Minden bejelentést az „Etikai bejelentés” űrlap kitöltésével kell bejelenteni, mely a következő címen áll rendelkezésre: http://www.rexel.com/fr/alerte-ethique/.
Ezt az űrlapot kell használni minden olyan esetben, amikor a bejelentés súlyos vagy elfogadhatatlan hiányosságra vonatkozik, melyek meghatározása lent olvasható.
Ezt az űrlapot kell akkor is használni, ha a szokásos kommunikációs csatornák – azaz a közvetlen vagy közvetett felettes, az érintett etikai kapcsolattartó vagy a Rexel megfelelőségi tisztségviselője megkeresése – nem lenne alkalmas az adott helyzetben.
A bejelentésben közölt információknak megfelelően pontosnak és részletesnek kell lenniük, hogy tovább lehessen lépni a szükséges ellenőrzésekre.
Amennyiben lehetséges, javasoljuk az állítások dokumentumokkal való alátámasztását.
Az „Etikai bejelentés” űrlap kitöltésével megtett bejelentéseket a Rexel Etikai bizottsága kezeli.
A bejelentő köteles megadni személyazonosságát, mégpedig azért, hogy szükség esetén a Rexel Etikai bizottsága kapcsolatba léphessen vele.
Mindenki, aki bejelentést tesz, hamar értesítést kap bejelentése megfelelő fogadásáról. A riasztás bejelentője a riasztás elfogadhatóságának szükséges vizsgálatára vonatkozó ésszerűen várható határidőről is tájékoztatást kap (mely határidő azonban nem haladhatja meg az egy hónapot a bejelentés fogadásától számítva).
A Rexel gondoskodik arról, hogy munkatársai, leányvállalatai vagy akár a vele kapcsolatban álló harmadik felek nem helyénvaló magatartása részletes kivizsgálásra kerüljön, amint az ilyen magatartásokról tudomást szerez.
A Rexel gondoskodik arról, hogy a bejelentési eljárás garantálja a bejelentő kiléte, a bejelentés tárgyát képező tények és dokumentumok, valamint a bejelentéssel megcélzott személyek kiléte titkosságának szigorú megőrzését, ideértve a harmadik felekkel folytatott kommunikáció esetét akkor is, amennyiben ez csak a bejelentés ellenőrzéséhez vagy feldolgozásához szükséges. Kizárólag az Etikai bizottság fokozott titoktartási kötelezettség által kötött tagjai szereznek tudomást ezekről az információkról, kivéve ha kizárólag a bejelentés ellenőrzése vagy kezelése érdekében ettől eltérő követelmény áll fenn.
A bejelentő személyazonosságát azonosító elemek a bejelentő beleegyezése nélkül kizárólag az igazságügyi hatóságok előtt fedhetők fel.
Az érintett személyek személyazonosságát azonosító elemek nem fedhetők fel, kivéve az igazságügyi hatóságok előtt, azt követően, hogy a bejelentés megalapozottságát megállapították.
Mindenfajta megadott információt kizárólag azokkal a személyekkel szabad megosztani, akiknek ezekre a bejelentés kezelése érdekében legitim szükségük van.
A Rexel minden esetben gondoskodik a bejelentéssel értintett személyek esetében az ártatlanság vélelmének érvényesüléséről.
Minden olyan személy, akire egy bejelentés vonatkozik, tájékoztatást kap a rá vonatkozó állításokról. Előfordulhat azonban, hogy erre a tájékoztatásra nem kerül sor azonnal, például ha tényeket kell ellenőrizni vagy bizonyítékokat kell megőrizni.
Minden kivizsgálásra a helyben érvényes jogszabályok és előírások betartásával, pártatlan módon kerül sor.
A bejelentő minden esetben tájékoztatást kap a kivizsgálás eredményeiről, amennyiben mindez nem árt a kivizsgálás hatékonyságának, és nem teszi ki a Rexelt kockázatoknak más irányban fennálló titoktartási kötelezettségei miatt.
Egy kivizsgálás során minden munkatárs köteles teljes mértékben együttműködni, és első kérésre átadni minden információt és dokumentumot.
A bejelentő és a bejelentés által érintett személyek megfelelő tájékoztatást kapnak az ellenőrzési műveletek, illetve adott esetben a kivizsgálás lezárásáról. Amennyiben a bejelentés nem jár folytatással, a Rexel az ellenőrzési műveletek vagy a kivizsgálás lezárásától számított két hónapon belül gondoskodik a bejelentés aktájában lévő összes olyan elem megsemmisítéséről, amely lehetővé teszi a bejelentő, valamint a megcélzott személyek kilétének azonosítását. Amennyiben a kivizsgálás büntetőeljáráshoz vezet, a dosszié elemeit a szükséges időtartamra megfelelő módon meg kell őrizni.
