Etisk guide

Kommunikasjons-
prosedyrer og varsling

Etisk guide i praksis
Kommunikasjonsprosedyrer og varsling
Rexel: en ansvarlig bedrift med samfunnsborgerskap
Rexel: en ansvarlig arbeidsgiver og ansvarlige medarbeidere
PDF
Rexel oppfordrer til dialog. Medarbeidere og tredjeparter som er i kontakt med Rexel, kan fritt si fra om bekymringer eller varsle fra.

LURER DU PÅ NOE ELLER ER DU BEKYMRET?

Medarbeidere og tredjeparter som er i kontakt med Rexel, kan være bekymret eller stille spørsmål ved visse praksiser og trenge hjelp eller råd.

Vi oppfordrer medarbeiderne og tredjepartene til å ta kontakt med kompetente personer i Rexel for å snakke åpent om saken.

Medarbeiderne kan oppsøke den direkte lederen sin eller etisk ansvarlig som har ansvaret eller Compliance Officer i Rexel.

Tredjeparter som er i kontakt med Rexel samt andre interessenter, kan ta kontakt med etisk ansvarlig eller Compliance Officer i Rexel.

ØNSKER DU Å VARSLE?

Rexel oppfordrer alle medarbeidere om å si fra om alvorlig eller uakseptabel opptreden og forespørsler særlig på følgende områder:

  • Korrupsjon – inkludert brudd på Retningslinjer for antikorrupsjon
  • Trakassering
  • Diskriminering
  • Helse, miljø og sikkerhet
  • Menneskerettigheter
  • Interessekonflikter
  • Skjev konkurranse
  • Miljø
  • Skatteunndragelse
  • Skatte- og regnskapsjuks
  • Innsidehandel
  • Fiktive jobber
  • Personlig informasjon / informasjonssikkerhet
  • Ethvert alvorlig og åpenbart lovbrudd
  • Enhver trussel eller motarbeiding av allmenne interesser

Varslere kan si fra om risiko for alvorlige brudd på menneskerettigheter, grunnleggende friheter, menneskers helserettigheter og sikkerhet samt miljølovgivning. Det er valgfritt å benytte systemet under. Dersom systemet under ikke benyttes, vil ikke dette få konsekvenser for medarbeiderne. De står fritt til å bruke andre kommunikasjonskanaler. Tredjeparter som har forretningsrelasjoner med Rexel, kan også varsle om alvorlig eller uakseptabel opptreden i Rexel-konsernet, hos medarbeiderne eller filialene.

VARSELSYSTEM

Du bør varsle ved å fylle ut skjemaet ”Etikkvarsel” som du finner på http://www.rexel.com/en/ethical-alert/.

Dette skjemaet skal brukes hvis varselet gjelder en alvorlig eller uakseptabel hendelse som beskrevet under.

Skjemaet skal også benyttes hvis det ikke er passende å benytte de vanlige kommunikasjonskanalene, som å ta kontakt med direkte eller indirekte leder, etikkansvarlig eller Compliance Officer i Rexel.

Informasjonen du formidler i varselet bør være tilstrekkelig og så detaljert som mulig for at vi skal kunne utføre nødvendige kontroller.

Så langt som mulig bør du også underbygge påstandene ved hjelp av dokumentasjon.

Varsel som kommer inn via skjemaet ”Etikkvarsel” behandles av Rexels etikkomité.

Varsleren må oppgi navn slik at etikkomiteen i Rexel kan ta kontakt om nødvendig.

I tillegg vil varsleren da raskt motta en bekreftelse på at varselet er mottatt. Varsleren vil også få informasjon om hvor lang tid undersøkelsene vil ta (dette kan ikke ta mer enn én måned fra varselet ble mottatt).

Rexel undersøker i detalj alle meldinger om upassende opptreden fra sine medarbeidere, filialer eller tredjeparter i tilknytning til Rexel når Rexel mottar varsel.

