Etisk guide

Rexel: en ansvarlig bedrift med samfunnsborgerskap

Etisk guide i praksis
Kommunikasjonsprosedyrer og varsling
Rexel: en ansvarlig bedrift med samfunnsborgerskap
Rexel: en ansvarlig arbeidsgiver og ansvarlige medarbeidere
PDF

Rexel legger vekt på prinsippene som gjør bedriften ansvarlig og bidrar til samfunnsborgerskap – også for styringsreglene som gjelder på alle nivåer i konsernet. Disse prinsippene utgjør rammen for ansvarlig opptreden og samfunnsborgerskap internt og i relasjoner med eksterne interessenter som aksjonærer, kunder, leverandører, tjenestetilbydere eller offentlige aktører. Rexel engasjerer seg aktivt i bærekraftig utvikling. Konsernet har deltatt i United Nations Global Compact siden 2011 og har vedtatt å respektere og fremme de 10 prinsippene knyttet til menneskerettigheter, arbeidsstandarder, miljø og korrupsjonsbekjempelse.

MEDLEMSKAP OG RESPEKT FOR LOVEN

Rexel er forpliktet til å overholde nasjonale og internasjonale lover og forskrifter,

særlig når det gjelder beskyttelse av menneskerettigheter, arbeidsrett, miljøvern, bekjempelse av korrupsjon og hvitvasking av penger, respekt for åpenhet, skatt, finansiell og ikke-finansiell kommunikasjon, konkurranserett, beskyttelse av personopplysninger og all annen relevant sosial, økonomisk, teknisk og miljømessig lovgivning. Rexels interesser kan aldri brukes til å rettferdiggjøre at en medarbeider bryter loven eller de lokale forskriftene. Hvis en medarbeider har spørsmål til hvordan loven skal følges, må de ta kontakt med lederen sin eller etikkansvarlig.

ANSVAR OG INTERNKONTROLL

Rexel anmoder datterselskapene om å bidra til en effektiv og kontrollert bruk av ressurser for å kunne forvalte aktivitetene på en bærekraftig måte.

Rexel arbeider kontinuerlig med å identifisere og håndtere risiko forbundet med virksomheten. Bedriften har et internt kontrollsystem som gir rimelig sikkerhet for at virksomheten utføres i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer bestemt av ledelsen, og som bidrar til å bekjempe svindel.

Dette systemet bidrar også til deling av beste praksis mellom datterselskapene og fremmer et forhold med gjensidig tillit mellom konsernet og dets aksjonærer.

INNKJØP

Innkjøp som utføres på vegne av Rexel, svarer til legitime forretningsbehov. De er målrettede og klart formulert ovenfor leverandørene. Innkjøpene gjøres på klare betingelser, på anbud og ved opplisting av forpliktelser.

GAVER OG INVITASJONER

Medarbeiderne skal ikke tilby eller akseptere gaver eller invitasjoner som bryter med lover som er – eller kan oppfattes å være – upassende eller uønskede, eller som kan skade Rexel eller den andre parten direkte eller indirekte. Gaver og eventuelle invitasjoner som godtas, skal være av rimelig og symbolsk verdi og ikke påvirke dømmekraften til personen som mottar gaven eller invitasjonen. I alle tilfeller – uansett verdi – skal direkte leder informeres om gaver, goder og invitasjoner på forhånd. Avslutningsvis skal gaver aldri gis i form av kontanter, gavekort e.l.

KORRUPSJON OG ULOVLIGE BETALINGER

Rexel avviser korrupsjon i alle former og forplikter seg til å ikke å benytte ulovlige metoder eller handlinger for å oppnå uberettigede fordeler eller lovstridige fritak. Ulovlige betalinger eller overlevering av verdisaker, donasjoner, lån, rabatter eller overdrevne underholdningsutgifter, bruk av Rexels midler eller eiendeler, gitt for å påvirke en beslutning – uansett type – er strengt forbudt.

KUNDER

Tillit fra kundene er Rexels prioritet. For å tilfredsstille dem lytter Rexel til behovene deres, informerer om vilkår og betingelser for salg av varer og tjenester og opplyser om de klare og tydelige forpliktelsene. Rexel behandler reklamasjonene deres, bidrar til å løse uenigheter raskt og på rettferdig vis, uten overdrevne kostnader eller formaliteter. Rexel ønsker å prioritere tillitsrelasjoner med kundene, særlig når det gjelder respekt for konsernets etiske prinsipper. Konsernet kan kontrollere at disse er forstått og at de respekteres om nødvendig.

