Cas pratiques

EST-CE UN CAS DE CORRUPTION OU UNE AUTRE PRATIQUE ILLICITE ? COMMENT RÉAGIR

1 — Je suis en train d’ouvrir une nouvelle agence Rexel dans un pays à forte croissance et les autorités locales ont réclamé une petite gratification afin d’installer nos lignes téléphoniques. Il semblerait que ce soit usuel dans ce pays. Dois-je payer ?

• Non. Si le paiement réclamé ne correspond pas à une redevance d’installation légitime, vous ne devez pas payer. Il pourrait s’agir d’un paiement de facilitation. Il convient de trouver une alternative légale, dans certains cas il peut être souhaitable de s’adresser au supérieur hiérarchique de l’agent administratif dont les pratiques semblent discutables.

2 — Je suis en train de négocier l’introduction de nouveaux produits chez un nouveau client. Un consultant qui travaille pour ce client me contacte en m’indiquant qu’il peut m’aider en me fournissant des informations confidentielles concernant ce client.

• Il faut refuser cette offre et en informer votre hiérarchie. Il sera sans doute nécessaire d’alerter également votre client qu’un tiers tente de négocier des informations confidentielles leur appartenant.

3 — Un commercial de votre équipe propose de faire un cadeau au responsable des achats d’une entreprise cliente pour garantir le renouvellement d’un contrat.

• Il faut interdire à mon commercial d’offrir un cadeau qui n’entre pas dans les règles édictées par la procédure « cadeaux et divertissements » applicable. Il faut expliquer au commercial que son cadeau pourrait être interprété comme cherchant à influencer les décisions du responsable achat du client et l’encourager à suivre la formation relative aux risques de corruption.

4 — Un fournisseur vient de m’offrir des produits de sa propre marque. Je pense que cela ne lui pas coûté cher. Puis-je l’accepter ?

• Vous pouvez accepter dans la mesure où le cadeau ne pourrait influer sur votre relation avec le fournisseur. Vous ne pouvez accepter que des cadeaux ou invitations ayant une faible valeur. Des produits portant un logo du fournisseur par exemple sont généralement acceptables. Si vous avez un doute sur la valeur du produit et le moyen de traiter le sujet il faut demander conseil à votre hiérarchie. En cas de doute ne prenez jamais de décision seul.

5 — Puis-je faire profiter à un client de Rexel des billets pour un important match de rugby auquel je ne pourrai pas assister ?

• Il conviendrait que quelqu’un de chez Rexel puisse accompagner le client. La même règle s’applique lorsqu’un fournisseur invite un collaborateur Rexel. Une invitation doit nécessairement être appropriée, raisonnable et habituelle compte tenu de l’activité professionnelle et la partie invitante doit y participer.

6 — Dans le cadre de mon activité chez Rexel, j’organise de nombreux évènements, salons etc. L’hôtel où je réserve souvent m’a offert un week-end tous frais payés pour mes parents. C’est une attention très touchante. Puis-je l’accepter ?

• Non. Même si je ne bénéficie pas directement de cette proposition, je sais bien que si je l’accepte il me sera plus difficile de faire part d’impartialité lors de nos futures relations. La simple apparence d’un conflit d’intérêt est inacceptable. Il convient de décliner cette offre poliment en exposant les raisons de mon refus.

7 — Nous venons de remporter un appel d’offre auprès d’un nouveau client. Mon directeur des ventes m’informe que le client souhaiterait fêter l’évènement dans un club de strip-tease. Puis-je accepter ?

• Les invitations offertes à nos partenaires, clients ou fournisseurs doivent être raisonnables et acceptables. Une soirée de ce type est contraire aux valeurs de Rexel. Il convient de trouver une alternative et préserver la réputation de Rexel en toute occasion. En tout état de cause, l’argent liquide ne doit pas servir aux « divertissements » de nos partenaires, clients, fournisseurs ou collaborateurs.

8 — En relisant les notes de frais, je pense avoir décelé une erreur, dont étrangement personne ne s’est aperçu. J’hésite à en parler à mon supérieur, je ne veux pas le froisser. Que faire ?

• Vous devez faire remonter l’information. En passant sous silence l’anomalie constatée vous faites une erreur professionnelle et ne servez pas les intérêts à long terme de Rexel.

9 — Un client souhaiterait régler sa commande à partir de comptes différents, à la fois par virement, chèques et espèces. Est-ce acceptable ?

• Il convient d’être particulièrement vigilant avec ce type de demandes et de transactions. Ces demandes pourraient masquer une activité de blanchiment d’argent. Ces règlements ne peuvent être acceptés qu’à titre exceptionnel et après avoir reçu l’accord de votre supérieur. Il faut faire particulièrement attention aux propositions de paiements en espèces, à ceux effectués par une personne qui n’apparait pas sur le contrat ou à partir de comptes qui ne sont pas habituels dans le cadre de la relation commerciale établie ou encore lorsque le compte bancaire est dans un pays différent de la société contractante. Lorsque le compte bancaire n’est pas au nom de la société contractante, le paiement doit être refusé.

10 — Mon conjoint travaille chez un concurrent de Rexel. Nous ne parlons pas de nos activités professionnelles, néanmoins je crains une situation délicate. Que dois-je faire ?

• Cette situation pourrait créer l’apparence d’un conflit d’intérêts. Afin de vous protéger vous devez en parler à votre supérieur ou à votre responsable des ressources humaines. Votre conjoint et vous-même devez vous assurer que toutes informations professionnelles, confidentielles ou privilégiées restent protégées.

11 — J’ai appris qu’un de mes amis travaillait chez un prestataire. Je n’entrevois aucun conflit d’intérêts car nous ne discutons jamais de nos activités professionnelles. Dois-je faire quelque chose ?

• Vous devez le signaler à votre supérieur hiérarchique. En matière de conflit d’intérêts, même apparent ou potentiel, la règle d’or est de le dévoiler et de révéler la situation en détail. Cette situation ne devrait avoir aucun impact sur le choix du prestataire, s’il s’avère que c’est celui qui sert le mieux les intérêts de Rexel, il se peut néanmoins qu’il vous soit demandé de ne pas participer au choix de ce fournisseur.

12 — Dans le cadre de la préparation d’une réponse à un appel d’offre publique, des frais supplémentaires ont été engagés pour faire appel à une consultante dont le rôle n’a pas été clairement déterminé. Je m’aperçois que cette personne est de la même famille qu’un des membres de la commission qui examinera les réponses à l’appel d’offre.

• Cette situation est particulièrement sensible et peut s’apparenter à du trafic d’influence. Si la consultante a abusé de son influence auprès des personnes décisionnaires pour essayer d’obtenir le marché, alors ce comportement sera sanctionné de la même manière que la corruption.