Beispiele aus der Praxis

HANDELT ES SICH HIER UM EINEN FALL VON KORRUPTION ODER EINE SONSTIGE ILLEGALE PRAXIS? DIE RICHTIGE REAKTION HIERAUF:

1 — Ich baue gerade eine neue Rexel-Niederlassung in einem boomenden Land auf, und die Behörden haben von mir eine kleine Zuwendung gefordert, um unseren Telefonanschluss einzurichten. Allen Anschein nach ist dies gängige Praxis in dem Land. Soll ich zahlen?

• Nein. Handelt es sich bei der geforderten Summe nicht um die regulären Anschlussgebühren, dürfen Sie sie nicht zahlen. Es könnte sich um Schmiergeld handeln. Sie sollten eine legale Alternative finden. In einigen Fällen kann es ratsam sein, sich an den Vorgesetzten des Behördenmitarbeiters zu wenden, der offensichtlich zweifelhafte Praktiken anwendet.

2 — Ich verhandele gerade mit einem neuen Kunden, um dort neue Produkte einzuführen. Ich werde von einem Consultant kontaktiert, der für diesen Kunden arbeitet und mir sagt, er könne mir mit vertraulichen Informationen über diesen Kunden behilflich sein.

• Dieses Angebot müssen Sie ablehnen und Ihre Vorgesetzten informieren. Sicherlich werden Sie auch Ihren Kunden darauf hinweisen müssen, dass ein Dritter versucht, vertrauliche Information, die ihm gehören, zu Geld zu machen.

3 — Ein Verkäufer aus Ihrem Team schlägt vor, dem Einkaufsleiter bei einem Kunden ein Geschenk zu machen, um sicherzustellen, dass ein Vertrag verlängert wird.

• Sie müssen unterbinden, dass Ihr Verkäufer Geschenke in Aussicht stellt, die gegen die einschlägigen Regeln des Verfahrens „Geschenke und Veranstaltungen“ verstoßen. Erklären Sie dem Verkäufer, dass sein Geschenk so verstanden werden kann, dass er die Entscheidung des Einkaufsleiters beim Kunden beeinflussen will, und ermutigen Sie ihn, am Lehrgang zu den Gefahren von Korruption teilzunehmen.

4 — Ein Lieferant schenkt mir Produkte seiner eigenen Marke. Ich glaube nicht, dass es sich um ein teures Geschenk handelt. Kann ich es annehmen?

• Sie können es dann annehmen, wenn keine Gefahr besteht, dass das Geschenk Einfluss auf Ihre Geschäftsbeziehung zum Lieferanten hat. Sie dürfen nur Geschenke oder Einladungen von geringem Wert annehmen. Produkte mit dem Logo des Lieferanten können Sie normalerweise bedenkenlos annehmen. Wenn Sie unsicher sind, wie wertvoll das Produkt ist und wie Sie damit umgehen sollen, müssen Sie Ihre Vorgesetzten um Rat fragen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, entscheiden Sie nie alleine.

5 — Darf ich einem Rexel-Kunden Karten für ein wichtiges Rugby-Spiel weitergeben, zu dem ich selber nicht gehen kann?

• Im Prinzip muss jemand von Rexel den Kunden begleiten. Diese Regel gilt auch, wenn ein Rexel-Mitarbeiter von einem Lieferanten eingeladen wird. Eine Einladung muss immer angemessen, sinnvoll und für die jeweilige Geschäftstätigkeit üblich sein, und es muss jemand von der einladenden Firma dabei sein.

6 — Im Rahmen meiner Tätigkeit für Rexel organisiere ich viele Events, Messen, etc. Das Hotel, wo ich oft Zimmer buche, hat mir einen All-Inclusive-Wochenendaufenthalt für meine Eltern angeboten. Das ist ein überwältigendes Angebot. Kann ich es annehmen?

• Nein. Selbst wenn Sie nicht selber davon profitieren, wissen Sie sehr wohl, dass es Ihnen zukünftig in der Geschäftsbeziehung schwerer fallen wird, neutral zu entscheiden, wenn Sie es annehmen. Der geringste Anschein eines Interessenskonflikts ist inakzeptabel. Sie sollten dieses Angebot höflich ablehnen und die Gründe hierfür darlegen.

