroller at den veldedige organisasjonen, selskapet, foreningen eller velgjørenhetsorganisasjonen eksisterer, og at den har et godt rykte.

Sørg for at bidraget er formalisert og dokumentert.

Nei

Veldedige handlinger, velgjørenhet eller sponsing skal ikke være eller kunne anses å være et forsøk på å oppnå en uberettiget fordel.

Ikke gi donasjoner til fysiske personer.

Ikke gi bort kontanter.

KUNDE-, LEVERANDØR- OG TJENESTELEVERANDØRFORHOLD

Rexel ønsker å vektlegge forretningsforhold med kunder, leverandører, tjenesteleverandører, mellommenn og partnere som har de samme etiske retningslinjene og etterlevelse av lover og regler som Rexel, spesielt når det gjelder korrupsjonsforebygging.

Rexels medarbeidere er pålagt å formidle Rexels antikorrupsjonsarbeid og standardene som gjelder for dette til Rexels kunder, leverandører, tjenesteytere, mellommenn og partnere.

Rexels medarbeidere skal begrense så langt som mulig bruken av mellommenn. En mellommann er en profesjonell som skal hjelpe oss eller representere oss i våre relasjoner med handelspartnerne våre (kunder, leverandører) eller offentlige myndigheter.

Vi må være forsiktige når vi velger og samarbeider med mellommenn.

Spesielt oppmerksomme må vi være på tilfeller eller situasjoner som kan så tvil om mellommannens integritet – vi snakker her om varsellamper eller «Røde flagg».

Slike varsler skal føre til en grundig analyse av mellommannen. Dette gjelder ved:

  • dårlig rykte i det lokale forretningsmiljøet
  • mangel på åpenhet i forretningsforholdet
  • faktisk eller tilsynelatende interessekonflikter
  • tredjeparten insisterer på å spesifikt anbefale noen andre…

Avslutningsvis og i alle tilfeller skal utbetalinger kun gjøres hvis:

  • de er lovlige
  • de er i samsvar med en kontrakt
  • korrekt faktura blir etablert.

LOBBYVIRKSOMHET

Rexel definerer lobbyvirksomhet som en aktivitet som etablerer og opprettholder en dialog med myndigheter som har ansvar for regelverk som kan påvirke Rexels aktiviteter. Denne aktiviteten skal forklare og opprettholde Rexels posisjon.

Rexel kan som hovedregel ikke ansette noen med administrative eller statlige funksjoner for å forsvare sine interesser.

Bruk av lobbyister til Rexels fordel (og tredjeparter som skal drive innflytelse på vegne av Rexel), skal være forhåndsgodkjent av Compliance Officer (person ansvarlig for etterlevelse av lover og regler).

All lobbyvirksomhet på Rexels vegne skal oppfylle følgende betingelser:

  • respektere nasjonale og internasjonale lover og regler samt regler som gjelder for institusjonene det drives lobbyvirksomhet mot
  • drives åpenlyst
  • være rimelig og stå i forhold til ønsket oppnådd resultat
  • ikke tilby eller gi offentlige personer som kontaktes gaver, donasjoner eller andre fordeler
  • ikke føre til interessekonflikter
  • dokumenteres nøye og denne dokumentasjonen må oppbevares på en tilfredsstillende og varig måte.

Det er avgjørende at medarbeideren ber om tillatelse fra direkte leder til å inngå diskusjoner med representanter for offentlige myndigheter, beslutningstakere, fagforeninger eller andre offentlige aktører.

Videre kan ikke Rexel invitere foredragsholdere med offentlige stillinger til å tale under arrangementer mot vederlag.