1 — Éppen egy új Rexel-ügynökség megnyitásán dolgozom egy gyorsan fejlődő országban, és a helyi hatóságok egy kis jutalmat kértek cserébe a telefonvonalak beszereléséért. Úgy tűnik, hogy ebben az országban ez megszokott. Fizessek?
- Nem. Ha a követelt kifizetés nem felel meg a beszerelés legitim díjának, akkor nem szabad fizetni. Lehetséges, hogy csúszópénzről van szó. Törvényes alternatívát kell találni – egyes esetekben célszerű lehet azon közalkalmazott közvetlen feletteséhez fordulni, akinek az eljárása vitathatónak tűnik.
2 — Éppen új termékek új ügyfélnél történő bevezetéséről tárgyalok. Megkeresett egy, az ügyfélnek dolgozó tanácsadó, és közölte, hogy az ügyfélre vonatkozó bizalmas adatok átadásával tudna segíteni nekem.
- El kell utasítani az ajánlatot, és értesíteni róla közvetlen felettesét. Mindenképpen tájékoztatni kell az ügyfelet is, hogy egy harmadik fél rá vonatkozó bizalmas adatokat próbál értékesíteni.
3 — Csapatából az egyik marketinges javasolja, hogy adjanak ajándékot egy vállalati ügyfél beszerzési felelősének, ezzel szavatolva egy szerződés meghosszabbítását.
- Meg kell tiltani, hogy a marketinges olyan ajándékot kínáljon fel, amely nem felel meg az ajándékokra és vendéglátásra vonatkozó érvényes eljárás szabályainak. El kell magyarázni a marketingesnek, hogy az ajándék értelmezhető úgy, mintha azzal befolyásolni szeretné az ügyfél beszerzési felelősének döntését, és ösztönözni kell arra, hogy vegyen részt a korrupció veszélyeire vonatkozó képzésen.
4 — Egy beszállító saját márkatermékeiből kínált fel nekem. Azt hiszem, nem kerülhetett neki sokba. Elfogadhatom ezt?
- Akkor fogadhatja el, ha az ajándék nem befolyásolhatja a beszállítóval fenntartott kapcsolatát. Csak csekély értékű ajándékokat és meghívásokat fogadhat el. Például a beszállító emblémáját viselő termékek általában elfogadhatók. Ha a termék értékét és a téma megbeszélésének módját illetően kételyei vannak, kérjen tanácsot felettesétől. Ha nem biztos a dolgában, soha ne hozzon döntést egyedül.
5 — Adhatok-e a Rexel ügyfelének jegyeket egy olyan rögbimeccsre, amelyen én magam nem tudok részt venni?
- A Rexel részéről valakinek el kell tudni kísérni az ügyfelet. Ugyanez a szabály érvényes, ha egy beszállító hív meg egy Rexel Munkatársat. A meghívásoknak mindenképpen helyénvalónak, észszerűnek és megszokottnak kell lenniük az adott szakmai tevékenység vonatkozásában, és a meghívónak is részt kell vennie az eseményen.
6 — A Rexel-nél végzett tevékenységeim során számos rendezvényt, összejövetelt stb. szervezek. Az a szálloda, ahol gyakran foglalok szállást, felkínált a szüleim számára egy fizetett hétvégét. Nagyon megható a figyelmességük. Elfogadhatom ezt?
- Nem. Még ha én magam nem is részesülök az ajánlat előnyeiből, jól tudom, hogy ha elfogadom, nehezebb lesz megőriznem elfogulatlanságomat a további kapcsolat során. Az összeférhetetlenség akkor is elfogadhatatlan, ha csak annak tűnik. Udvariasan, az okokat ismertetve el kell utasítani az ajánlatot.
7 — Nemrég nyertünk meg egy pályázatot egy új ügyfélnél. Az értékesítési igazgató tájékoztatott, hogy az ügyfél az eseményt egy sztriptízklubban szeretné megünnepelni. Elfogadhatom ezt?
- A partnereinknek, ügyfeleinknek és beszállítóinknak felkínált meghívásoknak észszerűnek és elfogadhatónak kell lenniük. Egy ilyen jellegű este nem egyeztethető össze a Rexel értékeivel. Alternatív megoldást kell találni, és a Rexel jó hírnevét mindenkor meg kell őrizni. Készpénz felhasználásával semmilyen esetben sem lehet partnereinket, ügyfeleinket, beszállítóinkat és Munkatársainkat „vendégül látni”.
8 — Azt hiszem, a költségszámlák átolvasásakor hibára bukkantam, melyet furcsa módon senki nem vett észre. Nem tudom, hogy beszéljek-e róla főnökömnek, nem szeretném megbántani. Mit tegyek?
- Be kell számolnia felfedezéséről. Ha hallgat az észrevett rendellenességről, azzal szakmai hibát követ el, és nem szolgálja a Rexel hosszútávú érdekeit.
9 — Egy ügyfél rendelése ellenértékét különböző számlákról szeretné kiegyenlíteni, egyszerre átutalással, csekkel és készpénzzel. Ez elfogadható?
- Az ilyen jellegű kérésekre és ügyletekre különösen figyelni kell. Ezek a kérések pénzmosási tevékenységet leplezhetnek. Az ilyen kiegyenlítéseket kizárólag kivételesen, felettese engedélye alapján lehet elfogadni. Különösen ügyelni kell készpénzes kifizetés, valamint a szerződésben nem szereplő személy által végzett, illetve a kialakult üzleti kapcsolat keretein belül nem megszokott számlákról indított kifizetés esetén, illetve akkor is, ha a bankszámla a szerződő vállalatétól eltérő országban van. Ha a bankszámla nem a szerződő vállalat nevén van, a kifizetést meg kell tagadni.
10 — Házastársam a Rexel egyik versenytársánál dolgozik. Nem szoktunk a munkahelyi tevékenységeinkről beszélni, mégis félek, hogy kényes a helyzet. Mit kell tennem?
- Ez a helyzet összeférhetetlenség látszatát keltheti. Saját védelme érdekében beszéljen róla felettesének vagy a HR-felelősnek. Házastársával együtt gondoskodniuk kell arról, hogy minden szakmai, bizalmas és privilegizált adat védve maradjon.
11 — Megtudtam, hogy egyik barátom egy szolgáltatónál dolgozik. Ebben semmilyen összeférhetetlenséget nem látok, mivel soha nem beszéljük meg munkahelyi tevékenységünket. Kell-e tennem valamit?
- Jeleznie kell az ügyet közvetlen felettesének. Az összeférhetetlenségeknél, még azok csak látszólagosak vagy csak lehetségesek, az aranyszabály akkor is a helyzet részletes feltárása, A helyzet semmilyen módon nem befolyásolhatja a szolgáltató kiválasztását, ha azonban kiderül, hogy a Rexel érdekeinek a legjobban az érintett szolgáltató felel meg, akkor előfordulhat, hogy felkérik Önt, ne vegyen részt a beszállító kiválasztásában.
12 — Egy állami pályázatra benyújtandó ajánlat előkészítése során olyan kiegészítő költségek merültek fel, amelyek egy nem világosan meghatározott szerepű tanácsadóval kapcsolatosak. Észrevettem, hogy ez a személy az ajánlatokat megvizsgáló bizottság egyik tagjának családjába tartozik.
- Ez a helyzet különösen kényes, és befolyással való üzérkedést jelenthet. Ha a tanácsadó befolyásával visszaélve megpróbálta megszerezni a piacot a döntéshozóknál, akkor erre a magatartásra ugyanolyan büntetés vonatkozik, mint a korrupcióra.