7 — Wir haben soeben den Zuschlag bei einer Ausschreibung eines neuen Kunden erhalten. Mein Verkaufsleiter teilt mir mit, dass der Kunde dies in einem Stripteaseclub feiern möchte. Ist so etwas akzeptabel?

• Einladungen an unsere Partner, Kunden oder Lieferanten müssen angemessen und akzeptabel sein. Ein solcher Abend ist nicht mit den Rexel-Werten vereinbar. Sie müssen nach einer Alternative suchen und stets auf den guten Ruf von Rexel bedacht sein. Unabhängig davon darf kein Bargeld für die „Vergnügungen“ unserer Partner, Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter fließen.

8 — Bei den Spesenabrechnungen bemerke ich einen Fehler, der seltsamerweise bisher niemandem aufgefallen ist. Ich tue mich schwer damit, meinen Vorgesetzten darauf anzusprechen, ich möchte ihn nicht brüskieren. Was soll ich tun?

• Sie müssen die Information weiterleiten. Wenn Sie den Fehler in der Abrechnung verschweigen, ist dies ein berufliches Fehlverhalten und langfristig den Interessen von Rexel nicht dienlich.

9 — Ein Kunde möchte seine Bestellung von unterschiedlichen Konten und sowohl per Überweisung als auch per Scheck und bar bezahlen. Ist dies akzeptabel?

• Bei derartigen Bitten und Vorgängen ist besondere Vorsicht geboten. Dahinter könnte Geldwäsche stehen. Solche Zahlungen können nur in Ausnahmefällen und nach Zustimmung Ihres Vorgesetzten akzeptiert werden. Seien Sie besonders vorsichtig, wenn Ihnen Barzahlungen angeboten werden, die Zahlung durch eine nicht im Vertrag genannte Person oder von Konten erfolgt, die normalerweise nicht im Rahmen der bestehenden Geschäftsbeziehung verwendet werden, oder wenn das Bankkonto in einem anderen Land als die vertragschließende Gesellschaft angesiedelt ist. Zahlungen von einem Bankkonto, dessen Inhaberin nicht die vertragschließende Gesellschaft ist, müssen abgelehnt werden.

10 — Mein/e Partner/in arbeitet bei einem Wettbewerber von Rexel. Wir reden nicht über unsere Arbeit, aber ich befürchte, dass es zu einer heiklen Situation kommt. Was soll ich tun?

• Eine solche Situation könnte in einen Interessenskonflikt ausarten. Um sich abzusichern, müssen Sie Ihren Vorgesetzten oder Personalchef darauf ansprechen. Ihr/e (Ehe)Partner/in und Sie müssen sicherstellen, dass alle geschäftlichen, vertraulichen oder Insider-Informationen geschützt bleiben.

11 — Ich habe erfahren, dass einer meiner Freunde bei einem Dienstleister arbeitete. Ich sehe keinen Interessenskonflikt, weil wir nie über die Arbeit reden. Muss ich irgendetwas tun?

• Sie müssen Ihren direkten Vorgesetzten informieren. Beim Thema Interessenskonflikt lautet die eherne Regel unabhängig davon, wie wahrscheinlich ein solcher ist, dass die Tatsachen in allen Einzelheiten offengelegt werden müssen. Diese Situation dürfte keine Auswirkungen auf die Auswahl des Dienstleisters haben, wenn sich herausstellt, dass durch ihn die Interessen von Rexel am besten gewahrt werden. Es kann jedoch sein, dass Sie aufgefordert werden, sich nicht an der Auswahl dieses Lieferanten zu beteiligen.

12 — Im Zuge einer öffentlichen Ausschreibung, für die ein Angebot erstellt werden soll, fielen zusätzliche Kosten für eine Beraterin an, deren Rolle nicht eindeutig festgelegt war. Mir fällt auf, dass diese Person zur selben Familie wie ein Mitglied der Auswahlkommission gehört, die die eingegangenen Angebote auswertet.

• Dies ist eine besonders heikle Situation und kann den Anschein von Einflussnahme erwecken. Hat die Beraterin ihren Einfluss auf Entscheidungsträger missbraucht, um den Zuschlag für den Vertrag zu erhalten, wird dieses Verhalten genauso sanktioniert wie ein Korruptionsfall.