INTERESSEKONFLIKTER

Ansatte skal unngå reelle eller tilsynelatende interessekonflikter og å ta beslutninger som primært tjener Rexels interesser i forbindelse med den faglige virksomheten. Interessekonflikter er uakseptable. En interessekonflikt oppstår når en person har en personlig eller privat interesse som kan påvirke den objektive utøvelsen av de faglige pliktene og yrkesansvaret. Det kan dreie seg om private eller personlige interesser til en medarbeider, et familiemedlem, en fysisk person eller en juridisk enhet. Medarbeiderne skal unngå enhver situasjon hvor et familiemedlem, en nærstående person eller dem selv kan dra nytte av, eller gi inntrykk av å dra nytte av, Rexels kunder eller leverandører. Alle situasjoner som kan tolkes som en interessekonflikt eller tolkes som risiko for interessekonflikt, skal rapporteres til direkte leder, etisk ansvarlig eller Compliance Officer.

MILJØ

Rexel arbeider for stadig å redusere miljøpåvirkningen fra aktivitetene sine, særlig når det gjelder ressursforbruk (energi, papir, emballasje og vann), avfall og utslipp av CO2 fra logistikkjeden. I tillegg utvikler og formidler Rexel løsninger som forbedrer energieffektiviteten til kundenes bygninger og industrianlegg.

  • Det forventes at medarbeiderne gjør seg kjent med Rexels miljøengasjement, som finnes på alle avdelinger i Rexel-konsernet.

LEVERANDØRER

Rexel prioriterer partnerskap med leverandører som tilbyr de mest passende produktene og de beste tjenestene til kundene. Rexel er upartisk i leverandørforholdet og tar hensyn til alles interesser. Rexel forventer at forretningspartnerne og leverandørene respekterer konsernets etiske prinsipper, og at de respekterer menneskerettighetene, grunnleggende friheter, miljøet, helsen og sikkerheten til mennesker. Rexel kontrollerer at de etiske prinsippene er forstått og respektert når leverandører og forretningspartnere velges. Dette undersøkes også gjennom hele forretningsforholdet med de valgte leverandørene og partnerne.

ÅPENHET

Rexel sikrer at nøyaktig, pålitelig og relevant informasjon om virksomheten, strukturen, den økonomiske situasjonen og resultatene kommuniseres regelmessig og i tide. Rexel har høye kvalitetsstandarder for publisering av ikke-finansiell informasjon, særlig når det gjelder selskapsledelse og risikostyring, samt for sosial- og miljøpolitikk.

RIKTIG BOKFØRING

Rexel legger stor vekt på at årsregnskapet skal være oppriktig, og at den økonomiske informasjonen som formidles skal være oppriktig og av høy kvalitet. All praksis som fører til uriktig bokføring er forbudt. Konsernets medarbeidere skal ikke gjennomføre, godkjenne eller foreta betalinger på vegne av konsernet eller datterselskapene til annet formål – helt eller delvis – enn det som er beskrevet i dokumentasjonen.

BEDRIFTENS EIENDELER

Bedriftens eiendeler skal kun brukes til legitime forretningsformål. Selskapets eiendeler inkluderer selskapets navn, informasjon om selskapet, dets lokaler, varer, utstyr, datamaskiner, programvare og firmabiler. Hver og én skal sørge for at det profesjonelle utstyret som gjøres tilgjengelig brukes riktig, repareres og vedlikeholdes med tanke på langvarig bruk.

KONFIDENSIALITET

Medarbeiderne er forvaltere av informasjon knyttet til Rexel, og sistnevnte er konsernets eiendom. Alle skal ta nødvendige skritt for å holde den informasjonen som de har tilgang på i faglig sammenheng helt konfidensiell. Alle skal overholde reglene for diffusjon, reproduksjon, oppbevaring og destruksjon av dokumentene. Konfidensiell eller privilegert informasjon skal ikke avdekkes eller brukes til egen vinning på noen som helst måte.

 KONKURRANSE

Rexel har som mål å gjøre forretninger i henhold til konkurranseretten, samtidig som det opprettholdes en sunn og effektiv konkurranse som kan føre til vekst og innovasjon. I denne sammenhengen forplikter Rexel seg til å ta forretningsbeslutninger uavhengig av konkurrentene, ikke å inngå avtaler som begrenser konkurranseforholdet, ikke å misbruke en dominerende stilling i noe marked og sende inn salgs- og oppkjøpsprosjekter til konkurransemyndighetene.

  • Medarbeiderne skal ha lest Rexel-guiden som tar for seg hovedlinjene i Konkurranseloven.

BESKYTTELSE AV PERSONLIGE OPPLYSNINGER

Rexel er forpliktet til å respektere de ansattes og partnernes personopplysninger og personvern. Rexel samler derfor inn og oppbevarer personlig informasjon som er nødvendig for å drive sine aktiviteter, sikrer at disse brukes rettferdig til et bestemt, tydelig og legitimt formål, og at denne informasjonen oppbevares sikkert så lenge som det er nødvendig for behandlingen.

Siden Rexel også driver forretninger i hele verden, er Rexel også forpliktet til å respektere lovgivningen som gjelder i de landene datterselskapene opererer.