Retningslinjer for antikorrupsjon

Praktisk tilfelle

Innledning
Generelle prinsipper
Utbetalinger og praksis vi må være forsiktige med
Praktisk tilfelle
Vedlegg
PDF

ER DET KORRUPSJON ELLER ULOVLIG PRAKSIS? HVORDAN OPPTRE:

1 — Jeg åpner et nytt Rexel-kontor i et marked med rask vekst, og de lokale myndighetene har bedt om en liten godtgjørelse for å installere telefonlinjene. Det virker som vanlig praksis i landet. Skal jeg betale?

  • Nei. Hvis summen ikke samsvarer med en legitim installasjonsavgift, skal du ikke betale. Det kan dreie seg om en tilretteleggingsbetaling. Her må du finne et juridisk alternativ. I enkelte tilfeller kan det være ønskelig å henvende seg direkte til lederen til den offentlige ansatte hvis praksis oppleves som tvilsom.

2 — Jeg er i ferd med å forhandle innføring av nye produkter hos en ny kunde. En konsulent som arbeider for denne kunden, tar kontakt med meg og forteller at han kan hjelpe meg. Han har konfidensiell informasjon om denne kunden.

  • Du skal avslå dette tilbudet og informere hierarkiet ditt. I dette tilfellet vil det nok også være viktig å informere kunden om at en tredjepart forsøker å selge konfidensiell informasjon som tilhører dem.

3 — En salgsrepresentant i teamet ditt foreslår å gi en gave til innkjøpsansvarlig i en bedrift som er kunde hos dere for å garantere at kontrakten fornyes.

  • Her må du forby salgsrepresentanten å gi en gave som ikke er i tråd med reglene i prosedyren ”Gaver og representasjon”. Du må forklare salgsrepresentanten at gaven kan oppfattes som et forsøk på å påvirke avgjørelsene til innkjøpsansvarlig og oppmuntre personen til å ta kurset om korrupsjonsrisiko.

4 — En leverandør har nettopp gitt meg produkter av eget merke. Jeg mener at produktene ikke er av stor verdi. Kan jeg godta det?

  • Du kan beholde gaven såfremt ikke gaven påvirker forholdet ditt til leverandøren. Du kan ta imot gaver eller invitasjoner av lav verdi. Produkter med leverandørens logo er generelt sett godtatt. Hvis du er i tvil om produktets verdi og hvordan du skal opptre, skal du be om råd fra lederen din. Ikke ta en avgjørelse alene hvis du er i tvil.

5 — Kan jeg gi en Rexel-kunde billetter til en viktig fotballkamp som jeg selv ikke kan delta på?

  • Noen fra Rexel skal delta på arrangementet sammen med kunden. Denne regelen gjelder også dersom en leverandør inviterer en Rexel-medarbeider. En invitasjon skal være passende, rimelig og vanlig med tanke på den faglige aktiviteten, og personen som inviterer deg, skal selv delta.

6 — Jeg organiserer ofte arrangementer, messer osv. gjennom jobben min i Rexel. Ett av hotellene hvor jeg ofte booker rom, har gitt meg et gratis week-end-opphold for foreldrene mine. Jeg synes det er en fin oppmerksomhet. Kan jeg godta det?

  • Nei. Selv om jeg selv ikke drar direkte fordel av dette tilbudet, er jeg klar over at hvis jeg godtar det, vil det være vanskeligere å være upartisk i fremtiden. Enhver interessekonflikt er uakseptabel. Jeg avslår høflig forslaget og forteller hvorfor jeg ikke kan godta det.

7 — Vi har nettopp håvet i land en kontrakt hos en ny kunde. Salgssjefen min informerer meg om at kunden ønsker å feire dette med et besøk på en stripteaseklubb. Kan jeg godta det?

  • Invitasjoner vi gir til partnere, kunder eller leverandører skal være rimelige og akseptable. Et slikt besøk er i strid med Rexels verdier. Du må finne et alternativ og opprettholde Rexels rykte til enhver tid. Kontanter skal aldri brukes til å ”underholde” partnerne, kundene, leverandørene eller medarbeiderne våre.

8 — Jeg har gått gjennom reiseregningene, og mener jeg har kommet over et avvik. Ingen andre har sett det. Jeg nøler med å snakke med lederen min om det, for jeg vil ikke fornærme ham. Hva skal jeg gjøre?

  • Du skal si fra. Hvis du ikke sier fra om avviket, gjør du en profesjonell feil og du tjener ikke de langsiktige interessene til Rexel.

9 — En kunde ønsker å betale for bestillingen sin fra ulike kontoer – både via bankoverføring, sjekk og kontanter. Er det akseptabelt?

  • Vær svært forsiktig med slike forespørsler og transaksjoner. Forespørslene kan dekke over for hvitvasking av penger. Slike betalinger kan bare godtas eksepsjonelt og etter at du har fått godkjenning fra lederen din. Vær særlig oppmerksomhet på tilbud om kontantbetalinger, av personer som ikke er nevnt i kontrakten eller fra andre kontoer enn den vanlige i det etablerte forretningsforholdet, eller hvis bankkontoen ligger i et annet land enn selve bedriften. Du skal avvise betalingen hvis bankkontoen ikke står i den betalende bedriftens navn.

10 — Ektefellen min arbeider for en konkurrent til Rexel. Vi snakker ikke om faglige aktiviteter, men jeg er redd det oppstår en delikat situasjon. Hva skal jeg gjøre?

  • Denne situasjonen kan skape en interessekonflikt. For å beskytte dere selv bør dere snakke med lederne deres eller HR-ansvarlig. Du og ektefellen din skal sørge for at all personlig informasjon, konfidensiell informasjon og privilegert informasjon blir holdt hemmelig.

11 — Jeg har blitt fortalt at én av vennene mine arbeider hos en tjenesteleverandør. Jeg ser ingen interessekonflikt, for vi snakker aldri om faglige aktiviteter. Skal jeg foreta meg noe?

  • Du skal si fra til lederen din. Når det gjelder tilsynelatende eller potensielle interessekonflikter er hovedregelen at du skal avdekke den og informere i detalj om situasjonen. Situasjonen bør ikke ha noen innvirkning på valget av tjenesteyter hvis det er denne som passer best for Rexel. Du kan likevel bli bedt om å ikke delta i utvelgelsen.

12 — I forbindelse med utarbeidelse av et svar på et offentlig anbud, ble det pådratt ytterligere kostnader for å ansette en konsulent som ikke hadde en klart bestemt rolle. Jeg blir klar over at denne personen er i slekt med ett av medlemmene i utvalget som skal gå gjennom anbudene.

  • Dette er en svært sensitiv situasjon og kan være en form for bestikkelse. Hvis konsulenten har misbrukt sin innflytelse ovenfor beslutningstakerne for å forsøke å dra i land avtalen, vil opptredenen kunne straffes på lik linje med korrupsjon.