La Guía de Ética

Procedimientos de comunicación y notificación

La Guía de Ética en la práctica
Procedimientos de comunicación y notificación
Rexel: una empresa responsable y ciudadana
Rexel: empleador y colaboradores responsables
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Rexel favorece el diálogo: sus colaboradores, así como las terceras partes con las que Rexel se relaciona, pueden expresar abiertamente sus inquietudes o comunicar una alerta

¿TIENE UNA DUDA O UNA PREOCUPACIÓN?

Los colaboradores, así como las terceras partes con las que Rexel se relaciona, pueden manifestar sus preocupaciones o dudas en relación con ciertas prácticas y necesitar ayuda o consejo.

En tal caso, los colaboradores, así como las terceras partes afectadas, pueden dirigirse a las personas competentes en el seno de Rexel para hablar de ello abiertamente.

Los colaboradores pueden remitirse a su superior jerárquico directo o indirecto, al corresponsal ético pertinente o al Agente de Cumplimiento de Rexel.

Las terceras partes con las que Rexel se relaciona y el resto de partes interesadas pueden dirigirse a un corresponsal ético o a un Agente de Cumplimiento de Rexel.

¿DESEA NOTIFICAR UNA ALERTA?

Rexel anima a todos colaboradores a denunciar los comportamientos o solicitudes graves o inaceptables, en particular, en los siguientes ámbitos:

  • Corrupción, incluida toda infracción del código de conducta
  • Acoso
  • Discriminación
  • Salud, higiene o seguridad
  • Derechos humanos
  • Conflicto de intereses
  • Prácticas anticompetitivas
  • Medioambiente
  • Fraude fiscal
  • Fraude financiero o contable
  • Operaciones con información privilegiada
  • Empleos ficticios
  • Datos personales/seguridad informática
  • Toda infracción grave y manifiesta de la ley
  • Toda amenaza o perjuicio grave para el interés general

Los denunciantes podrán igualmente notificar todos los riesgos de violaciones graves de los derechos humanos, las libertades fundamentales, la salud y la seguridad de las personas así como del medioambiente. El uso del dispositivo descrito a continuación es opcional. Su no utilización no acarreará ningún tipo de consecuencia contra los colaboradores, quienes pueden utilizar otros cauces de notificación. Las terceras partes con las que Rexel mantiene una relación comercial establecida pueden, igualmente, poner en conocimiento de Rexel todo comportamiento grave o inaceptable relacionado con el grupo Rexel, cualquiera de sus colaboradores o cualquiera de sus filiales.

PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN DE UNA ALERTA

Las notificaciones de las alertas se realizarán mediante la cumplimentación del formulario “Alerte Ethique” (alerta ética) disponible en la dirección http://www.rexel.com/en/ethical-alert/.

Este formulario deberá utilizarse en todos los casos en los que la alerta denuncie una falta grave o inaceptable, tal y como se define a continuación.

Del mismo modo, este formulario deberá utilizarse para los casos en los que los cauces de comunicación ordinarios, consistentes en dirigirse al superior jerárquico directo o indirecto, al Corresponsal Ético afectado o al Agente de Cumplimiento de Rexel, no fueran apropiados.

La información comunicada en el marco de la alerta debe ser lo suficientemente precisa y detallada como para que pueda procederse a las verificaciones necesarias.

En la medida de lo posible, es recomendable fundamentar las alegaciones de los documentos.

Las notificaciones de alerta efectuadas mediante la cumplimentación del formulario “Alerte Ethique” se tramitarán a través del Comité Ético de Rexel.

El denunciante deberá identificarse, en particular, para que el Comité Ético de Rexel pueda ponerse en contacto con él si fuera necesario.

Toda persona que haya comunicado una alerta será informada inmediatamente de la recepción correcta de su notificación. Al denunciante se le comunicará, además, el plazo razonablemente previsto para el necesario análisis de admisibilidad a trámite de su alerta (sin que esa demora pueda superar el plazo de un mes a partir de la recepción de la notificación).

Rexel vela por que todos los comportamientos inapropiados de cualquiera de sus colaboradores, sus filiales o incluso de terceros con los que Rexel mantiene relaciones establecidas, se analicen en detalle desde el momento en que dichos comportamientos sean puestos en conocimiento de Rexel.