Rexel garanterer at denne varslingsprosedyren holder varslerens identitet, hendelsene, dokumentene og navnet på de involverte personene konfidensielt. Dette gjelder også hvis denne informasjonen kommuniseres til en tredjepart for å kunne undersøke eller behandle varselet. Det er bare taushetsbelagte medlemmer av etikkomiteen som får kjennskap til informasjonen. Unntak fra denne regelen er spesielle situasjoner hvor varselet må kontrolleres eller behandles eksternt.

Informasjon som kan identifisere varsleren, kan ikke kommuniseres videre. Her gjelder et unntak for juridiske myndigheter, men varsleren må gi sitt samtykke til dette.

Informasjon som kan identifisere innblandede personer, kan heller ikke kommuniseres videre, med unntak av til juridiske myndigheter hvis varselet anses som berettiget.

Informasjonen som kommuniseres, kan kun deles med dem som har et legitimt behov for å vite om den og for å sikre behandling av varselet.

Rexel vil i alle tilfeller ta utgangspunkt i prinsippet om at berørte personer er uskyldige til det motsatte er bevist.

Enhver som berøres av et varsel, vil bli informert om påstandene som blir satt fram mot dem. Slik informasjon vil likevel ikke være umiddelbar hvis det for eksempel er nødvendig å kontrollere fakta eller verne om bevis.

Alle undersøkelser utføres i samsvar med gjeldende lokale lover og forskrifter og på en rettferdig måte.

Varsleren vil få informasjon om resultatet av undersøkelsene såfremt dette ikke hindrer effektiviteten til undersøkelsen og ikke bryter med Rexels konfidensialitetsansvar på andre fronter.

Under undersøkelsene forventes det at alle medarbeiderne samarbeider og at de formidler informasjon og dokumenter på første oppfordring.

Varsleren samt personene som varselet gjelder, vil i alle tilfeller få beskjed om at undersøkelsene eller granskingen er avsluttet. Hvis varselet ikke krever oppfølging, vil Rexel påse at all informasjon i saken, som kan identifisere varsleren og innblandede personer, blir destruert maksimalt innen to måneder etter at undersøkelsene eller granskingen ble avsluttet. Hvis granskingen fører til en rettslig prosedyre, vil alle elementene i saken oppbevares så lenge som nødvendig.

BESKYTTELSE AV OG ANSVAR SOM TILFALLER MEDARBEIDEREN SOM VARSLER

En Rexel-medarbeider som har rapportert i god tro og uten egeninteresse kan ikke utsettes for disiplinærsanksjoner eller represalier

(for eksempel settes til side i en ansettelsesprosedyre, kursdeltakelse, yrkesutdanning, sies opp eller diskrimineres verken direkte eller indirekte, særlig når det gjelder lønn, bonuser eller aksjer, utdanning, omskolering, oppdrag, kvalifikasjon, klassifisering, forfremmelse eller kontraktsfornying) av den grunn.

Hvis en Rexel-medarbeider mener de er utsatt for represalier, som nevnt ovenfor, og som følge av en varslingssak, skal de umiddelbart si fra.

Med ”i god tro” menes det at varsleren på varslingstidspunktet trodde at informasjonen var fullstendig, ærlig og korrekt, til tross for at videre undersøkelser viste at det ikke var belegg for varselet. Hvis en medarbeider blir klar over at de varslet om en sak uten at det var belegg for det, skal de umiddelbart informere Rexel om dette via skjemaet ”Etikkvarsel”.

”Uten egeninteresse” innebærer at varsleren handlet i allmennhetens interesse, og at de ikke forventer noen form for fordel eller belønning av noe slag som følge av varslet.

Ærekrenkende varsel og varsel gjort i ond tro kan føre til disiplinære sanksjoner og rettsforfølgelse.

PERSONLIGE OPPLYSNINGER

Denne varslingsprosedyren innebærer at personlige opplysninger behandles, og det er Rexel Développement S.A.S. som står som ansvarlig for dette. Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) [Nasjonal kommisjon for informatikk og friheter] har gitt godkjennelse til dette.

Medarbeideren, som fysisk person hvis personlige opplysninger blir behandlet, har rettigheter som står nevnt i skjemaet ”Etikkvarsel”.