Praktijkvoorbeelden

IS DIT EEN GEVAL VAN CORRUPTIE OF EEN ANDERE ILLEGALE PRAKTIJK? HOE TE REAGEREN:

1 — Ik open een nieuwe Rexel-vestiging in een land met sterke groei en de lokale autoriteiten hebben gevraagd om een kleine bonus voor het installeren van onze telefoonlijnen. Het lijkt gebruikelijk te zijn in dit land. Moet ik betalen?

• Nee. Als de verlangde betaling niet overeenkomt met een legitiem installatietarief, moet u niet betalen. Dit zou een faciliterende betaling kunnen zijn. Het is raadzaam een legaal alternatief te vinden; in bepaalde gevallen kan het wenselijk zijn zich te richten tot de direct leidinggevende van de overheidsfunctionaris wiens praktijken discutabel lijken.

2 — Ik onderhandel over de introductie van nieuwe producten bij een nieuwe klant. Een consultant die voor deze klant werkt, neemt contact met mij op en geeft aan dat hij mij kan helpen door mij vertrouwelijke informatie over deze klant te geven.

• U dient dit aanbod te weigeren en uw leidinggevende hiervan op de hoogte te stellen. Het zal ongetwijfeld ook nodig zijn om uw klant te waarschuwen dat een derde probeert vertrouwelijke informatie van de klant aan te bieden.

3 — Een commercieel medewerker van uw team stelt voor om een geschenk te geven aan de inkoopmanager van een klant om de verlenging van een contract te garanderen.

• Mijn commercieel medewerker mag geen geschenken aanbieden die niet in overeenstemming zijn met de regels van de geldende procedure voor “geschenken en vermaak”. Leg aan de medewerker uit dat het geschenk kan worden opgevat als een poging om de beslissingen van de inkoopmanager van de klant te beïnvloeden en spoor hem aan om de training over corruptierisico’s te volgen.

4 — Een leverancier heeft me net producten van zijn eigen merk aangeboden. Ik denk dat het hem niet veel heeft gekost. Mag ik dit aannemen?

• U kunt dit aannemen zolang het geschenk geen invloed heeft op uw relatie met de leverancier. U mag alleen maar geschenken of uitnodigingen met een geringe waarde aannemen. Producten met een leverancierslogo bijvoorbeeld zijn over het algemeen aanvaardbaar. Als u twijfelt over de waarde van het product en hoe u met dit soort zaken om moet gaan, dient u advies in te winnen bij uw leidinggevende. Neem bij twijfel nooit alleen een beslissing.

5 — Kan ik een Rexel-klant kaartjes geven voor een belangrijke rugbywedstrijd waar ik zelf niet bij kan zijn?

• Iemand van Rexel zou met de klant mee moeten kunnen gaan. Hetzelfde geldt wanneer een leverancier een medewerker van Rexel uitnodigt. Een uitnodiging moet gelet op de beroepsactiviteit passend, redelijk en gebruikelijk zijn en de uitnodigende partij moet er zelf bij zijn.

6 — In het kader van mijn werk bij Rexel organiseer ik veel evenementen, beurzen, enz.. Het hotel waar ik vaak geboekt heb, heeft me een gratis weekend voor mijn ouders aangeboden. Dat is buitengewoon attent. Mag ik dit aannemen?

• Nee. Ook al profiteer ik niet rechtstreeks zelf van dit aanbod, ik ben me er terdege van bewust dat het, als ik het aanneem, voor mij moeilijker zal zijn om onpartijdig te blijven in onze toekomstige betrekkingen. Alleen al de schijn van belangenverstrengeling is onaanvaardbaar. Ik zou dit aanbod beleefd en met een toelichting op het waarom moeten afslaan.

7 — We hebben net een aanbesteding gewonnen bij een nieuwe klant. Mijn salesmanager vertelt me dat de klant het evenement in een stripclub wil vieren. Mag ik de uitnodiging aannemen?

• Uitnodigingen aan onze partners, klanten of leveranciers moeten redelijk en aanvaardbaar zijn. Een dergelijke avond is in strijd met de waarden van Rexel. Er moet een alternatief worden gevonden en de reputatie van Rexel moet te allen tijde in stand worden gehouden. In geen geval mag contant geld worden gebruikt voor het “vermaak” van onze partners, klanten, leveranciers of medewerkers.

8 — Bij het nalezen van de onkostennota’s heb ik volgens mij een fout ontdekt, die vreemd genoeg niemand heeft opgemerkt. Ik aarzel om het aan mijn leidinggevende te vertellen, ik wil hem niet beledigen. Wat te doen?

• U moet de informatie naar boven halen. Als u de onregelmatigheid verzwijgt, maakt u een fout in de uitvoering van uw werk en dient u niet de langetermijnbelangen van Rexel.

9 — Een klant wil zijn bestelling via verschillende rekeningen betalen, zowel per bankoverschrijving, cheque als contant. Is dat aanvaardbaar?

• Bij dergelijke verzoeken en transacties is bijzondere waakzaamheid geboden. Deze verzoeken zouden witwasactiviteiten kunnen maskeren. Dit soort betalingen kan slechts bij uitzondering en met instemming van uw leidinggevende worden aanvaard. De aandacht dient in het bijzonder uit te gaan naar voorstellen voor contante betalingen, betalingen die worden gedaan door iemand die niet op het contract staat of betalingen via rekeningen die niet gebruikelijk zijn binnen de gevestigde zakelijke relatie, of wanneer de bankrekening zich in een ander land bevindt dan het bedrijf waarmee het contract is gesloten. Wanneer de bankrekening niet op naam van dat bedrijf staat, moet de betaling worden geweigerd.

10 — Mijn partner werkt bij een concurrent van Rexel. We praten niet over ons werk, maar toch ben ik bang voor een lastige situatie. Wat moet ik doen?

• Deze situatie zou de schijn van belangenverstrengeling kunnen wekken. Om uzelf te beschermen, moet u dit bespreken met uw leidinggevende of HR-manager. U en uw partner moeten ervoor zorgen dat alle beroepsmatige of vertrouwelijke informatie, of voorkennis waarover u of uw partner mogelijk beschikt, beschermd blijft.

11 — Ik heb gehoord dat een vriend van mij bij een dienstverlener werkt. Ik zie geen belangenverstrengeling omdat we het nooit over ons werk hebben. Moet ik iets doen?

• U moet dit melden bij uw direct leidinggevende. Bij belangenverstrengeling, zelfs schijnbare of potentiële, is het de gouden regel om deze bekend te maken en de situatie tot in detail toe te lichten. Deze situatie zou geen enkel effect moeten hebben op de keuze van de dienstverlener als blijkt dat die de belangen van Rexel het best dient, hoewel u verzocht kunt worden geen aandeel te hebben in de keuze van deze leverancier.

12 — In het kader van een reactie op een openbare aanbesteding zijn extra kosten gemaakt voor een consultant van wie de rol niet duidelijk was omschreven. Ik bemerk dat deze persoon tot dezelfde familie behoort als een van de leden van de commissie die de reacties op de aanbesteding zal beoordelen.

• Deze situatie is bijzonder gevoelig en kan de schijn wekken van omkoping. Als de consultant misbruik heeft gemaakt van haar invloed op besluitvormers om te proberen de opdracht binnen te halen, zal deze gedraging worden bestraft op dezelfde manier als corruptie.