Rexel garantiza un procedimiento de notificación de alertas estrictamente confidencial respecto a la identidad del denunciante, de los hechos y de los documentos objeto de denuncia y de las personas afectadas por la denuncia, incluidas, en caso de comunicación, las terceras partes, en la medida en que sea necesario para los fines estrictos de verificación o de la tramitación de la notificación. Únicamente los miembros del Comité Ético, sujetos a la obligación de confidencialidad reforzada, conocerán la información, salvo en caso de requisitos particulares para los fines estrictos de verificación o de la tramitación de la notificación.

No está permitido divulgar los datos identificativos del denunciante, salvo a la autoridad legal, sin el consentimiento del denunciante.

No está permitido divulgar los datos identificativos del denunciado en la notificación de alerta, salvo a la autoridad legal, mientras no hayan quedado demostrados los hechos denunciados.

No está permitido compartir ninguna información comunicada excepto con las personas que lo necesiten legítimamente para garantizar la correcta tramitación de la denuncia.

En todo caso, Rexel vela por el respeto del principio de presunción de inocencia de las personas afectadas, si procede.

Toda persona acusada en el marco de una alerta será informada de la naturaleza de las alegaciones efectuadas contra ella. No obstante, esta comunicación puede no efectuarse inmediatamente si se considerara necesario, por ejemplo, para la verificación de los hechos o la conservación de las pruebas.

Toda investigación se desarrollará con respeto a la legislación y a la normativa localmente aplicables y de manera ecuánime.

Se informará al denunciante de los resultados de la investigación siempre y cuando eso no sea un obstáculo para la eficacia de la investigación ni suponga un riesgo para Rexel en relación con las obligaciones de confidencialidad existentes.

En el transcurso de una investigación, todos los colaboradores están obligados a prestar su entera colaboración y a aportar, sin demora, cualquier información o documento que se les requiera.

Tanto el denunciante como las personas afectadas por la denuncia recibirán información puntual una vez finalicen los trámites de verificación o de investigación, si procede. Cuando la denuncia no dé pie a ningún procesamiento, Rexel garantiza la destrucción de todos los elementos del informe de denuncia susceptibles de permitir la identificación del denunciante, así como de las personas afectadas, en un plazo máximo de dos meses a partir de la finalización de los trámites de verificación o del cierre de la investigación. En caso de que la investigación de lugar a un procedimiento judicial, se conservarán debidamente los elementos del informe durante el periodo necesario.

PROTECCIÓN Y RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS DEL COLABORADOR DENUNCIANTE

Un colaborador de Rexel que haya notificado una alerta de buena fe y de forma desinteresada no será objeto de sanciones disciplinarias ni de represalias

(como, por ejemplo, ser descartado de un proceso de contratación o de acceso a unas prácticas o a un periodo de formación profesional, ser despedido u objeto de discriminación, directa o indirectamente, en particular en materia de remuneración, de participación en la sociedad o de distribución de acciones, de formación, de reclasificación, de asignación a un puesto, de cualificación, de clasificación, de promoción profesional, de modificación o de renovación de contrato) por este motivo.

Todo colaborador de Rexel que crea que está siendo objeto de represalias, tal y como se definen en el párrafo anterior, a causa de la presentación de una denuncia, deberá comunicarlo inmediatamente.

De “buena fe” significa que, en el momento de realizar la denuncia, el denunciante considera que la información aportada es completa, veraz y exacta, si bien se demostrara posteriormente que la alerta era infundada. Si un colaborador se diera cuenta de que una alerta es infundada, deberá informar inmediatamente a Rexel mediante el formulario “Alerte Ethique”.

De “manera desinteresada” significa que el denunciante actúa en interés general y que no espera ninguna forma de beneficio o de recompensa, de la naturaleza que fuera, en contrapartida por su denuncia.

Las denuncias calumniosas y las notificaciones de alerta de mala fe podrán acarrear sanciones disciplinarias así como acciones judiciales.

DATOS PERSONALES

Este procedimiento de notificación constituye un tratamiento de datos personales de cuyo tratamiento es responsable Rexel Développement S.A.S. Es objeto de una autorización de la Comisión nacional para la informática y las libertades (CNIL).

Como persona física cuyos datos personales son objeto de tratamiento, el colaborador cuenta con derechos que se recogen en detalle en el formulario “Alerte Ethique”.