Ethische gidsRexel: een maatschappelijk verantwoorde onderneming

Rexel verbindt zich ertoe de nationale en internationale wet- en regelgeving na te leven, met name op het vlak van mensenrechtenbescherming, arbeidsrecht, milieubescherming, bestrijding van corruptie en witwassen, transparantie, fiscaliteit, financiële en niet-financiële communicatie, mededingingsrecht, bescherming van persoonsgegevens en alle andere sociale, economische, technische en milieuwetgeving die van toepassing is. Het belang van Rexel kan nooit als rechtvaardigingsgrond dienen voor het overtreden van plaatselijke wet- of regelgeving door een medewerker. Eventuele vragen over de toepassing van de wet moet een medewerker stellen aan zijn direct leidinggevende of contactpersoon ethiek.

Rexel eist van haar dochterondernemingen dat ze bijdragen tot een efficiënt en beheerst gebruik van hun middelen om haar activiteiten op een duurzame manier te beheren.

Rexel streeft er voortdurend naar om de aan haar activiteiten verbonden risico’s te identificeren en te beheren. De onderneming beschikt over een interne-controlesysteem dat een redelijke mate van zekerheid biedt dat haar activiteiten worden uitgevoerd in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving en de richtlijnen van de directie, en dat bijdraagt tot fraudebestrijding. Dit systeem draagt eveneens bij tot de uitwisseling van beste praktijken tussen de dochterondernemingen en bevordert een relatie van wederzijds vertrouwen tussen de Groep en haar aandeelhouders.

De inkoop voor rekening van Rexel voldoet aan legitieme en doelgerichte commerciële behoeften die helder worden gecommuniceerd aan de leveranciers. De inkoop vindt plaats onder voorwaarden die bevorderlijk zijn voor de transparantie, de mededinging in geval van aanbesteding en de formalisering van de verbintenissen.

1. De medewerkers worden uitgenodigd om de gedragscode van Rexel inzake corruptiebestrijding te lezen.

Medewerkers mogen geen geschenken of uitnodigingen aanbieden of aannemen die in strijd zijn met de wet, die ongepast of onterecht zijn of kunnen lijken, of die Rexel of de andere partij direct of indirect kunnen schaden. Geschenken en uitnodigingen zijn mogelijk aanvaardbaar als ze een marginale en symbolische waarde hebben en niet van dien aard zijn dat ze het oordeel van de ontvanger kunnen beïnvloeden. Het uitwisselen of geven van geschenken en giften, alsmede uitnodigingen, moeten in ieder geval, ongeacht de waarde ervan, vooraf aan de direct leidinggevende worden gemeld. Tot slot mogen geschenken nooit worden gegeven in de vorm van contant geld of equivalenten daarvan.

1. De medewerkers worden uitgenodigd om de gedragscode van Rexel inzake corruptiebestrijding te lezen.

Rexel verwerpt corruptie in al haar vormen en verbindt zich ertoe niet haar toevlucht te nemen tot onwettige handelingen of processen om ongerechtvaardigde of onterechte voordelen of vrijstellingen te verkrijgen. Onwettige betalingen of het geven van andere waardevolle voorwerpen, giften, leningen, kortingen of buitensporige representatiekosten, het gebruik van fondsen of eigendommen van Rexel, toegekend om een beslissing te beïnvloeden, van welke aard dan ook, zijn ten strengste verboden.

1. De medewerkers worden uitgenodigd om de gedragscode van Rexel inzake corruptiebestrijding te lezen.

Het vertrouwen van de klanten van Rexel geniet absolute prioriteit. Om beter aan hun wensen te kunnen voldoen, luistert Rexel naar hun behoeften, informeert Rexel hen over de verkoopvoorwaarden van haar goederen en diensten en stelt Rexel hen in kennis van haar heldere en transparante verbintenissen. Rexel neemt hun klachten serieus en verleent haar medewerking aan een eerlijke en snelle beslechting van geschillen, zonder buitensporige kosten of formaliteiten. Rexel wenst een vertrouwensrelatie met haar klanten op te bouwen, in het bijzonder met betrekking tot de naleving van de door de Groep erkende ethische beginselen, en zal indien nodig controles uitvoeren om na te gaan of deze beginselen goed worden begrepen en nageleefd.

1. De medewerkers worden uitgenodigd om de gedragscode van Rexel inzake corruptiebestrijding te lezen.

In het kader van hun beroepsactiviteit zijn de medewerkers verplicht om elke reële of schijnbare belangenverstrengeling te vermijden en beslissingen te nemen die in de eerste plaats de belangen van Rexel dienen. Alleen al de schijn van belangenverstrengeling is schadelijk. Belangenverstrengeling houdt een situatie in waarin iemand een persoonlijk of privébelang heeft dat van invloed kan zijn op de objectieve uitoefening van zijn werktaken en -verantwoordelijkheden. Het kan gaan om het persoonlijke of privébelang van de medewerker, een gezinslid, een familielid of een natuurlijke of rechtspersoon. In het bijzonder moeten de medewerkers elke situatie vermijden waarin een gezinslid, een familielid of zijzelf zouden kunnen profiteren, of de indruk zouden kunnen wekken te profiteren, van de relaties van Rexel met haar klanten of leveranciers. Elke situatie die als (mogelijke) belangenverstrengeling geïnterpreteerd zou kunnen worden, moet onder de aandacht worden gebracht van de direct leidinggevende, de contactpersoon ethiek of de Compliance Officer.

Rexel streeft onophoudelijk naar het terugdringen van het milieu-effect van haar activiteiten en met name naar het verminderen van haar verbruik van hulpbronnen (energie, papier, verpakkingen en water), haar afvalproductie en haar broeikasgasemissies, die voornamelijk afkomstig zijn van haar logistieke keten. Daarnaast stimuleert Rexel de ontwikkeling en verspreiding van oplossingen om de energie-efficiëntie van de gebouwen en industriële installaties van haar klanten te verbeteren.

1. De medewerkers worden uitgenodigd het milieuhandvest van Rexel te lezen, dat van toepassing is op alle vestigingen van de Rexel Groep.

Rexel moedigt het opzetten van samenwerkingsverbanden met leveranciers aan om haar klanten het meest geschikte productgamma en de beste service te kunnen bieden. Rexel stelt zich onpartijdig op in haar relaties met leveranciers en ziet erop toe dat met de belangen van elk van hen rekening wordt gehouden. Rexel verwacht van haar zakenpartners en leveranciers dat zij de ethische beginselen in acht nemen die erkend zijn door de Groep en die de mensenrechten, de fundamentele vrijheden, het milieu en de gezondheid en veiligheid van personen eerbiedigen. Rexel zal niet alleen bij de selectie van leveranciers en zakenpartners, maar ook als de zakelijke relaties met haar leveranciers en voorkeurspartners eenmaal gevestigd zijn, steeds nagaan of deze ethische beginselen goed worden begrepen en nageleefd.

1. De medewerkers worden uitgenodigd om de gedragscode van Rexel inzake corruptiebestrijding te lezen.

Rexel zorgt ervoor dat regelmatig en tijdig accurate, betrouwbare en relevante informatie wordt verstrekt over haar activiteiten, haar structuur, haar financiële situatie en haar resultaten. Rexel hanteert ook hoge kwaliteitsnormen voor wat betreft de publicatie van niet-financiële informatie, in het bijzonder met betrekking tot haar ondernemingsbestuur- en risicobeheerpraktijken en haar sociaal en milieubeleid.

Rexel besteedt veel aandacht aan de getrouwheid van haar rekeningen en de kwaliteit en betrouwbaarheid van de verspreide financiële informatie. Alle praktijken die afbreuk doen aan de getrouwheid van de rekeningen, zijn verboden. Medewerkers van de Groep mogen namens de Groep of de entiteiten geen betalingen doen, goedkeuren of toekennen voor andere doeleinden dan die welke zijn beschreven in de kasstukken.

De eigendommen van het bedrijf mogen uitsluitend worden gebruikt voor legitieme zakelijke doeleinden. Tot deze eigendommen behoren de firmanaam, informatie over de onderneming, gebouwen, goederen, uitrusting, computers, software en voertuigen. Eenieder staat in voor het juiste gebruik en onderhoud van de professionele uitrusting die hem ter beschikking wordt gesteld met het oog op het behoud ervan op lange termijn.

De medewerkers zijn de bewaarders van informatie met betrekking tot Rexel, welke informatie eigendom blijft van de Groep. Eenieder neemt de nodige maatregelen om het vertrouwelijke karakter van de informatie waarover hij in het kader van zijn beroepsuitoefening beschikt, te beschermen. Daartoe ziet eenieder toe op de naleving van de regels betreffende de verspreiding, de vermenigvuldiging, de bewaring en de vernietiging van documenten. Er mag geen op generlei wijze vertrouwelijke of beschermde informatie worden onthuld of voor eigen voordeel worden aangewend.

Rexel hanteert handelspraktijken die het mededingingsrecht eerbiedigen, zonder afbreuk te doen aan een gezonde en effectieve concurrentie als factor van groei en innovatie. In dit kader verbindt Rexel zich ertoe om onafhankelijk van haar concurrenten commerciële beslissingen te nemen, geen concurrentiebeperkende overeenkomsten af te sluiten, geen misbruik te maken van een dominante positie op een markt en voorgenomen verkopen en overnames aan de mededingingsautoriteiten voor te leggen.

1. De medewerkers worden uitgenodigd om de gids van Rexel te lezen waarin de uitgangspunten van het mededingingsrecht worden toegelicht.

Rexel verbindt zich ertoe de persoonsgegevens en privacy van haar medewerkers en partners te eerbiedigen. Hiertoe verzamelt en bewaart Rexel de persoonsgegevens die nodig zijn voor haar activiteiten, zorgt ze ervoor dat deze eerlijk, voor een specifiek, expliciet en legitiem doel worden gebruikt en dat ze veilig worden bewaard voor de duur die nodig is voor de verwerking ervan. Aangezien Rexel overal ter wereld vestigingen heeft, zet Rexel zich ook in om de wetgeving na te leven die van toepassing is op persoonsgegevens in elk van haar dochterondernemingen.